Вопрос: Налоговая инспекция запросила большое количество копий документов. Может ли организация заверять не копию каждого отдельного документа, а подшивку копий всех запрошенных документов? (журнал "Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2015 г.)

Налоговая инспекция запросила большое количество копий документов. Может ли организация заверять не копию каждого отдельного документа, а подшивку копий всех запрошенных документов?

А.И. Серова,

эксперт журнала

"Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2015 г., с. 12-14.

Да, организация вправе так поступить, однако не исключено, что инспекция будет придерживаться противоположного мнения, поэтому обоснованность своих действий налогоплательщику придется доказывать в вышестоящем налоговом органе и даже суде.

Обоснование. Порядок представления в налоговый орган документов на бумажном носителе предусмотрен п. 2 ст. 93 НК РФ, согласно которому документы на бумажном носителе представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий. Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не определено законодательством РФ. Налоговый кодекс не содержит требований к порядку и процедуре заверения копий представляемых налогоплательщиком или иным лицом документов, за исключением того, что документы должны быть заверены лицом, их представившим, или его уполномоченным (законным) представителем.

Следовательно, представление в инспекцию всех истребованных копий документов в виде единой сшивки, заверенной на оборотной стороне последнего листа уполномоченным лицом налогоплательщика, является надлежащим заверением этих документов. У налогового органа нет оснований для вывода о нарушении процедуры и порядка их представления. Такой позиции придерживаются суды при рассмотрении споров об обоснованности привлечения налогоплательщиков к ответственности в виде взыскания штрафа (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.07.2013 N 09АП-18496/2013 по делу N А40-164721/12, ФАС ЦО от 01.11.2013 по делу N А54-8663/2012, ФАС ЗСО от 16.10.2012 по делу N А75-10185/2011, от 30.08.2012 N А75-10187/2011 и др.).

Вместе с тем контролирующие органы неоднократно указывали на обязанность заверения каждой копии документа, а не подшивки истребуемых документов в целом (письма Минфина РФ от 29.10.2014 N 03-02-07/1/54849, от 11.05.2012 N 03-02-07/1-122, ФНС РФ от 02.10.2012 N АС-4-2/16459). И только многостраничные документы контролеры разрешали представлять, заверив либо каждый отдельный лист копии, либо подшивку копий всех страниц сразу (Письмо Минфина РФ от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142).

В более свежем письме (от 29.10.2015 N 03-02-Р3/62336) Минфин согласился с тем, что вопрос представления в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе впредь нормативно не урегулирован. В связи с этим при формировании сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе, представляемых в налоговые органы, рекомендовано учитывать следующее:

- сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов начиная с единицы;

- все листы в сшиве прошиваются на 2-4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40-60 мм на 40-50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2-2,5 см;

- на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой отражается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания;

- заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения.

При формировании сшивов необходимо обеспечить сохранение целостности документов (копий документов) в сшивах, а также возможность их свободного чтения и копирования. Сшивы документов (копий документов) представляются в налоговые органы с сопроводительными письмами, в которых указываются основание их представления, включая реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом сшиве.

Данное письмо было направлено Письмом ФНС РФ от 05.11.2015 N ЕД-4-2/19237 нижестоящим налоговым органам для сведения и использования в работе. В связи с этим некоторые эксперты решили, что контролеры признали право налогоплательщиков заверять подшивки истребуемых документов в целом. На наш взгляд, это утверждение преждевременно, ведь в тексте письма не уточняется, о сшивании копий каких документов идет речь - многостраничных или нескольких разных документов. Вместе с тем не исключено, что с учетом судебной практики в пользу налогоплательщиков контролеры действительно изменили свою позицию.

1 декабря 2015 г.