Выдаете ли вы сотрудникам расчетные листки, форму 2-НДФЛ и справки о зарплате? (журнал "Вмененка", N 10, октябрь 2015 г.)

Выдаете ли вы сотрудникам расчетные листки, форму 2-НДФЛ и справки о зарплате?

В. Барковец,

эксперт журнала "Вмененка"

Журнал "Вмененка", N 10, октябрь 2015 г.

Все работодатели, в том числе и те, кто применяет ЕНВД, должны информировать своих сотрудников о суммах заработной платы, которая им начисляется и выплачивается. Для этого российским законодательством утверждены формы документов определенного вида. В данной статье мы подробно расскажем, какие справки о доходах сотрудников вы должны оформлять в обязательном порядке, когда их выдавать, с какими просьбами к вам могут обратиться работники, в том числе бывшие.

Расчетный листок нужно оформлять ежемесячно

При выплате зарплаты все работодатели должны выдавать своим сотрудникам расчетные листки. Это требование Трудового кодекса (ст. 136 ТК РФ). Выдавать расчетные листки нужно раз в месяц при выплате второй части зарплаты, то есть при окончательном расчете за месяц (письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1).

Единой унифицированной формы расчетного листка нет. Поэтому разработайте его самостоятельно. На практике работодатели используют и утверждают ту форму расчетного листка, которая есть в их бухгалтерской компьютерной программе. Обычно она содержит следующие данные:

- ФИО и табельный номер работника, период начислений;

- строку "начислено" (оклад, надбавки, премии, материальная помощь);

- поле "удержано" (НДФЛ и страховые взносы, алименты и иные взыскания по исполнительным документам, аванс, выданный в счет заработной платы);

- поле "выплачено".

Выдавать листок работнику нужно в бумажном виде. По электронной почте отправить листок можно только дистанционным работникам (ст. 312 ТК РФ). Если расчетные листки не выдавать, то предприниматели и должностные лица организации могут быть оштрафованы трудовой инспекцией на сумму от 1000 до 5000 руб., а компании - от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Либо вместо штрафа к предпринимателям и организациям может быть применена такая мера, как административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

И еще. Допустим, вы выдаете расчетные листки работникам, но это нигде не фиксируется. Однако инспекторы при проверке могут потребовать у вас документ, подтверждающий, что это реально происходит. Поэтому целесообразно вести журнал выдачи расчетных листков, где работники будут расписываться. Другой вариант: в платежную ведомость можно ввести отдельный столбец, в котором сотрудники будут расписываться, что получили расчетный листок. Либо сам листок можно сделать из двух частей, чтобы корешок с подписью работника оставался у организации.

Примечание. Дополнительную информацию о том, как оформлять расчетные листки и подтверждать тот факт, что сотрудники их получили, вы можете прочитать в интервью "Почему работодатель должен выдавать сотрудникам расчетные листки", опубликованном в журнале "Вмененка", N 2015, N 3, с. 4.

Примечание. Порядок выдачи расчетных листков можно упростить

Чтобы не распечатывать расчетные листки каждый месяц, тем более что не каждому сотруднику они нужны, можете организовать их выдачу следующим образом. Составьте приказ и пропишите в нем периодичность выдачи расчетных листков, а также информацию о том, где и когда сотрудники могут получить такой документ.

С этим локальным актом ознакомьте всех работников под роспись. Те сотрудники, кому расчетный листок нужен, сами будут приходить за ним. Остальные же о такой возможности, получается, предупреждены. Соответственно каждый сотрудник всегда может обратиться в бухгалтерию и получить свой расчетный листок, специально ходить ни за кем не придется. И требования статьи 136 Трудового кодекса РФ о необходимости выдачи листков будут соблюдены.

Справка 2-НДФЛ выдается, когда налог не был удержан, а также по просьбе сотрудника

Все работодатели, в том числе и "вмененщики", ежегодно отчитываются в ИФНС по доходам, выплаченным своим сотрудникам, и удержанным с них суммам налога. Для этого подается справка 2-НДФЛ, утвержденная приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@. Однако есть два случая, когда эту справку нужно выдать самому сотруднику. В зависимости от того, по какой причине справка 2-НДФЛ выдается на руки сотруднику, будет отличаться оформление и срок выдачи документа.

Случай N 1. Справка выдается, если не удалось удержать НДФЛ с работника (п. 5 ст. 226 НК РФ). Это может случиться, если сотрудник получил доход в неденежной форме - подарок. Либо выявлена ошибка в исчислении налога к моменту, когда работник уже уволился.

В этом случае нужно сообщить работнику о том, что с его доходов не был удержан НДФЛ, выдав ему справку 2-НДФЛ. Срок для этого - один месяц после окончания календарного года. То есть если за прошлый год вы не смогли удержать НДФЛ при выплате дохода своим работникам или другим людям, то не позднее 31 января текущего года сообщите об этом как самому человеку, так и в ИФНС (п. 5 ст. 226 НК РФ). С 2016 года времени для того, чтобы сообщить о неудержанном налоге, будет больше - срок продлевается до 1 марта включительно (Федеральный закон от 02.05.2015 N 113-ФЗ). Заполняя сведения о неудержанном налоге в справке 2-НДФЛ, укажите:

- в поле "признак" - цифру 2;

- в разделе 3 - только тот доход, с которого не удержан налог;

- в разделе 5 - сумму неудержанного налога (раздел 2 Рекомендаций, утвержденных приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@).

Тогда уже на гражданина возлагается обязанность самостоятельной уплаты налога в бюджет. На основании справки сотрудник сам подаст декларацию по форме 3-НДФЛ не позднее 30 апреля по окончании года и уплатит НДФЛ не позднее 15 июля (подп. 4 п. 1 ст. 228 и п. 1 ст. 229 НК РФ).

Случай N 2. Справка выдается при любом обращении самого сотрудника, в том числе бывшего (п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ). Чтобы получить справку 2-НДФЛ, работнику нужно написать заявление. Однако иногда достаточно и устной просьбы. Обычно такая справка работнику нужна, чтобы получить социальный или имущественный вычет, оформить кредит и пр.

В ситуации, когда справка 2-НДФЛ выдается по обращению работника, в заголовке справки 2-НДФЛ в поле "Признак" никакой код не пишите. Перечислите в ней все суммы дохода (с расшифровкой по их видам) и НДФЛ, а также суммы предоставленных стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетов. Справку без признака выдайте работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ).

Глава 23 НК РФ не ограничивает количество выдаваемых физическому лицу справок 2-НДФЛ. Поэтому вы не можете отказать работнику, в том числе бывшему, если он повторно обратится к вам за справкой 2-НДФЛ.

Увольняющийся работник получает справку о сумме заработка

Законодательством предусмотрено два случая, при которых вам как работодателю нужно выдать работнику справку о заработке (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ, далее - Закон N 255-ФЗ). Отметим, что данный документ не является альтернативой и не заменяет собой справку 2-НДФЛ. Как было сказано выше, в справке 2-НДФЛ указывают все доходы работника и удержанный с них налог. А в справку о сумме заработка вписывают сведения по суммам сотрудника, на которые начислялись страховые взносы в ФСС РФ.

Итак, справку о сумме заработка выдают, во-первых, при увольнении в последний день работы сотрудника.

При этом никакого заявления от него не требуется.

Справка о заработной плате с прежнего места работы потребуется сотруднику, чтобы получать различные социальные пособия. Ведь пособие по временной нетрудоспособности, декретное пособие или пособие по уходу за ребенком до полутора лет рассчитывают исходя из выплат за два календарных года, предшествующих году наступления страхового события - болезни, декретного отпуска. И работодателю нужно знать, какие начисления были у сотрудника в эти годы, если он трудился в другом месте.

Если справки у сотрудника нет, новому работодателю рассчитывать пособия придется исходя из МРОТ. А это значит, что сотрудник получит намного меньшую сумму социального пособия, чем ту, на которую мог бы рассчитывать. Это прямо прописано в пункте 2.1 статьи 15 Закона N 255-ФЗ.

Во-вторых, справку о заработке выдают на основании заявления сотрудника, уволившегося в прошлых годах. Пишется заявление в произвольной форме. Образец представлен на с. 24. И подать его бывший сотрудник может лично, через представителя либо отправить по почте. А работодатель обязан выдать справку не позднее трех рабочих дней со дня получения этого заявления.

Генеральному директору

ООО "Успех"

Веселову А.В.

