Вопрос: В каком виде налогоплательщики должны представлять в налоговую инспекцию истребованные документы (сшивы документов), если они представляются на бумажном носителе? (журнал "Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2015 г.)

В каком виде налогоплательщики должны представлять в налоговую инспекцию истребованные документы (сшивы документов), если они представляются на бумажном носителе?

М.С. Звягинцева,

эксперт журнала "Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2015 г., с. 11-12.

Пункт 2 ст. 93 НК РФ гласит: представление документов в налоговые органы на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной копией документа считается копия документа, на которой проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

В соответствии с пп. 14, 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"*(1) юридической значимостью документа является его свойство выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Минфин в Письме от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 разъяснил, в каком виде налогоплательщики должны представлять в налоговую инспекцию истребованные документы (сшивы документов), если они представляются на бумажном носителе.

По мнению чиновников, при формировании сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе, представляемых в налоговые органы, рекомендуется:

1) сшивать документы объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов начиная с единицы;

2) все листы в сшиве прошивать на 2-4 прокола прочной нитью, концы которой выводить на оборотную сторону последнего листа и связывать. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления нужно приклеить бумажную наклейку (в виде прямоугольника размером примерно 40-60 мм на 40-50 мм). Указанной наклейкой закрыть место скрепления прошивки полностью (за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2-2,5 см);

3) на бумажной наклейке проставить заверительную надпись, в которой указать количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов (заверительная надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с отражением его фамилии и инициалов, должности, даты подписания);

4) заверительную надпись также следует опечатать печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения.

При формировании сшивов необходимо обеспечить сохранение целостности документов (копий документов) в сшивах, а также возможность их свободного чтения и копирования.

Сшивы документов (копий документов) должны представляться в налоговые органы с сопроводительным письмом, в котором указываются основание их представления, включая реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом сшиве.

1 декабря 2015 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утвержден Приказом Госстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст.