Об итогах инвентаризации: не пренебрегая правилами (С. Последовская, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 1, январь 2016 г.)

Об итогах инвентаризации: не пренебрегая правилами

Подготовила

С. Последовская,

эксперт по финансовому законодательству

Журнал "Актуальная бухгалтерия", N 1, январь 2016 г., с. 25-28.

Компания ГАРАНТ провела Всероссийский спутниковый онлайн-семинар, посвященный инвентаризации, учету и документальному оформлению. В качестве спикера выступил Валентин Островский, руководитель проектов компании Intercomp.

Лектор отметил, что результаты инвентаризации позволяют не только контролировать сохранность имущества компании, выявляя излишки и недостачи, но и дают ценную информацию для принятия управленческих и кадровых решений. Валентин Андреевич давал советы по практическим ситуациям, с которыми столкнулись бухгалтеры: о порядке и документальном оформлении инвентаризации, о типичных ошибках, а также о возможности привлечения к инвентаризации аутсорсинговой компании.

Какие пункты должны быть включены в положение об инвентаризации организации, в инструкцию председателя комиссии?

В инструкции председателя инвентаризационной комиссии должны быть отражены прежде всего его обязанности, полномочия по организации работы инвентаризационной комиссии. Следует прописать, в каких случаях он должен собирать членов комиссии на собрания, в какие сроки председатель должен уведомить их, в какие сроки должен провести это собрание, каким образом он должен проинформировать их о порядке проведения инвентаризации, какие документы оформить в процессе собрания и в процессе работы комиссии. Чем более детальна эта инструкция будет, тем меньше разногласий у вас будет и с членом комиссии, и с материально-ответственным лицом.

В положение об инвентаризации должны быть включены общие тезисы, которые содержат цели и задачи инвентаризации, должен быть утвержден порядок сроков проведения инвентаризации, следует указать процедуру выпуска приказа, сроки его выпуска и сроки его доведения до сотрудников. Также необходимо формализовать причины проведения инвентаризации, прописать порядок работы комиссии от момента назначения до окончания инвентаризации. Нужно описать процесс подготовки к проведению инвентаризации, указать, в чем она заключается. Помимо этого должны быть описаны порядок формирования инвентаризационных описей, порядок сбора данных от материально ответственных лиц по приемке и отпуску имущества, следует указать, каким образом будет инвентаризироваться различный тип имущества. Может быть предусмотрен раздел по документальному оформлению инвентаризации, где перечисляются рабочие документы. Следующим пунктом можно описать порядок проведения инвентаризационных мероприятий, то есть порядок физического пересчета имущества на местах хранения. Также должны быть отражены порядок и способ подведения результатов инвентаризации.

В компании всего два сотрудника - директор и бухгалтер. Как сформировать инвентаризационную комиссию?

В данном случае директор своим приказом назначает себя же на должность председателя инвентаризационной комиссии, а бухгалтера - на должность члена комиссии.

В штате компании нет бухгалтерской и юридической служб, данные услуги оказывает сторонняя компания по договору. Могут ли сотрудники компании по предоставлению бухгалтерских услуг быть членами постоянно действующей инвентаризационной комиссии?

В положении об инвентаризации должно быть закреплено, что компания привлекает сотрудников внешней фирмы по оказанию бухгалтерского сопровождения по договору. В форме приказа нужно будет указать, что они действуют на основании доверенности от своего юридического лица, и прописать их должности. При этом необходимо вписать реквизиты договора, на основании которого они вас обслуживают.

Какие меры необходимо предпринять для проведения инвентаризации, если в период ее проведения заболевает председатель или член постоянно действующей инвентаризационной комиссии компании, состав которой утвержден учетной политикой?

Порядок замены председателя постоянно действующей инвентаризационной комиссии законодательно не регламентирован. Для замены необходимо приостановить инвентаризацию, проводимую данной комиссией, назначить отдельным приказом рабочую инвентаризационную комиссию и начать инвентаризацию в составе новой комиссии. В таком случае оснований для непризнания результатов инвентаризации ни у кого не будет. В противном случае отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными*(1).

