Проводим годовую инвентаризацию (Т. Петрухина, журнал "Расчет", N 12, декабрь 2015 г.)

Проводим годовую инвентаризацию

Т. Петрухина,

налоговый консультант

Журнал "Расчет", N 12, декабрь 2015 г., с. 52-54.

Бухгалтерское законодательство требует проводить инвентаризацию минимум раз в год - перед составлением годовой отчетности. Давайте вспомним, как проходит данная процедура. То есть какие документы оформить и в какой последовательности. А для начала выясним, что будет, если вообще не проводить инвентаризацию.

Информация в бухотчетности может быть признана недостоверной из-за инвентаризации, которую провели не по правилам. Такой же результат, если результаты ревизии оформлены с нарушениями.

Когда подобное обнаружат? Чаще всего это аудиторская проверка. Возможно, что проблемы с инвентаризацией вскроются, если фирма захочет взыскать через суд ущерб с материально ответственного сотрудника. Естественно, служителям Фемиды придется передать и документы по инвентаризации.

К счастью, сам по себе факт непроведения инвентаризации не дает налоговикам повод выписать штраф. Все просто. В действующем законодательстве - ни в налоговом, ни в административном - нет прямой ответственности за то, что не провели инвентаризацию.

Конечно, проводить ревизии имущества в интересах самой компании. Ведь помимо взыскания возможного ущерба именно так удастся выяснить достоверную информацию об активах, имуществе и обязательствах.

Без регулярных же инвентаризаций бухгалтерская отчетность в какой-то момент может оказаться неправильной. И вот за это штрафы уже будут грозить как самой организации, так и ее должностным лицам (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП РФ). Конечно, вероятность этих штрафов не очень высокая. Но все же не стоит увлекаться игнорированием инвентаризаций.

Будьте внимательны: в некоторых случаях санкции предусмотрены именно за непроведение инвентаризации либо ошибки в данной процедуре. Например, инвентаризацию оружия и патронов обязательно проводить строго 1 января и когда меняется директор фирмы. Не сделали? Платите штраф, выписанный сотрудниками органов внутренних дел (ч. 3 ст. 14.1, ч. 1 ст. 20.8 КоАП РФ). И даже в суде не удастся оспорить наказание. Об этом свидетельствуют решения Арбитражного суда Свердловской области от 28.10.2013 N А60-32969/2013, Московского областного суда от 18.06.2013 по делу N 21-611/13 и др.

Еще один специфический вид имущества - наркотические средства, психотропные вещества и их прекурсоры. Штраф за то, что не провели инвентаризацию этих вещей, также весьма существенный (ч. 3-4 ст. 14.1, ст. 6.16 КоАП РФ). Судьи традиционно на стороне проверяющих. Об этом свидетельствует и судебная практика (см., например, решение Арбитражного суда Свердловской области от 05.03.2015 по делу N А60-4465/2015, постановление Самарского областного суда от 19.11.2014 по делу N 4а-757/2014).

С чего начать

Вообще порядок проведения инвентаризации надо закрепить в учетной политике для целей бухучета. Таково требование пункта 4 ПБУ 1/2008.

Конечно, перечислять в учетной политике все случаи обязательной инвентаризации не нужно. А вот если организация хочет проводить дополнительно добровольную инвентаризацию (например, помимо годовой делать и ежеквартальные ревизии имущества), это в учетной политике закрепить придется.

Итак, в приложении к приказу об учетной политике следует отразить следующее. Во-первых, конкретизировать график инвентаризаций (в т.ч. обязательных) и их сроки в течение отчетного года. Поясним. Если активов, обязательств и имущества немного, можно условно все проверить за пару часов. А вот когда в организации есть филиалы, да еще с объемным производством... Тут нужен четкий срок, иначе есть вероятность банально не успеть с той же годовой инвентаризацией к 31 декабря.

Во-вторых, зафиксируйте в приложении к учетной политике перечень имущества и обязательств, которые нужно проверять при каждой инвентаризации. Дело вот в чем. Ревизию основных средств разрешено проводить раз в три года. Так зачем ОС проверять каждый год? Подробно об особенностях инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств смотрите таблицу на странице 54.

Особенности инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств

Вид имущества и основание	Особенности проведения инвентаризации
Основные средства (п. 3.1-3.7 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, п. 27 приказа от 29.07.1998 N 34н)	Перед инвентаризацией проверяют: - наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей; - наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации; - наличие документов на ОС, сданные или принятые организацией в аренду или на хранение. Если документов нет или в них обнаружены неточности, оформите их или скорректируйте до проведения инвентаризации. Инвентаризацию основных средств можно проводить не чаще одного раза в три года. При инвентаризации производят осмотр объектов и соответствие их данным бухучета по следующим параметрам: - полное наименование; - назначение, основные технические или эксплуатационные показатели; - инвентарные и заводские номера; - номера паспортов оборудования, содержащего драгоценные металлы; - год выпуска; - количество объектов. Если основные средства в момент инвентаризации находятся вне организации, их инвентаризируют до момента временного их выбытия. Например, такое возможно с отправленными в капитальный ремонт машинами и оборудованием, с уходящими в дальние рейсы автомашинами и т.п. Основные средства, стоимость которых списана в момент их ввода в эксплуатацию, также надо инвентаризировать. Их инвентаризацию проводят в таком же порядке, как и все остальные основные средства.
Товарно-материальные ценности (п. 3.15-3.26 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49)	При инвентаризации ТМЦ обязательно пересчитывать, перевешивать или перемеривать. Инвентаризацию проводят в порядке расположения ТМЦ в помещении. Ценности, закрепленные за одним материально ответственным лицом, могут храниться в разных помещениях. В этом случае инвентаризацию проводят последовательно в местах хранения. После проверки ценностей в одном помещении вход в него не допускается. Помещения, инвентаризация в которых уже проведена, закрывают (пломбируют) до окончания инвентаризации (в части ТМЦ, закрепленных за данным материально ответственным лицом). Если в организации есть ТМЦ, принятые на ответственное хранение (такое имущество учитывают на забалансовом счете 002), проверяют документы, на основании которых они находятся на складе. Инвентарь и хозяйственные принадлежности, выданные для использования, инвентаризируют по их местонахождению и материально ответственным лицам.
Расчеты (п. 3.44-3.48 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49)	При инвентаризации расчетов с персоналом по оплате труда выявляют суммы невыплаченной зарплаты (депонированные суммы), а также переплаты сотрудникам. В аналогичном порядке проводят ревизию расчетов с подотчетниками, в ходе которой проверяют целевое использование выданных сотрудникам организации денежных средств. При инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками проверяют правильность и обоснованность числящихся на счетах бухучета сумм дебиторки и кредиторки. В ходе инвентаризации составляют акты сверки, в которых указываются данные о состоянии расчетов. Отраженные в акте суммы сверяют с данными бухучета. При инвентаризации расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами сверяют данные бухучета по счетам 68 и 69 с суммами налогов и взносов, начисленных (налоговые декларации, расчеты) и уплаченных (платежные поручения). По суммам, не перечисленным вовремя, следует проконтролировать начисление (бухгалтерские справки) и уплату пеней (платежные поручения).
Незавершенное производство (п. 3.27-3.35 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49)	При инвентаризации незавершенного производства определяют: - фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и не законченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в производстве; - фактическую комплектность незавершенного производства (заделов); - остаток незавершенного производства по аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено. Проверку проводят путем подсчета, взвешивания, перемеривания. По незавершенному капитальному строительству проверяют: - не числится ли в его составе оборудование, переданное в монтаж, но фактически не начатое монтажом; - состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов и причины консервации.

Инвентаризация шаг за шагом

Теперь давайте поэтапно рассмотрим, как на практике применять положения учетной политики и нормативных документов насчет инвентаризации.

Шаг N 1. Создайте инвентаризационную комиссию

Проводить инвентаризацию должна специальная комиссия, состав которой утверждает директор фирмы своим приказом. В комиссию должно входить минимум два человека.

Обычно в комиссию включают административно-управленческий персонал, специалистов других служб и отделов компании. При этом материально ответственные лица членами такой комиссии быть не вправе.

Шаг N 2. Издайте приказ о проведении инвентаризации

Перед началом инвентаризации необходимо подготовить еще один документ - приказ о ее проведении. Приказ о проведении инвентаризации можете составить по самостоятельно разработанной форме. Тогда ее должен утвердить гендиректор фирмы. Также никто не запрещает применять типовую форму из постановления Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Кстати, вся нужная информация в типовой форме есть. В приказе укажите причину инвентаризации, состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, дату начала и окончания ревизии. Утверждает приказ генеральный директор. Далее документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.

Приказ зарегистрируйте в специальном журнале учета и контроля (например по типовой форме N ИНВ-23) выполнения приказов о проведении инвентаризации.

Шаг N 3. Обеспечьте участие МОЛ в инвентаризации

Еще одно важное мероприятие касается материально ответственных лиц (то есть сотрудников, на чьем ответственном хранении находится имущества, далее - МОЛ). До начала инвентаризации возьмите расписку от всех МОЛ в том, что к началу ревизии они сдали все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии. Также МОЛ должны подтвердить, что все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие - списаны. Для этих автографов отведен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте).

Все материально ответственные лица должны присутствовать при инвентаризации и других подобных ревизиях, во время которых проверяют сохранность и состояние вверенного им имущества. На этом настаивают в Минфине России (см. письмо от 15.07.2008 N 07-05-12/16). Вдобавок обязанность материально ответственного лица присутствовать при инвентаризации предусмотрена условиями договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85).

Допустим, на предприятии заключен договор о коллективной матответственности. Тогда именно в этом документе имеет смысл зафиксировать условие об обязательном присутствии работников при инвентаризации.

Правда, в типовой форме бланка такое участие в инвентаризации считается правом коллектива (приложение 4 к постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85). Но ведь никто не мешает отразить участие в инвентаризации в разделе обязанностей. Ведь действующее законодательство именно обязывает работников присутствовать при инвентаризации имущества, которое у них на ответственном хранении.

Шаг N 4. Проведите инвентаризацию и заполните результаты в документах

Наконец, проведите непосредственно инвентаризацию. То есть сверьте фактическое наличие имущества с учетными данными.

Расхождений нет? Тогда заполните инвентаризационные описи. Напомним, что описи оформляют отдельно по видам имущества. Можно разработать свои формы, если типовые бланки Госкомстата вас чем-то не устраивают.

Пару слов про оформление описей. Наименования и количество проверяемых объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. А на каждой странице описи впишите прописью число порядковых номеров материальных ценностей и их общее количество, которое значится на данной странице. При этом не важно, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Если приходится исправлять ошибки в первичных документах, то неверные записи зачеркивайте и над ними пишите правильные. Потом все такие правки заверяют все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные сотрудники.

Пустых строк быть не должно. То есть все не заполненные в конце строки прочеркните. И наконец, на последней странице описи сделайте отметку о том, что цены проверены, а итоги подсчитаны. Под этим должны подписаться все те, кто участвовал в инвентаризации.

Заполненную опись подписывают все члены инвентаризационной комиссии. Также материально ответственное лицо расписывается в том, что комиссия проверила имущество в его присутствии и передала его ему на ответственное хранение и что к членам комиссии нет никаких претензий.