Нужно ли распечатывать платежные документы из "Клиент-Банка"? (А. Семенова, журнал "Арсенал предпринимателя", N 11, ноябрь 2015 г.)

Нужно ли распечатывать платежные документы из "Клиент-Банка"?

А. Семенова,

главный бухгалтер ООО "Высший пилотаж"

Журнал "Арсенал предпринимателя", N 11, ноябрь 2015 г., с. 76-78.

В век информационных технологий электронные деньги прочно вошли в нашу жизнь. Большинство бизнесменов используют в своей работе "Клиент-Банк", который дает возможность во многих случаях не посещать отделения банков и все операции по счету совершать дистанционно. Поговорим о том, как в этом случае быть с электронными документами, нужно ли распечатывать их из программы.

Плюсы и только плюсы

Такие системы как "Клиент-Банк" или "Интернет-Банкинг" представляют своим клиентам все без исключения кредитные организации. Чаще всего это позволяет индивидуальным предпринимателям:

- готовить и передавать в банк платежные документы, а также и документы на осуществление валютных операций;

- получать из банка выписки по счетам за любой период времени;

- получать уведомления об изменениях состояний документов и о прохождении платежей;

- вести архив переданных в банк платежных документов, выписок из банка;

- отслеживать текущее состояние счетов;

- обмениваться с банком произвольной информацией в защищенном режиме;

- оперативно получать сообщения об ошибках;

- работать в одном интерфейсе со счетами в разных банках.

В некоторых программам можно и вовсе открыть срочный депозит. Клиент имеет возможность в режиме онлайн выбрать вид и сумму, валюту, в которой будет открыт вклад, а также счет для зачисления процентов. Даже для получения такой услуги посещать отделения банка не нужно. Еще одно преимущество виртуального банка - интеграция с наиболее распространенными бухгалтерскими программами, в том числе с "1С: Бухгалтерия". Некоторые системы и вовсе учитывают заинтересованность индивидуальных предпринимателей в работе по своим счетам 76 в одной системе как в качестве индивидуального предпринимателя, так и физического лица. К возможностям физического лица относится прежде всего оплата счетов: сюда входят стационарная и мобильная связь, коммунальные услуги, страховые взносы, пошлины, налоги, кредиты, штрафы ГИБДД, услуги интернет-провайдеров. Но и не только: сегодня интернет-банкинг позволяет конвертировать валюту, оплачивать товары в интернет-магазинах, пополнять электронные кошельки платежных систем, производить денежные переводы и даже работать на рынках ценных бумагах. Все это делается за несколько "кликов" - по уже готовым шаблонам.

К сведению. Один из существенных рисков дистанционного обслуживания - это риск мошенничества со стороны третьих лиц. Существуют специалисты, которые взламывают системы или иным образом получают доступ к информации и операциям клиентов. Другим результатом неправомерных действий третьих лиц может быть взлом систем банков и распространение персональной и иной охраняемой информации пользователей систем дистанционного банковского обслуживания. Незаконное получение информации о клиентах банка может также осуществляться посредством направления клиентам сообщений, которые создают видимость их отправления из банка. Посредством этих сообщений злоумышленники получают доступ к ключам, конфиденциальной информации о клиенте, что позволяет им проводить незаконные операции и причинять вред клиентам. Поэтому во время пользования виртуальным банком нужно быть все время начеку.

Электронный документооборот

Все преимущества виртуального банка понятны. Вместе с тем у многих бизнесменов возникает вопрос: нужно ли распечатывать платежные поручения, если перечисление денежных средств происходило через "Клиент-Банк" и подшивать их к платежным документам? Ни в одном законодательном акте этот вопрос не регламентирован. Однако финансовое ведомство дало ответ на этот вопрос в своем письме от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24. И хотя в рассматриваемом письме речь идет об организации, все это применимо и к индивидуальным предпринимателям.

Как отметили чиновники, согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ). На основании п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Исключением являются случаи, которые установлены федеральными законами о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Работа в "Клиент-Банке" к ним не относится. Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные бизнесменом, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. Поэтому если выписка из банка имеет подпись ЭЦП и в ней указаны реквизиты платежки, назначение платежа и наименования контрагента, то распечатывать платежные поручения не надо. Достаточно подшивать выписки из банка. Однако даже если бизнесмен имеет ЭЦП и может не заниматься бумажной волокитой, в некоторых случаях распечатать платежки придется. Чаще всего это происходит при встречных проверках контрагентов, когда налоговые инспекторы запрашивают банковские документы, связанные с проверяемым бизнес-партнером.

К сведению. Согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, в течение четырех лет.

Течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Таким образом, индивидуальные предприниматели обязаны хранить данные бухгалтерского, налогового учета и другие документы четыре года. Такой порядок распространяется и на хранение документов из "Клиент-Банка" (письмо Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104).

Примечание. Подробно о том, как налоговые контролеры запрашивают документы, необходимые для налогового контроля, в том числе и при встречных проверках, читайте в статье М. Косульниковой "Готовим документы для налоговиков" на стр. 26.

Если у ИП нет возможности приобрести ЭЦП или он не видит в этом экономической целесообразности, то все расчетные документы из системы "Клиент-Банк" лучше распечатывать и подшивать в отдельную папку. Заниматься такой бумажной волокитой во многих случаях придется потому, что многие кредитные организации, чьи клиенты подключены к электронному документообороту, попросту не распечатывают платежные поручения или делают это за деньги.

В заключение отметим, что позиция финансового ведомства о ненужности бумажных документов при наличии их электронных аналогов, подписанных ЭЦП, относится не только к банковским, но ко всем первичным документам (письмо Минфина России от 20.12.2012 N 03-03-06/1/710).