О хранении контрольной ленты (Д.А. Столяров, журнал "Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2015 г.)

О хранении контрольной ленты

Д.А. Столяров,

эксперт журнала "Предприятия общественного питания:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2015 г.

Можно ли контрольную ленту хранить не на бумажном, а на электронном носителе? На вопрос ответила Федеральная налоговая служба.

Об обязанностях пользователей ККТ

В силу п. 1 ст. 5 Федерального закона N 54-ФЗ*(1) организации и индивидуальные предприниматели, применяющие контрольно-кассовую технику, обязаны:

- обеспечивать ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и использованием ККТ;

- обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку, беспрепятственный доступ к соответствующей контрольно-кассовой технике, а также предоставлять им указанную документацию.

В пункте 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями*(2), сказано, что документация, связанная с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации ККТ, а также использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации, должны храниться в течение не менее пяти лет с даты окончания их использования.

Об ЭКЛЗ

В современных контрольно-кассовых машинах реализована возможность функционирования ЭКЛЗ (электронной контрольной ленты защищенной), представляющей собой программно-аппаратный модуль, обеспечивающий контроль работы ККМ путем:

- некорректируемой (защищенной от коррекции) регистрации в нем информации обо всех оформленных на ККМ платежных документах и отчетах закрытия смены, проводимой в едином цикле с их оформлением;

- формирования криптографических проверочных кодов для указанных документов и отчетов закрытия смены;

- долговременного хранения зарегистрированной информации в целях дальнейшей ее идентификации, обработки и получения необходимых сведений налоговыми органами.

Порядок использования ЭКЛЗ в ККМ определен в Методических указаниях по применению электронных контрольных лент защищенных в контрольно-кассовых машинах, утвержденных Решением ГМЭК (протокол от 25.06.2002 N 4/69-2002) (далее - Методические указания).

Согласно п. 3.7 Методических указаний снятые ЭКЛЗ подлежат хранению у пользователя в течение пяти лет с момента снятия. Причем пользователь обязан обеспечить сохранность ЭКЛЗ с зарегистрированной в ней информацией в течение указанного срока, соблюдая установленные в паспорте ЭКЛЗ условия хранения.

Отчетные документы

В пункте 4.4.1 Методических указаний отмечено: по информации, зарегистрированной в ЭКЛЗ, ККМ обеспечивает формирование по запросам таких отчетов (отчетных документов), как:

- отчет по закрытиям смен в заданном диапазоне дат;

- отчет по закрытиям смен в заданном диапазоне номеров смен;

- итоги смены по номеру смены;

- отчет итогов активизации;

- документ по номеру КПК;

- контрольная лента по номеру смены.

Представленные отчетные документы распечатываются ККМ на чековой ленте или вкладном бланке в стандартном формате, регламентированном техническими требованиями к ККМ.

В то же время в п. 2 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, содержится такое определение. Контрольная лента представляет собой первичный учетный документ, выполненный ККТ на бумажном или электронном носителе, содержащий сведения о контрольно-кассовой технике и наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт. Таким образом, нормы указанного документы допускают возможность хранения данных, содержащихся в контрольной ленте, в электронном виде.

Вывод

Организация (индивидуальный предприниматель) вправе хранить контрольную ленту на электронном носителе (ЭКЛЗ) при условии соблюдения п. 14 названного положения и обеспечения формирования по запросу налоговых органов отчетов, поименованных в п. 4.4.1 Методических указаний. О такой возможности ФНС упомянула в Письме от 24.08.2015 N АС-4-2/14893. Ранее чиновники настаивали на необходимости хранения в течение пяти лет контрольной ленты исключительно на бумажном носителе (письма ФНС РФ от 21.01.2014 N ЕД-4-2/665@, от 10.09.2012 N АС-4-2/14961@). Кстати, в Административном регламенте*(3), утвержденном Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 N 132н, сказано, что специалисты налоговой инспекции при исполнении соответствующей государственной функции рассматривают контрольные ленты ККТ на бумажном носителе и (или) распечатки контрольной ленты, выполненные на электронном носителе (пп. "д" п. 34).

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".

*(2) Утверждено Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 N 470.

*(3) Административный регламент исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения.