Как защититься от необоснованных проверок (И. Суворов, журнал "Юрист спешит на помощь", N 9, сентябрь 2015 г.)

Как защититься от необоснованных проверок

И. Суворов,

юрист

Журнал "Юрист спешит на помощь", N 9, сентябрь 2015 г.

Имея собственный бизнес, нужно всегда быть начеку. Посетить с проверкой, к тому же внеплановой, чаще всего могут налоговики, а также представители правоохранительных органов, пожарной или санитарной инспекции. Проверка - всегда стресс не только для собственника, но и для работников предприятия. Для того чтобы возникало меньше вопросов и волнений по этому поводу, лучше всего хорошо подготовиться заранее.

На случай любой проверки следует иметь разработанный план действий - как для себя, так и для персонала. Нужно составить список документов, которые по закону могут проверять инспекторы, и не давать им лишние. Кроме этого, необходимо побеседовать лично с каждым сотрудником, чтобы они не выдали никаких коммерческих тайн и вели себя ответственно и аккуратно во время проверки.

Следует ограничить доступ к определенным документам, т.е. сделать несколько ступенек доступа по степени важности информации. Все программное обеспечение на предприятии должно быть зарегистрировано и иметь лицензию - об этом также важно не забывать.

Отличным фактором защиты от превышения служебных обязанностей проверяющими станет установка видеокамер наблюдения. Специалисты также советуют завести специальный журнал регистрации проверок, который покажет, как часто представители тех или иных органов наведываются на предприятие.

Конечно, одним из самых важных элементов защиты собственного бизнеса при любой проверке является качественная юридическая помощь. В подобных вопросах всегда поможет адвокат, который может быть как штатным работником, так и нанят со стороны. Если собственник в чем-то сомневается, всегда лучше удостовериться и узнать у специалиста.

Предлагаемые в статье советы вряд ли потребуются крупным компаниям, которые, как правило, имеют обширный опыт и четкие сценарии действий в случае проверок. А что делать малому бизнесу?

Практикующие юристы предлагают меры, которые должен предпринять предприниматель, чтобы проверка не обернулась серьезным ущербом.

Что чаще всего ищут проверяющие?

Последний тренд в проверках - законность использования программного обеспечения (ПО). Поводом такой проверки может служить обращение с заявлением в полицию любого лица. Поскольку факты, изложенные в заявлении, должны быть проверены, выписывается соответствующее направление на проверку. Если проверяющие были допущены к компьютерам и, более того, смогли использовать для проверки ПК софтсканеры, то вероятность того, что ПК будет изъят, а к предпринимателю будут применены санкции, очень велика. В ч. 2 ст. 146 УК РФ установлена уголовная ответственность за незаконное использование объектов авторского права. Использование нелицензионного программного обеспечения подпадает под действие данной статьи. Последствиями незаконного использования объектов авторского права являются:

- штраф в размере до 200 тыс. руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев;

- либо обязательные работы на срок до 480 часов;

- либо исправительные работы на срок до двух лет;

- либо принудительные работы на срок до двух лет;

- либо лишение свободы на срок до двух лет.

Если стоимость прав на использование ПО превышает 100 тыс. руб., нарушения, предусмотренные данной статьей, признаются совершенными в крупном размере (1 млн. руб. - в особо крупном размере) и наказываются лишением свободы на срок до шести лет со штрафом в размере до 500 тыс. руб.

Обязательным условием применения данной статьи Уголовного кодекса является наличие умысла, который доказывается путем направления в организацию-нарушитель писем о недопустимости использования нелицензионного ПО и предупреждения об установленной законом уголовной ответственности.

На практике уголовная ответственность часто выражается в форме штрафа. Даже если размер ущерба значителен, а организация лишь использовала нелицензионное ПО, суды пока придерживались либеральной позиции, и самая жесткая мера наказания подразумевала условное лишение свободы.

Часто во время проверок "всплывает" отсутствие на предприятии обязательной документации по охране труда и пожарной безопасности. Некоторые предприниматели даже не подозревают о многих из этих документов, спрятанных в дебрях нормативно-правовых джунглей.

Предприятия, работающие с населением, часто оказываются уличенными в нарушении норм закона о защите прав потребителей, таких, например, как отсутствие доступной для потребителей обязательной информации о предоставляемых услугах.

12 шагов для защиты вашего бизнеса

Чтобы подготовить компанию к возможным проверкам, нужно провести ряд мероприятий, которые позволят смягчить возможный ущерб. Вот эти мероприятия.

- Разработать инструкции на случай проверки. Необходимо составить инструкцию для сотрудников о том, как вести себя в случае проверки. При этом для секретаря, службы охраны (если таковая есть), сотрудников бухгалтерии и наемных топ-менеджеров должны быть прописаны и доведены до их сведения отдельные инструкции.

- Для различных должностей нужно ввести различные уровни доступа к информации. В таком случае во время обыска или допроса сотрудник не сможет навредить компании своими показаниями.

- Объяснить права и полномочия проверяющих. Должен быть составлен четкий список документов, которые могут требовать проверяющие, а также лиц, отвечающих за их предоставление.

- Провести инструктаж с каждым из сотрудников. Необходимо проинструктировать всех сотрудников относительно того, что подпадает под действие коммерческой тайны, а также озвучить стандартные ответы на вопросы проверяющих. При этом знание персоналом своих прав и обязанностей необходимо регулярно проверять.

- Организовать грамотное хранение данных. Для хранения первичной документации должно быть отдельное помещение с ограниченным доступом. Важную информацию нужно хранить на удаленных серверах, а данные - шифровать.

- Особо "деликатную" документацию лучше хранить у адвоката. Действие норм законодательства об адвокатской тайне может стать дополнительным уровнем защиты от проверяющих инстанций. Для компании, которую проверяют (запрашивают документы, пытаются их изъять, проводят обыск или выемку и т.д.), - это законный повод не предоставлять такие документы.

- Провести сертифицированный аудит. Профессиональные аудиторы проверят ваш документооборот и посоветуют, какие ошибки нужно исправить.

- Прописать инструкции для юриста компании (или наемного юриста). Необходимо сообщить сотрудникам его координаты, включая номер мобильного телефона. Юрист должен быть готов отреагировать на неожиданный визит в любое время дня и ночи.

- Установить централизованное видеонаблюдение (на входе, на ключевых точках). Записи обязательно нужно хранить в архиве.

- Использовать только лицензионное ПО. Если на ПК в компании установлены нелицензионные программы, их нужно легализовать, заменить или просто удалить. Лучше всего установить на все ПК определенный пакет ПО и запретить сотрудникам устанавливать программы без ведома руководства, а также записывать/скачивать что-либо. С такими положениями и приказами должны быть ознакомлены все сотрудники, что подтверждается их подписями.

- Завести журнал регистрации проверок. В таком журнале проверяющие обязаны будут расписаться.

- Проверять контрагентов перед заключением сделок. Проблемный (не подает отчетность, находится в процедуре банкротства, в отношении контрагента ведется следствие) контрагент может стать поводом для проверки компании. Последствия от взаимоотношений с ним могут быть весьма тяжелыми - от признания сделок недействительными и налоговых доначислений до проведения следственных действий (обысков, допросов персонала и т.д.) вашей компании.

В настоящее время готовятся поправки в действующее законодательство, которые существенно ограничат "проверочное" рвение чиновников. Так, речь идет об отмене проверок малого бизнеса на три года для хорошо зарекомендовавших себя предприятий.

Но даже при существенном уменьшении проверок малому бизнесу важно сохранять бдительность и исходить из необходимости соблюдения закона и обязательств в деловой среде.