Табель учета рабочего времени (Е.А. Соболева, журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 12, декабрь 2015 г.)

Табель учета рабочего времени

Е.А. Соболева,

эксперт журнала "Отдел кадров

государственного (муниципального) учреждения"

Журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 12, декабрь 2015 г., с. 20-28.

Трудовым законодательством на работодателя возложена обязанность по учету времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ), для чего используется табель рабочего времени. Какую форму данного табеля использовать? На кого возлагается обязанность по его ведению? Как правильно заполнять табель? Сколько времени его хранить? В статье ответим на эти и другие вопросы.

В настоящее время государственным (муниципальным) учреждениям необходимо использовать форму табеля рабочего времени (ф. 0504421), утвержденную Приказом N 52н*(1). Отметим, что данный приказ вступил в силу с 19.06.2015 и применяется при формировании учетной политики субъекта учета начиная с 2015 года (п. 6 Приказа N 52н). Приказом не только утверждена форма табеля рабочего времени, но и даны Методические рекомендации по ее применению. Кроме этого, обращаем ваше внимание на разъяснения сотрудников финансового ведомства о том, что применение новых форм осуществляется учреждением с момента утверждения изменений в актах, устанавливающих правила документооборота и технологию обработки учетной информации в целях организации и ведения бухгалтерского учета, принятые в рамках формирования учетной политики учреждения на 2015 год с учетом его организационно-технической готовности (Письмо Минфина РФ от 10.06.2015 N 02-07-07/33768). Следовательно, переделывать все первичные документы по новым формам с 01.01.2015 не нужно.

Согласно Методическим рекомендациям табель применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени. Подчеркнем, что выбор способа заполнения табеля учреждение определяет самостоятельно в рамках формирования учетной политики.

Для чего нужен табель рабочего времени?

Этот документ является основанием для начисления заработной платы работникам, ведь в нем содержится вся информация об использовании ими рабочего времени, а именно о фактически отработанном времени, больничных, прогулах, командировках, сверхурочной работе, работе в ночное время и др. Кроме того, налоговые инспекторы проверяют правильность ведения табеля, сопоставляя его с расчетно-платежной ведомостью, выявляя факты несовпадения данных, свидетельствующие о неправильном начислении заработной платы. Представители ФСС используют табель в проверках для изучения исчисленных сумм пособий по временной нетрудоспособности.

На кого возлагается обязанность по ведению табеля?

В Методических рекомендациях сказано, что табель ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.) обособленных подразделений (филиалов). Как правило, данная обязанность вменяется сотрудникам бухгалтерии, отдела кадров или руководителям подразделений. Отметим, что это обязательно должно быть закреплено в трудовом договоре или должностной инструкции либо оформлено приказом.

Как правильно заполнять табель?

Как уже было сказано, в табеле необходимо отражать либо случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, либо фактические затраты рабочего времени. При этом следует помнить, что в верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений. В нижней части строки записываются также часы работы в ночное время.

В Методических рекомендациях внимание акцентировано на строке "Вид табеля". В этой строке указывается значение "первичный", а в случае представления табеля с внесенными в него изменениями - значение "корректирующий". Кроме этого, при заполнении показателя "номер корректировки":

- цифра "0" проставляется в случае представления лицом, ответственным за составление табеля, первичного табеля;

- цифры, начиная с "1", проставляются согласно порядковому номеру корректирующего табеля (корректировки) за соответствующий расчетный период.

При регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой - условное обозначение вида отклонений, а знаменатель - часы работы.

Обратите внимание! При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется.

В сроки, установленные порядком документооборота учреждения, работник, ответственный за ведение табеля, отражает количество дней (часов) неявок (явок), а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время и др.) с записью их в соответствующие графы. Заполненный табель подписывается лицом, на которое возложено ведение табеля.

Также отметим, что Методическими рекомендациями установлены буквенные коды для обозначения определенного вида рабочего времени:

- "В" - выходные и нерабочие праздничные дни;

- "Н" - работа в ночное время;

- "Г" - выполнение государственных обязанностей;

- "О" - очередные и дополнительные отпуска;

- "Б" - временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам;

- "ОР" - отпуск по уход уза ребенком;

- "С" - сверхурочные часы;

- "П" - прогулы;

- "НН" - неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств);

- "А" - неявки с разрешения администрации;

- "ВУ" - выходные по учебе;

- "ОУ" - учебный дополнительный отпуск;

- "ЗН" - замещение в 1-3-м классах;

- "ЗП" - замещение в группах продленного дня;

- "ЗС" - замещение в 4-11-м классах;

- "РП" - работа в выходные и нерабочие праздничные дни;

- "Ф" - фактически отработанные часы;

- "К" - служебные командировки.

