Устанавливаем разъездной характер работы (А. Никурадзе, журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 9, сентябрь 2015 г.)

Устанавливаем разъездной характер работы

А. Никурадзе,

старший юрист Департамента трудового права

Института профессионального кадровика

Журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 9, сентябрь 2015 г.

Законодательно не установлено, в каких случаях характер работы должен быть прописан в обязательном порядке. В данной статье мы разберемся, когда же может быть установлен разъездной характер работы, зачем прописывать территорию разъездов, а также какие надбавки и компенсации должны быть при этом установлены.

Когда необходимо указать, что характер работ разъездной

Одним из обязательных условий трудового договора предусмотрено указание в необходимых случаях характера работы (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Характер работы может быть разъездной, в пути, подвижной и др. Разъездной характер работы устанавливается работникам, выполнение трудовой функции которых связано непосредственно с разъездами. Например, юрист, в должностные обязанности которого входит участие в судебных процессах, консультирование заказчиков вне местонахождения его (юриста) рабочего места и т.д. То есть такому работнику необходимо установить разъездной характер работы, так как направление работника в поездку вне места постоянной работы может быть признано командировкой. И тогда работодателю грозят дополнительные финансовые затраты, ведь время нахождения в командировке оплачивается работнику исходя из его среднего заработка.

Законодатель устанавливает, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Следовательно, письменная фиксация условия о разъездном характере работы позволяет работодателю снизить затраты по дополнительным выплатам работникам. Ранее, до отмены командировочных удостоверений и служебных заданий, выгода разъездного характера работы была еще в уменьшении документооборота (при служебных поездках были необязательны командировочные удостоверения и служебные задания), но это время прошло.

Примечание. См. статьи: "Командировки "по-новому": нужно ли отказываться от командировочного удостоверения" на стр. 64 журнала N 3' 2015 и "Как оформить документы для командировки по новым правилам" на стр. 54 111 журнала N 5' 2015.

Получается, что установление разъездного характера работы необходимо, если выполнение трудовых обязанностей связано с возможными разъездами в черте города, в котором трудоустроен работник, либо в иной местности. Стоит отметить, что работодатель не только уменьшает затраты по выплате заработной платы, но и минимизирует риски привлечения к ответственности. Поясним: если с работником произойдет несчастный случай во время нахождения в служебной поездке, а работодатель не отразил его отсутствия по месту работы и в табеле учета рабочего времени была проставлена явка, то возникнет вопрос о несоблюдении законодательства и применении административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Правильно оформленный разъездной характер работы хотя и помогает работодателю во многом, но имеет также и свои минусы. Например, отраслевыми соглашениями могут быть установлены дополнительные гарантии и компенсации для работников, которые будут обязательными для работодателей. Но об этом скажем чуть ниже.

Фиксируем характер работы в документах

Как же установить разъездной характер работы? Для начала необходимо закрепить данное условие в рудовом договоре.

Достаточно много вопросов возникает у работников кадровой службы об указании территории разъездов. Нужно ли это? Или можно обойтись без ее упоминания? Обязанность по установлению территории разъездов при разъездном характере работы законодательно не закреплена, т.е. получается, что в случае отсутствия указания на нее каких-либо рисков для работодателя быть не должно.

Но, по нашему мнению, так как законом данный вопрос не урегулирован, то установление территории разъездов обезопасит работодателя от признания служебной поездки служебной командировкой. Одним из плюсов отсутствия в законе требований по данному вопросу является то, что работодатель может прописать территорию разъездов в тех пределах, которые ему необходимы.

Пример 1

Работник осуществляет трудовую деятельность в пределах столицы и пригорода, поэтому территория разъездов может быть указана как город Москва и Московская область. Если же работник перемещается по всей России, то работодатель может указать как отдельные города (в которых работник бывает чаще всего), так и всю территорию Российской Федерации. Запрета на это в законе нет.

Формулировка в трудовом договоре о разъездном характере работы может выглядеть следующим образом: "Работнику устанавливается разъездной характер работы с территорией разъездов - г. Москва и Московская область".

