Завершаем год: наводим порядок в документах (Т.Ю. Комиссарова, журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 12, декабрь 2015 г.)

Завершаем год: наводим порядок в документах

Т.Ю. Комиссарова,

эксперт журнала "Отдел кадров

государственного (муниципального) учреждения"

Журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 12, декабрь 2015 г., с. 41-50.

Подходит к концу год, поэтому необходимо разобраться в бумагах кадровой службы. Спросите, зачем? Да, и так все делается - документы подписываются, прием и увольнение оформляются и пр. Но даже при кажущемся порядке всегда найдется нерешенная задача, невнесенная запись или несоставленный документ. Обычно для выявления недочетов и ошибок проводят кадровый аудит, но мы сегодня рассмотрим, как и без него навести порядок в делах. Для этого обратим внимание на основные моменты, которые кадровикам стоит перепроверить к окончанию календарного года.

Подводя итоги года, нужно выявить и оценить нарушения в ведении документации отделом кадров. В целом все эти документы можно разделить на два больших блока: организационно-распорядительные документы и документы по личному составу.

Уточним: большинство кадровиков под документами по личному составу подразумевают только приказы по личному составу, личные дела или личные карточки (форма Т-2), лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы, трудовые договоры. Однако приведенный перечень не охватывает всех документов, которые могут быть с полным основанием отнесены к документам по личному составу. К этой группе также можно отнести:

- документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, книги регистрации выданных дипломов и аттестатов, журналы регистрации выдачи учащимся золотых и серебряных медалей);

- документы по аттестации и установлению квалификации;

- наградные документы (наградные листы, ходатайства, заключения, списки лиц, получивших награду);

- документы, подтверждающие вредные условия производства;

- формы учета выданных документов, записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Всего к группе документов по личному составу могут быть отнесены более 40 видов и разновидностей документов. Практически все они приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.

Организационно-распорядительные документы регламентируют деятельность всей организации в целом. Они являются правовой основой деятельности организации и обязательны для исполнения.

Мы не будем называть все организационно-правовые документы организации, а заострим внимание лишь на тех, которые необходимы кадровому подразделению: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции. Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению и пр.).

Итак, все документы должны быть в порядке - правильно оформлены, утверждены и введены в действие.

Ну а теперь перейдем к основным делам, которые необходимо завершить в этом году.

Начнем с малого. Кадровые документы

Для начала давайте проверим трудовые договоры. Во-первых, они должны быть заключены с каждым работником. Как это проверить? Можно взять штатное расписание, а еще лучше штатную расстановку и сравнить наличие трудовых договоров по должностям. Если есть сотрудники, с которыми договоры не заключены, как можно скорее сделайте это. Во-вторых, помимо наличия трудового договора нужно проверить наличие подписи работника, свидетельствующей о получении им экземпляра договора. Этого требует ст. 67 ТК РФ. Если обнаружится два экземпляра договора с работником или один, но без его визы - вручите ему экземпляр трудового договора под подпись. Ее он должен проставить на экземпляре, который останется у работодателя.

Перебрать личные карточки (личные дела, если они ведутся в компании) - следующий шаг. Некоторые работодатели игнорируют данный документ, а зря. Личная карточка (форма Т-2) обязательна в силу Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках". Работодатель дублирует в ней записи в трудовой книжке и обязан ознакомить работника с каждой такой записью (п. 12).

Обратите внимание! Личная карточка содержит персональные данные работника, поэтому она должна храниться в сейфе, чтобы посторонние лица не имели доступа к ним.

Ну и конечно же, личная карточка должна быть заполнена надлежащим образом, а на второй странице и в разд. III должна стоять подпись работника.

Следующее, на что обратим внимание, - трудовые книжки. Напомним, что в силу ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней, когда работа у данного работодателя является для сотрудника основной. Значит, нужно проверить наличие записи о приеме на работу и ее правильность. И сразу, чтобы не забыть, проверьте наличие приказа о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, - работник мог уволиться, тогда приказ придется актуализировать.

Теперь перейдем к приказам. Что проверяем? К каждому приказу нужен документ-основание (например, основанием для приказа о постоянном переводе может быть заявление работника и дополнительное соглашение к трудовому договору).

Кроме этого, работник должен быть ознакомлен под роспись с каждым приказом, изданным в отношении него.

И, разумеется, все приказы должны быть упорядочены согласно правилам, установленным в организации, и зарегистрированы в соответствующих журналах. Напомним, что приказы по основной деятельности хранятся отдельно от приказов по личному составу.

Еще стоит проверить оформление кадровых процедур - перевода, поручения дополнительной работы, отпуска, командировки и пр.

Штатное расписание, локальные нормативные акты и пр.

