Срок пребывания работника в командировке: новшества Постановления N 771 (Д.В. Иванов, журнал "Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2015 г.)

Срок пребывания работника в командировке: новшества Постановления N 771

Д.В. Иванов,

эксперт журнала

"Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2015 г.

Постановлением N 771*(1) внесены поправки в порядок определения фактического срока нахождения работника в командировке. Об этих изменениях читателям журнала рассказывает наш эксперт.

Фактический срок пребывания в командировке: возникновение проблемы

Отмена командировочного удостоверения

Особенности порядка направления работников в служебные командировки на территории РФ, а также на территории иностранных государств определены Положением N 749*(2). С момента утверждения названного документа в него неоднократно вносились изменения. Что касается определения фактического срока пребывания работника в командировке, на данный вопрос повлияли следующие документы:

- Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 (далее - Постановление N 1595);

- Постановление N 771.

Напомним нормы Положения N 749, посвященные определению срока пребывания работника в командировке (п. 7) в разное время.

Нормативный документ	Срок действия	Определение срока пребывания работника в командировке
Положение N 749	С 25.10.2008 по 08.01.2015	На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в п. 15 Положения N 749. Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи. В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован
Положение N 749 в редакции Постановления N 1595	С 08.01.2015 по 08.08.2015	Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.)

Таким образом, после отмены командировочного удостоверения с 08.01.2015 фактический срок пребывания работника в командировке определялся по проездным документам, а в случае направления работника к месту командирования на личном транспорте - на основании служебной записки с приложением оправдательных документов, подтверждающих использование указанного транспорта.

Как отмечено в Пояснительной записке *(3), указанные изменения осуществлены во исполнение п. 10 раздела 4 плана мероприятий "Совершенствование налогового администрирования", утвержденного Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 N 162-р, в целях обеспечения минимизации количества первичных учетных документов, оформляемых работодателем.

Желая уменьшить документооборот, законодатель упразднил такой документ, как командировочное удостоверение, которое использовалось хозяйствующими субъектами более 10 лет (напомним, что унифицированная форма Т-10 "Командировочное удостоверение" утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) и четко выполняло единственную функцию - подтверждение количества дней нахождения работника в командировке.

Как отмечено все в той же Пояснительной записке, для подтверждения пребывания работника в командировке достаточно представлять документы на проезд. Однако анализ разъяснений Минфина и Роструда за период с момента появления Постановления N 1595 говорит о том, что документов на проезд не всегда достаточно, и отмена командировочных удостоверений породила немало проблем и вопросов.

Срок командировки и проездные документы

Что касается проездных документов, которые должны подтвердить срок нахождения работника в командировке, перечень их в Положении N 749 (в редакции Постановления N 1595) не приведен. То есть если раньше надо было оформить командировочное удостоверение, то после его отмены бремя принятия решения о том, какие документы подтвердят время нахождения работника в командировке, переложено на плечи бухгалтера и самого работника.

Справедливости ради следует отметить, что финансисты высказались по данному вопросу (см., например, письма от 26.05.2015 N 03-03-05/30168, от 27.04.2015 N 03-03-06/2/24237), но разъяснения эти оставили столько же вопросов, сколько и формулировка п. 7 Положения N 749 (в редакции Постановления N 1595). Так, финансисты, ссылаясь на абз. 3 и 4 п. 1 ст. 252 НК РФ и на ч. 4 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ*(4), делают вывод, что подтверждением фактического срока пребывания работника в служебной командировке могут являться любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о факте нахождения работника в пути к месту командирования и обратно.

Относительно необходимости подтверждения обоснованности расходов на командировки сообщено, что НК РФ не регламентирует перечень документов или мероприятий, подтверждающих производственный характер. Таким образом, бухгалтер снова должен сам, во-первых, найти решение вопроса, во-вторых, придать ему соответствующий статус, в-третьих, следить за его исполнением.

В Письме от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28292 финансисты указывают, что документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д., а также приказ о направлении в командировку, подписанный руководителем организации. Все это примеры очень "правильных" ситуаций, в которых и вопроса не возникает о подтверждении расходов. А если работник по каким-то причинам задержался в командировке (в приказе даты одни, а билеты говорят о другом), остался после командировки в отпуск (также даты в приказе и в билетах не сходятся)? Финансисты об этом умалчивают, оставляя все на откуп хозяйствующим субъектам. Хотя в Письме от 30.04.2015 N 03-03-06/1/25283 приведены расплывчатые рассуждения по данному вопросу: расходы на приобретение проездного документа для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.

Иными словами, норма п. 7 Положения N 749 (в редакции Постановления N 1595) о подтверждении времени нахождения в командировке по проездным документам вызывает массу вопросов.

В командировку на личном транспорте

В своих разъяснениях чиновники акцентируют внимание на том, что норма п. 7 Положения N 749 (в редакции Постановления N 1595) распространяется лишь на случаи проезда к месту командировки на личном транспорте (см., например, письма Роструда от 15.05.2015 N 1168-6-1, от 10.04.2015 N 831-6-1, от 10.04.2015 N 831-6-1).

Как отмечают чиновники, порядок проезда к месту командировки на служебном, арендованном, попутном транспорте не урегулирован. Они предлагают такой порядок установить локальным нормативным актом, изданным в соответствии со ст. 8 ТК РФ. То есть вместо одного достаточно простого в оформлении документа, который однозначно и четко отвечает на вопрос "Сколько дней работник находился в командировке?", чиновники предлагают работодателю самостоятельно разработать порядок проезда к месту командировки на транспорте, отличном от находящегося в личном владении, и утвердить его локальным документом. Оформить командировочное удостоверение было несравнимо проще.

Финансисты также уделили внимание данному вопросу в Письме от 06.05.2015 N 03-03-06/1/26251; они рассказали, как подтвердить срок пребывания сотрудника в командировке, если он воспользовался услугами автотранспортной организации: в случае проезда работника к месту командирования и обратно к месту работы на транспорте сторонней автотранспортной организации, оказывающей налогоплательщику услуги по перевозке сотрудника, учитывая, что перечень оправдательных документов не закрыт, подтверждением фактического срока пребывания работника в служебной командировке, а также использования указанного транспорта могут являться любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о фактическом нахождении работника в пути к месту командирования и обратно на указанном транспорте.

Вопрос подтверждения срока нахождения в командировке работника, воспользовавшегося личным транспортом, не эквивалентен вопросу собственности данного транспорта. Даже если работник поехал в командировку на транспорте, принадлежащем ему на праве собственности, вопрос документального подтверждения срока нахождения в командировке остается открытым. Подтверждение - Письмо Минфина РФ от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28292. По мнению Департамента, в случае проезда работника к месту командирования и обратно к месту работы на личном транспорте, учитывая, что перечень оправдательных документов не закрыт, подтверждением фактического срока пребывания работника в служебной командировке, а также подтверждением использования личного транспорта могут являться любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о фактическом нахождении работника в пути к месту командирования и обратно. При этом в письмах Минфина РФ от 24.04.2015 N 03-03-06/1/23680, от 20.04.2015 N 03-03-06/22368 после вышеприведенной общей фразы отмечено: считаем, что служебная записка не является оправдательным документом, подтверждающим использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. То есть при направлении в командировку на личном транспорте служебная записка, упомянутая в п. 7 Положения N 749 (в редакции Постановления N 1595), время нахождения в командировке не подтверждает, а перечень оправдательных документов открыт - выбирайте сами.

При этом заметьте, как различаются разъяснения финансистов по вопросу документального подтверждения командировок: если раньше они приводили конкретный перечень документов, подтверждающих командировочные расходы, то теперь можно использовать буквально все, любые документы, лишь бы подтверждали расходы. Можно ли думать, что это следствие внесенных изменений или смягчение позиции самого ведомства? Видимо, все сказанное справедливо, пока дело не дошло до проверок. А при проверках выяснится, что не любой документ может подтвердить срок нахождения в командировке, да еще и не любая совокупность документов будет недостаточным подтверждением.

Последствия отсутствия документов, подтверждающих расходы на проезд до места командирования и обратно, - включение данных сумм в базы по НДФЛ и налогу на прибыль организаций (Письмо Минфина РФ от 08.05.2015 N 03-03-06/1/26918).

Закончим обзор разъяснений, раскрывающих многогранность проблемы подтверждения фактического срока нахождения работника в командировке, Письмом Минфина РФ от 20.04.2015 N 03-03-06/22368, в котором отмечено, что Минтруд готовит проект Постановления Правительства РФ "О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".