Обратите внимание! В связи с тем, что перечисленные выше коды могут не учитывать всех возможных нюансов, учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики. Об этом также сказано в Методических рекомендациях.

Приведем некоторые примеры заполнения, для которых условные обозначения не предусмотрены Методическими рекомендациями.

Как обозначить в табеле время работы женщины, находящейся в отпуске по уходу за ребенком? В соответствии с ч. 3 ст. 256 ТК РФ по заявлению женщины во время отпуска по уходу за ребенком она может работать на условиях неполного рабочего времени или на дому. То есть в табеле учета рабочего времени для такого работника необходимо одновременно проставлять и код "ОР" (отпуск по уходу за ребенком), и код "Ф" (фактически отработанное время), то есть получается двойное обозначение "ОР/Ф". Следовательно, в нижней строке необходимо указать "/4", где перед косой чертой не будет никаких обозначений, а после будет указано количество отработанных часов.

Как обозначить день, когда работник отсутствовал по причине сдачи крови в больнице? Согласно ст. 186 ТК РФ работникам, являющимся донорами, предоставляется непосредственно после каждого дня сдачи крови день отдыха с сохранением среднего заработка. По желанию работника этот день присоединяется к ежегодному отпуску или может быть использован им в другое время в течение года после сдачи крови и ее компонентов. Кроме того, средний заработок сохраняется за дни обследования работников и сдачи крови. Итак, день, когда сотрудник отсутствовал на работе по причине сдачи, можно отнести, например, к времени исполнения государственных обязанностей согласно законодательству. Значит, этот день в табеле можно обозначить буквенным кодом "Г". День, который сотрудник-донор берет в качестве дополнительного выходного, в табеле обозначается "В".

Каким кодом в табеле рабочего времени следует отмечать день, когда работник был в военкомате по повестке? Согласно ст. 170 ТК РФ работодатель обязан освобождать сотрудника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей в случаях, если в соответствии с данным кодексом и иными федеральными законами эти обязанности должны исполняться в рабочее время. Следовательно, нахождение в военкомате на основании вызова по повестке считается исполнением государственных обязанностей (обязанностей по несению воинской службы), поэтому в табеле рабочего времени надо поставить отметку "Г", а также указать количество реально отработанных часов в этот день.

Каким кодом в табеле рабочего времени отметить день, когда сотрудник проходил курсы повышения квалификации с отрывом от работы? В соответствии со ст. 187 ТК РФ при направлении работодателем сотрудника на профессиональное обучение или для получения дополнительного профессионального образования с отрывом от работы за ним сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы. Поэтому, по нашему мнению, в данном случае можно применить код, который предусмотрен Методическими рекомендациями, - "ВУ" (выходные по учебе).

Как обозначается в табеле рабочее время при суммированном его учете, если сотрудник за месяц отработал не все смены, предусмотренные графиком за данный период, по норме или по факту? Согласно ст. 104 ТК РФ суммированный учет рабочего времени вводится в учреждении, если по отдельным видам работ не может быть соблюдена установленная ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени. В таких ситуациях, как правило, в учреждении составляется график сменности на определенный период рабочего времени - учетный период (месяц, квартал, полугодие, год). При этом продолжительность рабочего времени не должна превышать нормальное число рабочих часов в данном периоде. Однако в пределах учетного периода, продолжительность которого более одного месяца (например, квартал), число рабочих часов в каждом конкретном месяце может отличаться от нормального числа рабочих часов в большую или меньшую сторону.

Согласно ст. 129 ТК РФ оклад (должностной оклад) представляет собой фиксированный размер оплаты труда - исполнения работником трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц, без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. Следовательно, если в учреждении введен суммированный учет рабочего времени, при этом работник отрабатывает за месяц все смены, предусмотренные графиком, то он имеет право получить месячный оклад. Если же установленные в месяц смены отработаны не полностью, то выплачивается часть оклада пропорционально отработанному времени.

Что касается графика сменности, он отражает, как запланировано во временном промежутке распределение рабочего времени. Табель учета рабочего времени показывает, сколько фактически из запланированного рабочего времени отработано. Из этого следует, что отражение в графике сменности периода временной нетрудоспособности противоречит логике документа, поскольку работодатель не может предвидеть, когда и сколько работник будет нетрудоспособен. Статьей 91 ТК РФ установлено, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. Таким образом, в табеле учета рабочего времени необходимо отразить фактически отработанное сотрудником время по каждому месяцу квартала.