После завершения проверки, выявления и исправления недочетов (естественно, при их наличии) такого объемного блока, как документы, касающиеся кадровых процедур, перейдем к блоку попроще.

Штатное расписание. Нужно проверить его актуальность. Оно может не соответствовать действительности. Например, какие-то должности содержатся в расписании, а сотрудник не работает и организация не ищет кандидата на них. А возможно, наоборот, необходимо добавить пару штатных единиц или ввести новую должность. При выявлении подобных фактов сообщите руководству. Не исключено, что понадобится утверждать новый документ.

Локальные нормативные акты. Здесь следует обратить внимание на акты, которые должны быть в каждой организации в силу требований трудового законодательства: правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и премировании работников, об обработке, защите и хранении персональных данных, о проведении аттестации и пр.

От редакции. Более подробно об обязательных локальных нормативных актах вы можете прочитать в статье на стр. 29.

Если чего-то не хватает, займитесь разработкой, утверждением этих документов и ознакомлением с ними сотрудников, пока есть время.

Проверяя локальные нормативные акты работодателя, обратите внимание на их содержание, ведь нормы, ухудшающие положение работников по сравнению с установленными трудовым законодательством, не подлежат применению. Это относится и к порядку введения в действие: локальные акты, принятые с нарушением порядка учета мнения представительного органа работников, предусмотренного ст. 372 ТК РФ, не применяются.

График отпусков. В соответствии с ним ежегодно определяется очередность предоставления отпусков - см. ст. 123 ТК РФ. Согласно этой норме график утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ. Последний день, когда вы можете утвердить график отпусков на 2016 год, - 17.12.2015, не пропустите его.

Учет рабочего времени. Конечно же, нужно проверить, есть ли табели учета рабочего времени и все ли они сданы в бухгалтерию. Обратите внимание на соответствие отметок и подтверждающих документов (в табеле не может быть проставлен код временной нетрудоспособности, если работник не приносил больничный лист). Если имеются какие-либо отклонения, необходимо составить корректирующий табель.

Документы воинского учета. Это отдельный блок, не факт, что ими занимается кадровый работник. Однако если специально выделенного человека нет, то чаще всего именно кадровики и назначаются ответственными за воинский учет. Напомним, что каждая организация, где есть хотя бы один военнообязанный сотрудник, должна вести такой учет. Основными нормативными актами, регулирующими этот вопрос, являются:

- Федеральный закон от 31.05.1996 N 61-ФЗ "Об обороне";

- Федеральный закон от 26.02.1997 N 31-Ф3 "О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 28.03.1998 N 53-Ф3 "О воинской обязанности и военной службе";

- Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 "Об утверждении Положения о воинском учете";

- Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, подготовленные Генеральным штабом Вооруженных Сил РФ в 2008 году (далее - Методические рекомендации).

Номенклатура дел. Этот документ составляется в последнем квартале текущего года и вводится в действие с 1 января следующего. Некоторые кадровики не составляют номенклатуру дел, а зря. Поскольку этот документ представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, он значительно облегчит подготовку дел к архивному хранению.

Справки, отчеты и другие документы

Первым делом заострим внимание на отчетах, которые в силу законодательного требования или требования, установленного локальным нормативным актом, нужно подготовить и сдать:

1. В военный комиссариат. Сведения и формы, по которым они представляются, перечислены в п. 29 Методических рекомендаций. Так, в военный комиссариат в двухнедельный срок направляются сведения о принятых или уволенных гражданах, подлежащих воинскому учету. Кроме этого, необходимо раз в год делать сверку сведений о воинском учете, содержащихся в личных карточках, со сведениями в документах воинского учета граждан и соответствующих военных комиссариатов.

2. В службу занятости. В частности, на основании п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации" работодатели обязаны ежемесячно предоставлять органам занятости информацию, необходимую для осуществления деятельности по профессиональной реабилитации и содействия занятости инвалидов, а также о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах, выполнении квоты для приема на работу инвалидов.

К сведению. Работодателям, численность работников которых превышает 100 человек, законодательством субъекта РФ устанавливается квота приема на работу инвалидов в размере от 2 до 4% среднесписочной численности работников. Для работодателей, численность работников которых составляет не менее 35 человек и не более чем 100 человек, квота приема на работу инвалидов не может превышать 3% среднесписочной численности работников (ст. 21 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации").

Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые, которые начнутся с 2016 года.

Обратите внимание на доверенности. Конечно, этим может заниматься юридический отдел, но если его нет, актуализировать их придется кадровым работникам. Напомним, что в связи с изменениями*(1) в ГК РФ с 01.09.2013 доверенность может выдаваться на любой срок, а если срок ее действия в тексте не указан, то она действует год с момента выдачи.

