Финансовый мониторинг в системе внутреннего контроля организации (И.М. Дмитриева, журнал "Аудитор", N 10, октябрь 2015 г.)

Финансовый мониторинг в системе внутреннего контроля организации

И.М. Дмитриева,

д-р экон. наук, профессор,

профессор кафедры бухгалтерского учета

РЭУ им. Г.В. Плеханова

Журнал "Аудитор", N 10, октябрь 2015 г.

Статья посвящена вопросам организации финансового мониторинга как инструмента реализации системы внутреннего контроля в организациях, а также основным направлениям внутреннего контроля процессов производства и продаж, соблюдения договорных отношений с контрагентами.

В соответствии с требованиями ст. 19 "Внутренний контроль" Федерального закона "О бухгалтерском учете" [1] экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Экономический субъект, бухгалтерская (финансовая) отчетность которого подлежит обязательному аудиту, обязан организовать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Контрольные функции организации, реализуемые в рамках системы внутреннего контроля, во многом зависят от специфики ее деятельности, отраслевой направленности, организационной структуры, бизнес-процессов и многих других факторов. При этом несомненным является тот факт, что в современных экономических условиях система внутреннего контроля становится функцией процесса управления, в результате реализации которой обеспечивается так называемая обратная связь с управляемым объектом на всех стадиях управления и формируется информационная база для оперативных управленческих решений.

На крупных промышленных предприятиях система внутреннего контроля может быть адаптирована к условиям протекающих бизнес-процессов и в конечном счете интегрирована в систему менеджмента качества, которая включает все стадии производственного и управленческого циклов [3].

В небольших некоммерческих организациях, не ведущих предпринимательской деятельности, система внутреннего контроля нацелена на обеспечение контроля целевого и эффективного использования источников финансирования деятельности организаций на основе оценки рисков [2]. При этом независимо от масштабов, видов и целей деятельности организации функционирование системы внутреннего контроля должно отвечать ряду принципов, основным из которых является непрерывность внутреннего контроля. В качестве одного из возможных контрольных мероприятий в системе внутреннего контроля как в области процессов производства и продаж, так и в области целевого использования средств может рассматриваться применение финансового мониторинга. Информационной базой системы финансового мониторинга являются данные бухгалтерского и управленческого учета коммерческих и некоммерческих организаций.

Для принятия оперативных управленческих решений на основе мониторинга требуется тщательная разработка и внедрение в практику развитой системы аналитического учета, а также системы бюджетирования по отдельным функциональным направлениям деятельности организации. На основе получаемых из бухгалтерского учета данных при осуществлении финансового мониторинга ежемесячно формируется аналитический баланс и аналитический отчет о финансовых результатах. Указанные формы отчетности позволяют определить группы ключевых показателей для последующего мониторинга и анализа динамики и структуры расходов организации, процесса продаж, процесса снабжения и расчетов с кредиторами, расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами, финансовой деятельности, инвестиционной деятельности, стратегии развития, социальных показателей деятельности организации.

Заключение о финансовом состоянии организации является результатом анализа аналитического баланса, отчета о финансовых результатах, дополнительных данных из аналитических счетов и управленческой информации, что дает возможность получить выводы по следующим аспектам деятельности организации:

- обеспеченность организации собственными оборотными средствами;

- ликвидность имущества и платежеспособность организации;

- финансовая устойчивость (независимость);

- деловая активность (оборачиваемость);

- рентабельность (прибыльность).

Система финансового мониторинга предоставляет возможность контроля и регулирования уровня показателей, отражающих длительность операционного, кредитного, финансового и инвестиционного циклов деятельности организации, в частности:

- обеспечение текущего финансирования деятельности путем удовлетворения текущих потребностей организации, что включает привлечение собственных денежных средств и краткосрочное кредитование на обеспечение производственно-коммерческого цикла;

- контроль краткосрочных и долгосрочных финансовых вложений или финансовой деятельности;

- обоснование и контроль инвестиционных расходов как вложений во внеоборотные активы.