от Зайцевой Г.Н.

Заявление

Прошу выдать справку о заработной плате за период моей работы в ООО "Успех" с 10 февраля 2013 года по 20 декабря 2014 года.

Справка нужна для представления в ООО "Василек", где я работаю в настоящее время. Справку прошу выдать на руки.

     19 августа 2015 года      Зайцева      Г.Н. Зайцева

Справку заполните по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н.

Укажите в ней данные о себе как о работодателе и сведения о работнике.

Впишите все выплаты и вознаграждения, на которые начислялись страховые взносы в Фонд социального страхования, а также количество календарных дней, исключаемых при расчете пособий. Напомним, что к исключаемым периодам относят дни:

- временной нетрудоспособности;

- отпуска по беременности и родам;

- отпуска по уходу за ребенком;

- когда работника освобождали от работы по законам РФ с полным или частичным сохранением зарплаты. Этот период не учитывается, если на сохраняемую зарплату не платились взносы в Фонд соцстраха (п. 3.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

При этом в справке можно сокращать слова. Например, вместо "отпуск по беременности и родам" можно написать "отпуск по БиР". Также возможно менять размер шрифта или выходить за границы полей (письмо ФСС РФ от 24.07.2013 N 15-02-01/12-5174л).

Напомним, что в справке указывают сведения о сумме выплат в пользу работника (п. 1 Порядка выдачи справки):

- за два календарных года, предшествующих году увольнения или году обращения за справкой;

- текущий календарный год.

Заполните справку о сумме заработка от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой) или на компьютере.

После того как все сведения в справку внесены, ее подписывает руководитель, главный бухгалтер или уполномоченные на то лица.

Пример. Начисление декретного пособия в 2015 году. Г.Н. Зайцева с января 2015 года работает в ООО "Василек" журналистом. До этого она работала в ООО "Успех" (с 10 февраля 2013 года по 20 декабря 2014-го). В сентябре 2015 года она представила в бухгалтерию ООО "Василек" больничный лист, подтверждающий наступление декретного отпуска, его период составляет 140 календарных дней.

Расчетный период для начисления пособия - два календарных года: 2014-й и 2013-й.

Поэтому Г.Н. Зайцева обратилась с заявлением к бывшему работодателю с просьбой предоставить ей справку о заработной плате для начисления декретного пособия. Образец заявления представлен на рисунке слева. И бухгалтерия ООО "Успех" такую справку ей предоставила. В ней она указала в разделе 1 данные о страхователе, в разделе 2 - сведения о застрахованном лице - Г.Н. Зайцевой. Далее в раздел 3 вписала периоды работы и суммы выплат, на которые были начислены взносы в эти периоды, а в раздел 4 справки - количество календарных дней, которые нужно исключить из расчета. В 2014 году у работницы не было исключаемых дней из расчетного периода, а в 2013 году она была на больничном с 12 октября 2013 года - 15 дней.

В 2014 году сотрудница заработала 538 000 руб., а за 2013 год ей было начислено 450 000 руб. Поступления за 2014 и 2013 годы не превысили предельных значений (624 000 руб. и 568 000 руб.), поэтому при расчете пособия будут учтены полностью.

Учитывая, что в 2014-2013 годах Г.Н. Зайцева была на больничном 15 дней, продолжительность расчетного периода составит 715 календ. дн. (730 календ. дн. - 15 календ. дн.).

Средний дневной заработок работницы равен 1381,8 руб. [(538 000 руб. + 450 000 руб.) : 715 дн.]. Он не превышает предельное значение (1381,8 руб. < 1632,88 руб.).

Соответственно пособие по беременности и родам будет рассчитано исходя из фактически рассчитанного среднего заработка Г.Н. Зайцевой.

Итоговая сумма пособия по беременности и родам, которую получит сотрудница в ООО "Василек", составит 193 452 руб. (1381,8 руб. х 140 дн.).

Три главных совета

1. Всем сотрудникам вручайте расчетные листки лично. Исключение: дистанционные работники, им документ о заработной плате отправьте по электронной почте.

2. Работнику, в том числе бывшему, можно выдать неограниченное количество справок 2-НДФЛ.

3. Справку о сумме заработка предоставляйте в двух случаях - либо при увольнении работнику, либо бывшему сотруднику, если он подал заявление.