Вопрос: В результате подачи горячей воды прорвало трубы, намокли трудовые книжки (2 штуки). Мы их просушили, все записи читаемы, но вот печати немного потекли. Как я понимаю, необходимо выдать дубликат трудовых книжек, написав на титульном листе, что это дубликат, и начав записи в дубликате с указанием общего суммированного стажа, а затем переписать все данные с испорченной трудовой книжки. В этом случае (при читаемых записях) есть ли необходимость делать запросы в те организации? Основание записей тоже переписывать (приказы все и даты)? Если какая-то запись будет плохо читаема, куда делать запрос: в архив, в организацию или в ПФР? Если... (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", ноябрь 2015 г.)

В результате подачи горячей воды прорвало трубы, намокли трудовые книжки (2 штуки). Мы их просушили, все записи читаемы, но вот печати немного потекли. Как я понимаю, необходимо выдать дубликат трудовых книжек, написав на титульном листе, что это дубликат, и начав записи в дубликате с указанием общего суммированного стажа, а затем переписать все данные с испорченной трудовой книжки. В этом случае (при читаемых записях) есть ли необходимость делать запросы в те организации? Основание записей тоже переписывать (приказы все и даты)? Если какая-то запись будет плохо читаема, куда делать запрос: в архив, в организацию или в ПФР? Если сотрудник хочет восстановить трудовую книжку (сам обойти те фирмы, где работал), то что делать с испорченной трудовой книжкой (акт и утилизация)?

В рассматриваемом случае в дубликат из поврежденной трудовой переносятся все записи. Но это при условии, что все они читаемы. А если некоторые прочесть невозможно, то необходимо будет делать соответствующие запросы. В испорченном документе на самом первом листе делается пометка "выдан дубликат". Также указывается его серия и номер. При этом работник должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. В дубликате последовательно производятся все записи из испорченной трудовой книжки. В случае если какая-то запись не читаема, необходимо сделать запрос в организацию, либо работник может самостоятельно предоставить подтверждающие документы с предыдущего места работы.

Работник в оригинале не может восстановить трудовую книжку, при восстановлении трудовой книжки выдается дубликат. Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки, а работник, изъявив желание, может самостоятельно собрать подтверждающие документы с предыдущих мест работы.

Правовое обоснование

В соответствии с пп. а, б п. 32 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей") при оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами; сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

На основании п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек с представленных документов, подтверждающих стаж работы, кадровая служба снимает копии, заверяет их в установленном порядке и оставляет на хранении. Оригиналы документов возвращаются их владельцу.

Также для установления стажа трудовой деятельности, предшествующей выдаче дубликата, можно использовать сведения, содержащиеся у ПФР: справки о периоде уплаты страховых взносов, выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (СЗИ-5)? и пр.

Представляемые документы должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены оттиском печати.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", ноябрь 2015 г.