Обратите внимание, что при установлении разъездного характера работы и территории разъездов необходимо указание в трудовом договоре места работы сотрудника со ссылкой на адрес.

Еще одним обязательным условием при разъездном характере работы является установление перечня работ, профессий, должностей с разъездным характером работы в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах. Данное требование закреплено ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ. Таким образом, для соблюдения установленных законом норм перечни должностей, которым может быть установлен разъездной характер работы, должны быть закреплены в коллективном договоре (при его наличии), локальных нормативных актах работодателя.

При этом работодатель может разработать как отдельный локальный нормативный акт, например Положение о разъездном характере работ, так и включить все необходимые условия в уже существующий в организации локальный нормативный акт (Положение о направлении работников в командировку и служебные поездки и др.) Так, в локальном нормативном акте можно указать: "Перечень должностей с разъездным характером работы установлен в Приложении 1 к настоящему Положению" и приложить соответствующий список.

Мнение

Марианна Шилова, главный юрисконсульт Центра экономических услуг

Кроме перечисленных документов, работодателю желательно иметь еще один - журнал регистрации / учета служебных поездок (местных командировок). Его наличие в организации защищает интересы как работника, так и работодателя. Работник, отметившийся в журнале, докажет, что во время его отсутствия он не прогуливал, а был в разъездах, а работодатель сможет проконтролировать поездки сотрудников и установить, были ли нарушения трудового распорядка и режима работы с их стороны.

Для разработки журнала можно воспользоваться формами, утвержденными специальными актами для отдельных отраслей, см. например, приложение N 2 к Порядку использования и учета проездных документов, связанных со служебными поездками работников Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденному распоряжением Минтранса России от 07.04.2014 N МС-32-р.

Выглядеть журнал в небольшой компании может следующим образом.

Фрагмент журнала регистрации служебных поездок в организации

Общество с ограниченной ответственностью "Веретено"

Журнал регистрации служебных поездок

Дата	Отдел	Ф.И.О. / должность	Цель поездки / Адрес (населенный пункт)	Время отъезда / приезда
<...>	<...>	<...>	<...>	<...>
07.09.2015	Отдел АХО	Веретенов Анатолий Евгеньевич / начальник отдела	Встреча с клиентами по договору от 13.07.2015 N 24/2015 / г. Москва	11.50 / 17.00
08.09.2015	Общий отдел	Смирницкий Константин Николаевич / юрист	Заседание в Мосгорсуде / г. Москва	14.00 / до конца рабочего дня
<...>	<...>	<...>	<...>	<...>

Храниться он может, например, у секретаря, и все отъезжающие должны будут в нем регистрироваться.

Если компания средняя или крупная и в ней сложная структура, а отделы расположены удаленно, то целесообразно сделать такой журнал в каждом из структурных подразделений. В этом случае он может выглядеть следующим образом.

Фрагмент журнала учета местных поездок работников структурного подразделения

Общество с ограниченной ответственностью "Консалтинг-Управление"

Отдел: Продаж

Журнал учета местных поездок

Дата	Время (убытия / прибытия)	Ф.И.О. работника/ должность	Цель поездки	Виза руководителя
<...>	<...>	<...>	<...>	<...>
01.09.2015	09.00-18.00	Киреев Семен Васильевич / главный менеджер	Встреча с потенциальными покупателями / г. Коломна	Киреев 31.08.2015
01.09.2015	17.00-18.00	Широкова Антонина Михайловна / менеджер	Встреча с Мишуковой Н.С. (ЗАО "Олимп") по поводу поставки электроники / г. Москва	Широкова 01.09.2015
02.09.2015	09.00-13.00	Лопухин Илья Данилович / менеджер	Встреча клиентов из Китая в аэропорту Домодедово	Лопухин 01.09.2015
<...>	<...>	<...>	<...>	<...>

В некоторых случаях может быть полезно сделать журнал электронным и доступным по интернету, чтобы сотрудник мог зайти с любого гаджета (телефона, ноутбука, компьютера) и отметиться.