Приведите в порядок все справки, письма и иные документы, образовавшиеся в процессе работы, - разберите их по видам или срокам, сложите в хронологическом порядке и подшейте в папку.

Документация по охране труда

Не во всех организациях есть отдельный специалист, отвечающий за охрану труда. Достаточно часто данные функции выполняет в порядке совмещения кадровый работник. Более того, охрана труда - неотъемлемая часть трудовых отношений. Значит, и в этой области необходимо привести документы в порядок. Какие?

Во-первых, проверим комплектность документации. К этой сфере относятся:

- положение об организации работ по охране труда;

- приказ о создании службы (отдела) охраны труда, положение об отделе или приказ о возложении обязанностей инженера по охране труда на специалиста или договор на проведение работ по охране труда (в случае отсутствия инженера по охране труда);

- перечень профессий и должностей, проходящих обучение и проверку знаний по охране труда, утвержденный руководителем организации;

- перечень инструкций по охране труда по профессиям или видам работ и сами инструкции;

- журналы регистрации инструктажей по охране труда; и пр.

Во-вторых, пробежимся по основным моментам, которые необходимо прояснить в конце года.

1. Инструкции по охране труда должны быть разработаны на имеющиеся в организации виды работ и должностей. Если чего-то нет или заканчивается срок действия той или иной инструкции - нужно разработать или актуализировать документ.

2. Согласно ст. 255 ТК РФ пройти обучение и проверку знаний по охране труда обязаны все сотрудники организации, в том числе и руководитель*(2). Проверьте, все ли работники прошли инструктаж и расписались об этом в журнале. Напомним, что инструктаж по охране труда бывает вводный, первичный на рабочем месте, повторный, внеплановый и целевой. Многие игнорируют инструктажи, однако их проведение важно: при несчастном случае из-за нарушения правил охраны труда ответственность за него будет лежать на работодателе, не ознакомившем работника с требованиями охраны труда и безопасности.

Обратите внимание! С 2015 года допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения в установленном порядке обучения и проверки знаний требований охраны труда наказывается штрафом до 130 000 руб. (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

3. Если в вашей организации есть рабочие места с вредными или опасными условиями труда, проконтролируйте наличие проведенных медицинских осмотров и средств индивидуальной защиты (СИЗ). Если не все сотрудники прошли медосмотры, запланированные на 2015 год, выдайте им направления в медицинское учреждение. Что касается СИЗ - проверьте, нет ли испорченных. Если есть - замените.

Напомним, что в силу ч. 3, 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ за непроведение обязательных медицинских осмотров работодатель может быть наказан штрафом от 15 000 до 130 000 руб., а за необеспечение СИЗ - от 20 000 до 150 000 руб.

4. Проясните ситуацию с проведением спецоценки. Она должна осуществляться раз в пять лет. А если вы никогда не проводили оценку условий труда на рабочих местах, напомните руководству о штрафах, предусмотренных за это, - до 80 000 руб. (ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ). Некоторые руководители учреждений все время откладывают спецоценку, однако ее результаты позволят определить, нужно ли работникам компании выдавать средства индивидуальной защиты, проводить медосмотр, предоставлять какие-либо гарантии и компенсации. А если таковые были обеспечены, возможно, от некоторых из них получится отказаться.

Подготовка документов к архивному хранению

В конце года можно сформировать дела на хранение. В целях комплектования, обеспечения учета документов, сохранности, упорядочения и их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив. Правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива 06.02.2002, установлено, что архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

При формировании дел нужно:

- документы постоянного и временного хранения группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.);

- приказы по личному составу группировать в дела в соответствии со сроками хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (приема на работу, увольнения и перемещения, командировок и т.д.), группировать в отдельные дела;

- документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

После формирования дело подшивается и к нему составляется внутренняя опись документов. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) они вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Если их много, такие документы изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

Документы указанных видов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

В заключение

Итак, год подходит к концу. Вы должны успеть составить и утвердить график отпусков, номенклатуру дел, а в необходимых случаях - отчеты. Кроме этого, нужно проверить наличие и соответствие кадровых документов требованиям законодательства, упорядочить имеющиеся документы для быстрого поиска и сформировать дела для архива организации.

Ну и еще одна обязанность, возникающая в конце года у кадровиков, приятная. Если в организации проводят корпоративные мероприятия, надо продумать поздравления и возможные поощрения для сотрудников, особо отличившихся в уходящем году.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 07.05.2013 N 100-ФЗ "О внесении изменений в подразделы 4 и 5 раздела I части первой и статью 1153 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации".

*(2) Постановление Минтруда РФ, Минобразования РФ от 13.01.2003 N 1/29 "Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций", ГОСТ 12.0.004-90 "Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения".