Служебные командировки (А.Б. Шалаев, журнал "Делопроизводство и кадры", N 11, ноябрь 2015 г.)

Служебные командировки

А.В. Шалаев

Журнал "Делопроизводство и кадры", N 11, ноябрь 2015 г., с. 76-82.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, о чем особо согласно статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации указывается в тексте их трудовых договоров, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки"*(1). Этим постановлением утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, претерпевшее минувшим летом ряд изменений.

Обращаясь к теме правового регулирования служебных командировок в одном из номеров нашего журнала*(2), мы исследовали ее настолько подробно, насколько это было возможно и целесообразно.

Ряд изменений произошел в правовом регулировании оформления командировок.

В частности, основанием для командирования сотрудника теперь является исключительно письменное распоряжение работодателя. До 8 августа 2015 года пункт 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки допускал различные способы оформления распоряжения работодателя, не упоминая о его обязательной письменной форме.

Днем выезда в командировку по-прежнему считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

Изменения претерпел порядок определения фактического срока пребывания работника в командировке. С 8 августа 2015 года он определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки с некоторыми особыми указаниями.

В частности, изменения и дополнения, внесенные в пункт 7 вышеназванного Положения, устанавливают, что в случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

В случае же отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 г. N 490 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации"*(3), т.е.:

- наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);

- фамилию, имя, отчество потребителя;

- сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

- цену номера (места в номере);

- другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

Внимание! С 21 октября 2015 года вступили в силу новые Правила предоставления гостиничных услуг, утвержденные постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085*(4), упраздняющие талоны и вводящие в качестве подтверждения проживания в гостинице кассовый чек или документ на бланке строгой отчетности в дополнении к договору оказания гостиничных услуг.

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Третье изменение, внесенное в Порядок, исключило из него пункт 8, тем самым упразднив командировочные удостоверения как учет работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы.

Итак, теперь командировка оформляется следующим образом: После того как мы установили цель, суть командировки и конкретного сотрудника, которого мы хотим отправить в нее, следует ответить на два контрольных вопроса:

- не распространяется ли на сотрудника запрет отправлять его в служебные командировки?

- не распространяются ли на него ограничения по направлению в служебные командировки?

Если ответ на первый вопрос окажется утвердительным, вам придется искать другую кандидатуру, если же утвердительный ответ получен на второй вопрос - получить письменное согласие сотрудника на поездку в командировку.

Запрещено направлять в служебные командировки:

1) проходящих обучения согласно ученическому договору на весь период его действия (ст. 203 ТК РФ);

2) беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);

3) работников в возрасте до 18 лет, исключая работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иные лица, участвующие в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации (ст. 268 ТК РФ);

4) зарегистрированных кандидатов на любого рода выборах (п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ).

Ещё две категории работников могут направляться в командировки при соблюдении ряда условий:

1) инвалиды, если это не противоречит их индивидуальной программе реабилитации (ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ);

2) женщины, имеющих детей до трех лет, матери и отцы, воспитывающие детей до пяти лет без супруга (супруги), а также опекуны (попечители) несовершеннолетних, работники, имеющие детей-инвалидов, а также осуществляющие уход за больным членом семьи, при даче ими письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями (ст.ст. 259, 264 ТК РФ).

Командировка, как правило, оформляется приказом руководителя организации по форме Т-9. Правда, эта форма приказа не является обязательной. Приказ о направлении сотрудника в командировку может быть составлен в свободной форме, либо в принятом в организации виде, но в любом случае он будет содержать в себе следующие положения и реквизиты:

1) наименование организации, отправляющей работника в командировку;

2) фамилия, имя, отчество, должность и место работы командируемого сотрудника;

3) срок и место командирования;

4) цель командировки - т.е. суть задания, которое должен выполнить командируемый сотрудник;

5) организация, за счет которой производиться оплата командировки;

6) основание для направления в командировку;

7) в случае если командирование сотрудника возможно только при соблюдении определенных условий, на это указывается отдельно;

8) отметка об ознакомлении с приказом и согласии на отправку в командировку.

Срок командировки может быть различным и быть, в том числе менее 1 дня. В этом случае суточные работнику не выплачиваются, а выплаты, предусмотренные коллективным договором или локальным актом командирующей организации, не учитываются при налогообложении прибыли.

Срок командировки ограничивается*(5) для иностранных граждан:

1) временно пребывающих на территории России и работающих по одной из должностей (профессий), включенных в Перечень профессий и должностей, утвержденный Приказом Минздравсоцразвития России от 28.07.2010 N 564н, 10 днями в течение срока действия разрешения на работу, если работник командируется в другой субъект федерации;

2) временно проживающих на территории России и работающих по одной из должностей (профессий), включенных в Перечень профессий и должностей, утвержденный Приказом Минздравсоцразвития России от 28.07.2010 N 564н - не более чем 40 днями в течение календарного года, если работник командируется в другой субъект федерации;

3) высококвалифицированных специалистов, не более 30 календарных дней непрерывно в течение календарного года.

При составлении приказа не мешало бы в приказе сослаться на основание, по которому работник командируется. С приказом командируемого следует ознакомить под роспись.

С 8 января 2015 года, согласно изменениям в пункте 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки не нужно оформлять ни служебного задания, ни командировочного удостоверения. Все сведения о целях и предполагаемых сроках командировки, полномочиях и работе, которую следует выполнить, включаются в письменное распоряжение о командировании работника или в любом другом документе, форму и содержание которого можно утвердить локальным актом работодателя.

Бухгалтерия прикидывает сумму расходов на командировку, по этой примерной смете после ее утверждения сотруднику, отправляющемуся в командировку, начисляют аванс. Нет разницы, каким способом выдается этот аванс - переводом на карту или расчетный счет работника или наличными. В случае заграничной командировки аванс будет выдан в иностранной валюте, что влечет за собой ряд формальностей, которые мы не станем разбирать в рамках этой статьи.

Дни, когда работник был в командировке, отмечаются особо в табеле учета рабочего времени (буквой К), оплата его работы в выходные и праздничные дни проводится по положениям, установленным Трудовым кодексом Российской Федерации или соглашением сторон.

При необходимости продлить командировку согласия сотрудника, как правило, не требуется. Однако уведомить его об этом следует максимально быстро. Форма уведомления значения не имеет - это может быть и электронное письмо, и факс, и телеграмма, содержащие данные о приказе, продляющем командировку и сроке продления. С самим приказом под роспись работника ознакомят по его возвращении.

Отзыв из командировки также осуществляется на основании приказа работодателя.

Изменения в том же 26-м пункте Положения позволяют не требовать от сотрудника письменного отчета о проделанной работе, однако авансовый отчет о финансовых расходах в командировке он представить в течение трех дней обязан.

К авансовому отчету работник приложит:

- проездные документы либо заменяющие их документы (ту же служебную записку), включая документы, подтверждающие оплату неотделяемых от транспортных расходов (документ на покупку постельного белья в поезде и т.д.),

- документы, подтверждающие расходы на наем жилого помещения,

- документы, подтверждающие иные расходы.

На основании авансового отчета работодатель рассчитывает итоговую сумму компенсации расходов сотрудника в командировке и либо получает с работника излишне уплаченный аванс, либо выдает недостающую сумму расходов.

Если работник ездил в командировку на личном транспорте, то компенсация расходов производится по соглашению сторон при наличии подтверждающих расходы документов в размерах, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92*(6). Конкретные размеры устанавливаются приказом руководителя организации, а расходы подтверждаются отметками в путевых листах*(7). При превышении указанных в постановлении сумм их нельзя будет включить в расходы, связанные с производством и реализацией.

Если работник отправляется в командировку из отпуска (скажем, вы совмещаете вызов из отпуска командировкой), ему также возмещаются суммы оплаты проезда от места проведения отпуска (места жительства) к месту командирования и обратно.

Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

Возмещение происходит как в иностранной валюте, так и в рублях. За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;

б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Возмещение расходов для организаций, финансируемых из федерального бюджета, производится по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729*(8); Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н*(9); постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812*(10).

Напомним, что расходы на командировку и, соответственно, их компенсация НДФЛ не облагаются.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Об особенностях направления работников в служебные командировки: постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от 29.07.2015) // "Российская газета", N 218, 17.10.2008.

*(2) Шалаев А.В. Командировочные // Делопроизводство и кадры, 2014, N 3.

*(3) Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации: постановление Правительства РФ от 25.04.1997 N 490 (ред. от 13.03.2013) // "Собрание законодательства РФ", 05.05.1997, N 18, ст. 2153.

*(4) Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации: постановление Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085 // Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 13.10.2015.

*(5) Об установлении случаев осуществления трудовой деятельности иностранным гражданином или лицом без гражданства, временно пребывающими (проживающими) в Российской Федерации, вне пределов субъекта Российской Федерации, на территории которого им выдано разрешение на работу (разрешено временное проживание): Приказ Минздравсоцразвития РФ от 28.07.2010 N 564н (ред. от 19.10.2011) // "Российская газета", N 210, 17.09.2010.

*(6) Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (ред. от 09.02.2004) "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" // "Российская газета", N 28, 13.02.2002.

*(7) Письмо УФНС РФ по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@ "Об учете расходов в виде компенсации сотрудникам за использование личных автомобилей в служебных целях" // "Московский налоговый курьер", N 9-10, 2011.

*(8) Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 (ред. от 14.05.2013) "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" // "Собрание законодательства РФ", 07.10.2002, N 40, ст. 3939.

*(9) Приказ Минфина РФ от 02.08.2004 N 64н (ред. от 09.12.2008) "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" // "Российская газета", N 175, 18.08.2004.

*(10) Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 (ред. от 24.12.2008) "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" // "Собрание законодательства РФ", 09.01.2006, N 2, ст. 187.