Важный момент, который часто упускают работодатели, заводя подобный журнал, - они не ознакамливают работников с правилами его заполнения. В этом случае он теряет свою цель, поскольку ни работодатель, ни работник не смогут на него сослаться в случае конфликта. Во избежание подобных ситуаций рекомендуем издать приказ (распоряжение) о порядке ведения журнала регистрации / учета поездок сотрудников. В нем следует прописать не только обязанность сотрудников отмечать дату, время и цель поездки, но и обязанность непосредственных руководителей (или иного лица, например, генерального директора организации) визировать поездки подчиненных.

На практике ежедневное визирование применяется не всегда, особенно когда в компании трудится много работников. Иногда свою подпись начальник ставит в конце недели / месяца. Но имейте в виду, во втором случае привлечь работника к ответственности за несанкционированный отъезд будет проблематично, ведь визирование было постфактум. Однако такие периодические проверки сами по себе дисциплинируют работников, поскольку они знают, что их непосредственный начальник может в любой момент проверить, отсутствовали они на рабочем месте по служебным причинам или по иным.

Компенсации при разъездном характере работ

Еще одним немаловажным вопросом, заботящим многих работодателей, у которых уже предусмотрен разъездной характер работы сотрудников, и тех, которые только хотят его установить, является вопрос о гарантиях и компенсациях, их размерах и порядке предоставления.

Перечень компенсаций работнику при направлении его в служебную поездку законодательно установлен (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ). В нем упомянуты:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Мнение

Марианна Шилова, главный юрисконсульт Центра экономических услуг

Обратите внимание: Минфин России разработал проект закона, который вносит изменение в ст. 168.1 ТК РФ (URL: http://regulation.gov.ru/projects#npa=36064). В частности, из расходов, которые компенсируются работодателем при служебных поездках, предлагается исключить иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения вышеуказанных расходов должны быть установлены коллективным договором, соглашениями в рамках социального партнерства, локальными нормативными актами или трудовым договором. Размер суточных, компенсация расходов по проезду, порядок возмещения дополнительных затрат могут быть отражены в Положении о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер. В Примере 2 приведем фрагмент положения, где обговаривается размер суточных исходя из расходов на питание.

Пример 2. Фрагмент Положения о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками

<...>

5.6. В случае направления Работника в служебную поездку Работодатель выплачивает суточные, установленные исходя из следующих размеров расходов:

<...>

5.6.3. Расходы на питание:

Направление	Завтрак	Обед	Ужин
РФ	610 рублей	780 рублей	1560 рублей
Европа, страны СНГ	25 евро	40 евро	60 евро
США	25 долларов США	45 долларов США	65 долларов США

<...>

5.7.1. Указанные в п. 5.6.1-5.6.3 суммы являются максимальными расходами в день.

5.7.2. Чаевые, включенные в счет, компенсируются. При этом совокупная сумма счета (питание и чаевые) не должна превышать установленных лимитов на питание, а чаевые должны составлять не более 15% общей суммы счета.

<...>

Примечание. См. статью "Что нужно знать об отраслевых соглашениях?" на стр. 48 журнала N 5' 2012.

Многие работодатели считают, что обязаны дополнительно выплачивать надбавку за разъездной характер работы. По общему правилу, установление надбавки за разъездной характер работы не предусмотрено. Однако имейте в виду, она может быть установлена отраслевыми / межотраслевыми / территориальными / региональными / межрегиональными соглашениями и нормативными правовыми актами, распространяющимися на определенные сферы деятельности.

Пример 3

Федеральное отраслевое соглашение по строительству и промышленности строительных материалов Российской Федерации на 2014-2016 годы предусматривает следующий порядок определения размеров суточных при разъездном характере работы: "В случаях, когда поездки в нерабочее время от места нахождения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы на объекте и обратно за день составляют не менее трех часов, в коллективных договорах и локальных нормативных актах суточные за разъездной характер работы рекомендуется устанавливать в размере до 20% месячной тарифной ставки (оклада) без учета коэффициентов и доплат, но не более 50% нормы суточных, выплачиваемых при командировках, а при поездках длительностью не менее двух часов - до 15% месячной тарифной ставки (оклада) без учета коэффициентов и доплат, но не более 40% нормы суточных, выплачиваемых при командировках".