Таким образом, факт наличия проблемы подтверждения срока нахождения сотрудника в командировке после отмены командировочных удостоверения налицо: п. 7 Положения N 749 (в редакции Постановления N 1595) руководствоваться в работе непросто, давать разъяснения относительно использования данной нормы сложно.

Постановление N 771: решение проблемы?

Постановление N 771 принято чуть позднее, чем через полгода после Постановления N 1595, отменившего командировочные удостоверения и сделавшего вопрос определения срока нахождения сотрудника в командировке одним из актуальных. Постановление N 771 начало действовать с 08.08.2015.

Какие изменения внесло Постановление N 771 в п. 7 Положения N 749?

Как и ранее, общее правило звучит так: фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки. Однако теперь выделено несколько ситуаций, когда порядок определения срока нахождения работника в командировке отличается от общего правила.

Ситуация	Документы, подтверждающие срок нахождения работника в командировке
Работник направляется в командировку на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности)	В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и иных документов, подтверждающих маршрут следования транспорта)
Проездные документы отсутствуют		В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 N 490
Отсутствуют как проездные документы, так и документы по найму жилого помещения		При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки)

Из представленных положений Постановления N 771 видно, что вопрос об определении срока командировки в случае направления работника в место командирования и обратно на служебном транспорте или на транспорте, находящемся в собственности третьих лиц, решен в том плане, что эти случаи объединены со случаем направления работника в командировку на личном транспорте, что избавляет хозяйствующих субъектов от принятия локальных нормативных актов, издаваемых в соответствии со ст. 8 ТК РФ, которые рекомендовал в своих разъяснениях Роструд. Правда, это справедливо, если в период с 08.01.2015 до 08.08.2015 вы не направляли работника в командировку на транспорте, принадлежащем сторонним лицам.

Далее выделена ситуация, когда проездные документы отсутствуют. Согласно правилам Постановления N 771 бухгалтерам предлагают определять фактический срок нахождения работника в командировке по документам по найму жилого помещения в месте командирования. Представляется, что одним из первых вопросов, адресованных чиновникам главного финансового ведомства, будет вопрос о разнице по времени между выездом работника в командировку и прибытием в место командирования, когда даты командировки и даты счета из гостиницы не будут совпадать.

Третья ситуация, отличающая от общего правила, заключается в том, что отсутствуют как проездные документы, так и документы по найму жилого помещения. В данном случае на первый план выходят служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки). Чтобы не думать, что это за документ и как его оформить, предлагаем обратиться к Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты": командировочное удостоверение (форма N Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. То есть то, что в настоящее время прописано в абз. 4 п. 7 Положения N 749 (в редакции Постановления N 771), есть не что иное, как вольное описание отмененного документа "командировочное удостоверение". Только сейчас названный документ организация должна самостоятельно разработать, утвердить, предусмотреть, что он понадобится (то есть знать наперед, что не будет ни проездных документов, ни документов о найме жилого помещения), разъяснить все это работнику (который за много лет привык к командировочному удостоверению, а также наверняка знает, что названные удостоверения отменили), а работник должен объяснить контрагенту, зачем последнему ставить какие-то отметки, подтверждающие прибытие (убытие) работника к месту командирования (из места командировки) на документе, форму которого контрагент видит в первый раз.

Решило ли Постановление N 771 проблемы определения срока нахождения работника в командировке, возникшие после отмены командировочного удостоверения? На наш взгляд, лишь отчасти. Вопросы остались. Представляется, что в ближайшие полгода нас ждет немало разъяснений Минфина и Роструда по данному вопросу.

* * *

Постановлением N 1595, внесшим изменения в Положение N 749, отменено командировочное удостоверение и введен новый порядок определения фактического срока пребывания работника в командировке. Несмотря на то что в Пояснительной записке чиновники Роструда отмечают, что для подтверждения пребывания работника в командировке достаточно представлять документы на проезд, практика показывает, что это не так. Подтверждение тому - многочисленные разъяснения чиновников по данному вопросу и разработка нового порядка подтверждения срока нахождения работника в командировке через полгода после выхода Постановления N 1595. Однако и новое Постановление N 771, снимая вопросы в отдельных ситуациях, в целом не решает проблемы и оставляет место для споров, вопросов и разъяснений.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771.

*(2) Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

*(3) Пояснительная записка к проекту Постановления Правительства РФ "О признании недействующим пункта 8 Положения "Об особенностях направления работников в служебные командировки", утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

*(4) Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".