Как заполнить табель учета рабочего времени, если работник учреждения работает в нем еще и по совместительству? В таком случае при заполнении табеля фамилия работника будет указана два раза. В одной строке будет учтено время, посвященное основной работе, а во второй - время работы по совместительству, при этом здесь необходимо отразить табельный номер, соответствующий второму договору, заключенному на условиях внутреннего совместительства. Если же работник трудится в двух разных подразделениях, то время его работы необходимо отразить в табеле каждого подразделения.

Как заполнить табель для учета рабочего времени сотрудников-надомников? Согласно ст. 310 ТК РФ надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. По нашему мнению, для работников-надомников целесообразно вести отдельный табель учета рабочего времени методом регистрации отклонений. Это значит, что в нем необходимо указывать не рабочее время, а выходные, отпуска, периоды нетрудоспособности и т.д.

Какой код поставить в табеле учета рабочего времени, если у сотрудника отпуск выпадает на праздничный день? Согласно ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. Следовательно, если у работника отпуск выпадает на нерабочий праздник, в табеле этот день необходимо обозначить буквенным кодом "В" - нерабочий праздничный день.

Как отразить в табеле учета рабочего времени работу сотрудника, если по трудовому договору ему установлен режим неполного рабочего времени - 4 часа в день, но он несколько дней работал сверхурочно, по 6 часов в день? В соответствии со ст. 99 ТК РФ сверхурочной является работа, выполняемая по инициативе работодателя за пределами установленной для сотрудника продолжительности рабочего времени - ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Таким образом, работа за пределами установленной трудовым договором продолжительности рабочего времени может рассматриваться для конкретного работника как сверхурочная с соответствующей оплатой, предусмотренной ст. 152 ТК РФ. В табеле в один день может быть проставлено сразу несколько кодов, поэтому по сотруднику, который отработал свою смену в пределах рабочего времени и привлекался к сверхурочным работам в этот день, необходимо одновременно проставлять и код "Ф" (фактически отработанные часы), и код "С" (сверхурочные часы) - получится двойное обозначение "Ф/С". Следовательно, в нижней строке необходимо указать "4/2", где перед косой чертой будет указано количество отработанных часов в пределах нормы, а после - количество часов, отработанных сверхурочно.

Как отразить в табеле рабочего времени время нетрудоспособности сотрудника в командировке? Согласно п. 25 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки*(2) за этот период сотруднику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ. Таким образом, если сотрудник заболел во время командировки, то в табеле необходимо поставить буквенный код "Б" - пособие по временной нетрудоспособности, а не "К" - служебная командировка.

В какие сроки открывать и сдавать табель?

Табель открывается ежемесячно за 2-3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц. Изменения списочного состава работников в табеле производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (учету кадров, использования рабочего времени). Затем заполненный табель и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов. При этом периоды заполнения и сроки представления в бухгалтерию табеля определяются актом учреждения в рамках формирования учетной политики в части графика документооборота.

Обратите внимание! Табель заполняется за период, за который предусмотрена выплата заработной платы. Согласно ст. 136 ТК РФ зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором. Следовательно, и табель рабочего времени необходимо предоставлять в бухгалтерию 2 раза в месяц. Кроме этого, в Письме Роструда от 08.09.2006 N 1557-6 сказано, что табелей должно быть два, даже в случае, когда учреждение выплачивает аванс сотрудникам в виде фиксированной суммы.

Как правильно производится корректировка?

В Методических рекомендациях сказано, что при обнаружении лицом, ответственным за составление и представление табеля, факта неотражения отклонений или неполноты сведений об учете рабочего времени (представление работником листка нетрудоспособности, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, о предоставлении отпуска и других документов, в том числе в связи с поздним их получением), лицо, ответственное за составление табеля, обязано учесть необходимые изменения и представить корректирующий табель, составленный с учетом изменений, в порядке и сроки, предусмотренные документооборотом учреждения.

Обратите внимание! Данные корректирующего табеля служат основанием для перерасчета заработной платы за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу ее начисления.

Сколько времени необходимо хранить табель?

Согласно п. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558, табель учета использования рабочего времени следует хранить в учреждении 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда - 75 лет.

* * *

В заключение обратим ваше внимание, что за ненадлежащее ведение табеля учета рабочего времени работодатель может быть привлечен к административной ответственности. Статьей 5.27 КоАП РФ предусмотрены штрафы в размере от 1 000 руб. для должностных лиц до 50 000 руб. для юридических (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток). В свою очередь, лицо, ответственное за ведение учета рабочего времени в организации (зачастую им является сотрудник отдела кадров), за нарушение правил учета может быть привлечено к дисциплинарной ответственности.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

*(2) Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".