Подскажите, пожалуйста, кого указать материально ответственным лицом в инвентаризационной описи, если в компании есть только оргтехника и мебель?

В описи следует указать материально ответственное лицо, которое уже есть в компании. Если на момент инвентаризации с материально ответственным лицом не был заключен договор о полной материальной ответственности и он не был назначен приказом руководителя, то в таком случае в описи материально ответственным лицом должен быть указан руководитель компании. Приказ о назначении материально ответственного лица в случае, если это руководитель, не составляют, поскольку последний по умолчанию является ответственным за имущество компании. А если данная обязанность возлагается на работника компании, то составлять приказ необходимо. При этом обязательно, чтобы приказ был проведен датой ранее начала инвентаризации и сотрудник был с ним ознакомлен до начала ее проведения.

Валентин Андреевич, как зафиксировать наличие запчастей от списанной оргтехники, необходимых для установки на рабочую оргтехнику? Можно ли держать на складе списанный товар временно?

Если происходит списание товара, то фактически происходит его уничтожение, утрата. Но поскольку фирма планирует некоторые запчасти использовать в дальнейшем в эксплуатации, то при демонтаже их необходимо учесть. Оргтехнику списываете. Составляете акт о разборке и обнаружении деталей, которые пригодны для дальнейшего использования. Ставите их на учет как самостоятельный элемент имущества (в данном случае материалы), стоимость оцениваете на момент оприходования. Списанное имущество можно держать временно на складе до его утилизации, главное - проследить, чтобы оно не подлежало учету. А вообще, акты на списание, как правило, следует проводить после того, как имущество выведено из учета, в тот момент, когда оно покинуло территорию компании, уничтожено, выброшено.

Подскажите, как поставить на инвентарный учет подаренное оборудование без наличия к нему документов?

Прежде всего следует провести оценку подаренного оборудования на момент его оприходования. В данном случае оценку имущества может провести постоянно действующая инвентаризационная комиссия либо независимая оценочная компания при наличии у нее лицензии. При оценке имущества может быть использована официальная информация о биржевых котировках на ближайшей к месту нахождению продавца бирже, либо месте продажи, либо информация государственных органов статистики, регулирующих ценообразование. Также могут быть привлечены торговые инспекции, которые дадут официальное заключение о стоимости товара в момент постановки на учет, либо это могут быть данные маркетинговых исследований, проводимых оценочной компанией.

Кто должен провести инвентаризацию основных средств, сданных в аренду? Имущество стоит на балансе арендодателя. Как правильно оформить инвентаризацию таких основных средств?

Проводит инвентаризацию комиссия арендодателя. Поскольку имущество уже передано арендатору, то в процессе инвентаризации по нему делают отдельную инвентарную опись. В ней будет указан владелец имущества и где конкретно находится переданное в аренду имущество, также должны быть прописаны данные по арендатору и реквизиты договора о передаче имущества.

Можно ли отнести на виновных материально ответственных лиц разницу между недостачей и излишками?

Если недостача и излишки относятся к одной товарной группе и это происходит в рамках одного учетного периода, то это по своей сути пересортица. Правила допускают ликвидацию пересортицы путем зачета стоимости одного товара другим. Если же это разные группы товаров, то излишек одной группы не может компенсировать недостачу другой. В этом случае недостачу взыскивают с материально ответственного лица в полном объеме. Выплата за излишки не производится, более того, за излишки материально ответственному лицу может быть объявлен выговор за нарушение ведения правил учета.

Какие риски несет компания, если не проведет инвентаризацию?

Непосредственно ответственности за непроведение инвентаризации нет. Ответственность наступит в том случае, если будут выявлены нарушения в порядке оценки стоимости имущества при формировании отчетности, что может считаться грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета*(2). А в случае если ошибки повлекли нарушение налогового учета и налоговых отчислений, компании грозят доначисления, штрафы, пени*(3). Поэтому в зависимости от нарушений на бухгалтера и руководителя компании может быть наложена как административная, так и уголовная ответственность*(4).

-------------------------------------------------------------------------

*(1) п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49

*(2) ст. 15.11 КоАП РФ

*(3) ст. 120 НК РФ

*(4) ст. 199 УК РФ