Кроме того, рекомендуем обратить внимание на следующие нормативные правовые акты:

- постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 16.12.1960 N 1335/31 "Об утверждении Положения о порядке и размерах возмещения расходов работникам связи, железнодорожного, речного, автомобильного транспорта и шоссейных дорог, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков";

- постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 30.12.1965 N 818/39 "О порядке и размерах возмещения расходов работникам культурно-просветительных учреждений, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер";

- постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 11.03.1965 N 145/8 "О порядке и размерах возмещения расходов работникам просвещения, здравоохранения, жилищно-коммунального хозяйства, торговли и общественного питания и военизированной охраны железнодорожного транспорта, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков";

- постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 27.05.1981 N 149/9-67 "О порядке и размерах возмещения расходов работникам предприятий электрических сетей системы Министерства энергетики и электрификации СССР, постоянная работа которых имеет разъездной характер".

Данные акты применяются в части, не противоречащей ТК РФ, и имеют отраслевую специфику. В них работодатель найдет размер надбавок по различным отраслям, которые следует применять, если они его затрагивают.

Кроме того, работодатель вправе самостоятельно установить надбавку за разъездной характер работы и предусмотреть порядок ее расчета, размер и другие вопросы посредством включения их в коллективный договор или локальные нормативные акты организации (Пример 4).

Пример 4. Фрагмент коллективного договора

7.1. Работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, устанавливается надбавка в размере 15% месячного должностного оклада. Указанная надбавка выплачивается в случае, если работник был направлен в служебные поездки более двух раз в месяц не менее чем на два календарных дня.

Мнение

Марианна Шилова, главный юрисконсульт Центра экономических услуг

В локальном нормативном акте должен быть прописан и порядок выплаты компенсаций. Приведем пример.

Фрагмент Положения о разъездном характере работ

9. Порядок выплаты надбавки работникам ООО "Минэкспо", постоянная работа которых имеет разъездной характер

<...>

9.3. Надбавка в соответствии с пунктом 3 настоящего Положения выплачивается с момента выезда до момента возвращения к месту расположения ООО "Минэкспо" при обязательном условии выполнения работы в пределах установленной продолжительности рабочего времени.

9.4. Работникам, которым установлены часовые или дневные тарифные ставки, месячная тарифная ставка для установления размера надбавки определяется умножением часовой тарифной ставки на среднемесячное количество рабочих часов или рабочих дней в календарном году.

9.5. Работникам, труд которых оплачивается по сдельным расценкам, надбавка, предусмотренная настоящим Положением, выплачивается к установленным работникам тарифным ставкам по ЕТС.

9.6. Размер надбавки, предусмотренной настоящим Положением, не должен превышать размеров суточных, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

9.7. Выплата надбавки, предусмотренной настоящим Положением, производится работнику и за дни временной нетрудоспособности вне места постоянного жительства и расположения ООО "Минэкспо", на которые выдан листок нетрудоспособности.

9.8. Выплата надбавки работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, производится на основании документов, подтверждающих для каждого работника в отчетном месяце количество и продолжительность поездок (разъездов). Контроль за порядком выплаты надбавки в соответствии с настоящим Положением возлагается на главного бухгалтера.

9.9. Надбавка, выплачиваемая в соответствии с настоящим Положением, учитывается при исчислении среднего заработка в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

9.10. Настоящее Положение не распространяется на работников, которым выплачиваются суточные, предусмотренные при служебных командировках, надбавка за подвижной характер работы.

<...>

* * *

Как видите, законодательно не определено, в каких случаях должен быть установлен разъездной характер работы, что в определенном смысле развязывает работодателю руки. Ключевым моментом в данном вопросе является прописание порядка направления сотрудников в служебные поездки, размеров компенсаций, порядка их выплат в локальных нормативных актах работодателя, а также утверждения перечня должностей работников, которым полагаются такие выплаты. Главное не упускать из виду те соглашения в рамках социального партнерства, которые могут распространяться на сферу деятельности организации. При грамотном подходе работодатель облегчает себе жизнь. Ведь если работник "путешествует" во время исполнения трудовых обязанностей, установление разъездного характера работы минимизирует риски компании.