Для крупных многопрофильных организаций, ведущих деятельность по различным направлениям, в целях внутреннего контроля эффективности данных направлений целесообразно составлять внутреннюю сегментарную отчетность по сегментам бизнеса (географическим районам сбыта, типам покупателей, товарным ассортиментным группам и др.). Анализ данных внутренней сегментарной отчетности позволит осуществлять финансовый мониторинг и оперативный контроль показателей деятельности организации по сегментам в целях предотвращения появления и роста негативных тенденций в отдельных сегментах.

В области договорных отношений с контрагентами финансовый мониторинг настоятельно необходим, поскольку полученная информация будет служить основой либо для дальнейшего развития, либо для прекращения договорных отношений с поставщиками, подрядчиками, покупателями или заказчиками. Для целей контроля договорных взаимоотношений с контрагентами и предупреждения ухудшения результатов деятельности организации из-за неверного их выбора целесообразно проводить, например, ранжирование покупателей по категориям риска (высокий, средний, низкий) и присваивать категорию риска каждому покупателю или заказчику. Для проведения ранжирования может быть выработан соответствующий алгоритм, при разработке которого необходимо учитывать степень выполнения обязательств по расчетам за продукцию, работы или услуги, а также наличие и содержание первичной информации о заказчике. Ранжирование по категориям риска необходимо для проведения анализа надежности (деловой порядочности) и финансового состояния контрагентов, а также для принятия оперативных решений по предоставлению коммерческого кредита конкретным покупателям, при этом параметры кредитования будут определяться категорией риска. После анализа надежности и финансовой устойчивости заказчика или покупателя категория риска может быть изменена.

При осуществлении финансового мониторинга договорных отношений целесообразно формирование базы данных или досье на покупателей и заказчиков.

Необходимо разработать соответствующую внутреннюю форму управленческой отчетности и утвердить данную форму во внутренних распорядительных документах. Досье может включать структурированную совокупность всех имеющихся данных о заказчике или покупателе, в частности:

- реквизиты заказчика (наименование, адрес юридический и фактический, телефон, факс, платежные реквизиты);

- данные по должностным лицам заказчика, принимающим решения по тем или иным пунктам договоров;

- дату и результаты предварительных переговоров;

- результаты анализа финансового состояния и надежности (деловой порядочности) заказчика;

- данные по всем заключенным с заказчиком договорам и их фактическому исполнению, в том числе оперативные данные, отражающие полноту и своевременность отгрузок продукции, поставок товаров, выполнения работ и оказания услуг;

- данные по соотношению фактического и критического уровней дебиторской задолженности, расчетам за продукцию, работы и услуги;

- данные по проведенной работе по истребованию просроченной дебиторской задолженности (звонки, уведомления, личные посещения, взыскания долгов через специализированные агентства, обращения в арбитраж, продажа долгов);

- данные по сверкам дебиторской задолженности, полученным из расчетного бюро финансового отдела;

- данные по спорам в части претензионной и судебной работы, статистические данные по частоте заключения и преимущественным срокам договоров, выполнению покупателями и заказчиками договорных обязательств и другие возможные данные по аспектам договорных взаимоотношений организации с покупателями и заказчиками.

При осуществлении внутреннего контроля в сфере производства продукции, работ, услуг можно использовать такие контрольные мероприятия, как мониторинг эффективности использования ресурсов, мониторинг работы сотрудников, а также мониторинг соответствия выпускаемой продукции качественным параметрам и выполнения плана производства [3].

При реализации внутреннего контроля на этапе планировании продаж следует учитывать определенные критерии оптимальности планирования продаж готовой продукции.

Так, основным критерием оптимальности планирования продаж продукции в рыночных условиях является соблюдение параметров контроля при планировании продаж. К ним относятся: избранная модель развития организации, в том числе стратегия рыночной конкуренции; максимально возможный объем продаж, определенный на основе исследования рыночной конъюнктуры; оптимальный объем выпуска продукции, обеспечивающий равенство предельного дохода и предельных издержек; увязка планов продаж с планами производства, в том числе с оперативно-календарными графиками выпуска готовой продукции, для обеспечения выполнения планов продаж и отгрузок в установленные сроки и по утвержденной номенклатуре.

При планировании продаж должен также осуществляться контроль на предмет взаимного влияния видов продукции и объемов их сбыта. Необходимо отметить и целесообразность сочетания жесткой системы планирования (базовые ориентиры в долгосрочном планировании) и гибкой (корректировка краткосрочных и среднесрочных планов сбыта по мере изменения целей и условий функционирования организации), а также сочетания общих и вспомогательных планов сбыта. Кроме того, должна быть разработана система оперативного контроля выполнения планов сбыта через внедрение процедур мониторинга, анализа и контроля ежедневных отчетов о выполнении планов сбыта.

Действенным инструментом реализации системы внутреннего контроля в организациях является обязательное документальное оформление контрольной работы. Должностные лица организации должны регулярно составлять отчеты в письменной форме и за своей подписью представлять их в орган, выполняющий в организации контрольные функции. Лицо, проверяющее данные отчеты, также должно их завизировать, что будет свидетельствовать о том, что они проверены. Выполнение этого правила позволит не только проводить финансовый мониторинг документального обоснования выполненных контрольных действий, но и координировать и контролировать работу звеньев системы внутреннего контроля.

Во избежание злоупотреблений со стороны сотрудников организации и для повышения эффективности внутреннего контроля целесообразно периодически перераспределять функции и обязанности между работниками, имеющими необходимую квалификацию и допуск к соответствующим видам работ.

Снизить вероятность необнаружения ошибок в учетно-контрольной работе можно путем взаимного контроля работниками бухгалтерии фактического состояния учета на принимаемом или передаваемом участках учетных работ, что также позволит более гибко использовать бухгалтерский персонал. Кроме того, при работе на различных участках учета у бухгалтеров появляется возможность поддерживать на должном уровне свою квалификацию. Если же для работы на новом участке бухгалтеров придется дополнительно обучать, то при незначительных затратах эти работники станут взаимозаменяемыми, что позволит более рационально использовать трудовые ресурсы бухгалтерии. Организация путем осуществления постоянного мониторинга взаимозаменяемости работников бухгалтерии будет реализовывать один из важнейших принципов системы внутреннего контроля, а именно мотивацию и вовлеченность сотрудников в процессы внутреннего контроля.

Финансовый мониторинг состояния внутреннего контроля по отдельным бизнес-процессам или направлениям деятельности организации позволит усилить превентивное начало в контроле в целях предупреждения возникновения отклонений, ухудшающих финансово-хозяйственное состояние управляемого объекта, исключить возможные потери и затраты на приведение объекта контроля в требуемое состояние.

Внутренняя контрольная среда организации в совокупности с системой бухгалтерского учета должна обеспечивать реализацию следующих целей:

- сохранность и эффективное использование имущества организации;

- достижение требуемой точности и полноты учета и формирования отчетности;

- соблюдение сотрудниками организации законодательных норм, а также требований и предписаний, регламентированных внутренними документами организации;

- содействие улучшению финансово-экономических показателей деятельности организации;

- достижение и сохранение финансовой устойчивости организации.

Состояние внутренней контрольной среды и эффективность системы внутреннего контроля в организации подлежат постоянному мониторингу в целях открытости и доступности указанной информации для сотрудников организации по различным уровням управления.

Список литературы

1. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

2. Петров А.Н. Развитие системы внутреннего контроля в некоммерческих организациях [Текст]: автореф. дис. ... канд. экон. наук / А.Н. Петров. - М., 2015.

3. Савенков Л.Д. Модель системы сквозного внутреннего контроля на промышленных предприятиях [Текст]: автореф. дис. ... канд. экон. наук / Л.Д. Савенков. - М., 2015.