Новая форма отчета в ФСС РФ (Н.А. Яманова, журнал "Зарплата", N 10, октябрь 2015 г.)

Новая форма отчета в ФСС РФ

Н.А. Яманова,

эксперт журнала "Зарплата"

Журнал "Зарплата", N 10, октябрь 2015 г.

Из этой статьи вы узнаете:

- кто должен сдавать новый отчет в ФСС РФ;

- в какой срок нужно отчитаться;

- как заполнить новую форму отчета об использовании средств;

- какие документы нужно к ней приложить.

Фонд социального страхования РФ утвердил новые формы отчетности. Они приведены в письме от 02.07.2015 N 02-09-11/16-10779 (далее - письмо ФСС РФ):

- отчет об использовании сумм страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на финансовое обеспечение предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников (далее - отчет об использовании взносов на случай травматизма). Форма приведена в приложении N 2 к письму ФСС РФ;

- реестр застрахованных, прошедших обязательные периодические медицинские осмотры (далее - реестр застрахованных лиц). Бланк приведен в приложении N 1 к письму ФСС РФ.

Кто подает новые формы

Подать отчет об использовании взносов на случай травматизма должны компании, получившие в 2015 году разрешение территориального отделения ФСС РФ на финансирование предупредительных мер по сокращению травматизма.

Напомним, что для получения разрешения им нужно было до 1 августа 2015 года подать в ФСС РФ заявление о финансовом обеспечении предупредительных мер по сокращению травматизма и необходимые документы.

Примечание. Какие расходы можно оплатить за счет средств ФСС РФ

Полный перечень мероприятий по сокращению производственного травматизма, которые компания может провести за счет средств ФСС РФ, приведен в пункте 3 Правил, утвержденных приказом Минтруда России от 10.12.2012 N 580н.

После того как компания получила разрешение, у нее появляются дополнительные обязанности. Она должна (п. 12 Правил финансового обеспечения предупредительных мер, утвержденных приказом Минтруда России от 10.12.2012 N 580н, далее - Правила N 580н):

- вести учет средств, направленных на финансовое обеспечение предупредительных мер в счет уплаты страховых взносов;

- отчитываться перед фондом об их использовании.

В какой срок нужно подать новую форму

Отчет об использовании взносов на случай травматизма ежеквартальный. Его нужно представить в территориальное отделение ФСС РФ одновременно с формой 4-ФСС (п. 6 Порядка, утвержденного постановлением ФСС РФ от 15.10.2008 N 209, далее - Порядок заполнения отчета).

За 9 месяцев 2015 года нужно отчитаться не позднее (п. 2 ч. 9 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ):

- 20 октября - если вы сдаете форму 4-ФСС в бумажном виде;

- 26 октября - в электронном виде (срок сдачи 25 октября перенесен на ближайший рабочий день).

Как заполнять новый бланк

Прежний бланк отчета и Порядок заполнения отчета были утверждены постановлением ФСС РФ от 15.10.2008 N 209. Новая форма от него отличается, но Порядок заполнения отчета можно применить и к новой форме.

Состав отчета. Новая форма состоит из двух таблиц, в которых нужно указать:

- плановые суммы расходов на предупредительные меры по наименованиям расходов;

- фактические суммы расходов.

Прочерки. В обеих таблицах следует заполнить все графы. Если какого-то показателя нет, поставьте прочерк.

Исправление ошибок. Ошибки в отчете об использовании взносов на случай травматизма можно исправлять - зачеркнуть неверную сумму, вписать правильную и поставить под исправлением подпись и дату (п. 5 Порядка заполнения отчета).

Порядок заполнения и оформления. Форму нужно заполнять нарастающим итогом с начала года в рублях и копейках. Ее подписывают руководитель и главный бухгалтер компании (п. 8-10 Порядка заполнения отчета).

Какие документы нужно приложить к новой форме

Фактически произведенные расходы на финансирование предупредительных мер должны быть подтверждены документами о целевом использовании средств. Их нужно приложить к отчету об использовании взносов на случай травматизма. Иначе фонд не зачтет использованные средства в счет уплаты страховых взносов (п. 12 Правил N 580н).

Какие именно документы нужно представить, зависит от мероприятий, включенных в план финансового обеспечения. Перечень документов приведен в таблице на с. 13.

Все копии документов, подтверждающих расходы, нужно заверить (каждый лист) печатью компании в установленном порядке.

Как заполнить отчет об использовании взносов на случай травматизма, рассмотрим на примере финансирования расходов на обязательные периодические медосмотры.

Как отчитаться об использовании средств ФСС РФ на периодические медосмотры

Вы включили в план предупредительных мер проведение обязательных периодических медосмотров работников, занятых на работах с вредными или опасными производственными факторами.

Специалисты территориального отделения ФСС РФ приняли положительное решение о финансировании предупредительных мер и объеме финансового обеспечения.

Таблица

Какие документы нужно приложить к отчету об использовании взносов на травматизм

N п/п	Наименование предупредительных мер	Документы, прилагаемые к отчету об использовании взносов на травматизм
1	Проведение специальной оценки условий труда	Счет, платежное поручение с отметкой банка, акт выполненных работ, титульный лист отчета о проведении специальной оценки условий труда (СОУТ), сводная ведомость результатов проведения СОУТ, перечень рекомендуемых мероприятий по улучшению условий труда
2	Реализация мероприятий по приведению уровней воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на рабочих местах в соответствие с государственными нормативными требованиями охраны труда	Счет, счет-фактура, товарная накладная, платежное поручение с отметкой банка, акт выполненных работ, протокол результатов повторных измерений запыленности и загазованности воздуха на рабочих местах, проведенных аккредитованными лабораториями, карта специальной оценки по условиям труда
3	Обучение по охране труда	Счет, платежное поручение с отметкой банка, акт выполненных работ, список отдельных категорий работников, прошедших обучение по охране труда, копии удостоверений об обучении
4	Приобретение работникам специальной одежды, специальной обуви и других СИЗ, смывающих и (или) обезвреживающих средств	Счет, платежное поручение с отметкой банка, счет-фактура, товарная накладная, сертификаты (декларации) соответствия, справка на приобретенные СИЗ
5	Санаторно-курортное лечение работников	Счет, платежное поручение с отметкой банка, накладная на путевки, отрывной талон к санаторно-курортной путевке, список работников, прошедших лечение в санаторно-курортных учреждениях, копия заключительного акта по периодическим медицинским осмотрам, копия лицензии организации, осуществляющей санаторно-курортное лечение работников
6	Проведение обязательных периодических медицинских осмотров (обследований) работников	Реестр застрахованных, прошедших обязательные периодические осмотры, счет, платежное поручение с отметкой банка, акт об оказании услуг, копия заключительного акта по проведению периодического медицинского осмотра
7	Обеспечение работников лечебно-профилактическим питанием	-
8	Приобретение приборов для определения наличия и уровня содержания алкоголя (алкотестеры)	Счет, платежное поручение с отметкой банка, счет-фактура, товарная накладная, сертификат (декларация) соответствия
9	Приобретение приборов контроля за режимом труда и отдыха водителей (тахографов)	Счет, платежное поручение с отметкой банка, счет-фактура, товарная накладная, сертификат (декларация) соответствия
10	Приобретение аптечек для оказания первой помощи	Счет, платежное поручение с отметкой банка, счет-фактура, товарная накладная, сертификат (декларация) соответствия

Вместе с отчетом по форме 4-ФСС РФ нужно представить в фонд следующие документы:

- отчет об использовании взносов на случай травматизма (образец 2 на с. 18);

- реестр застрахованных лиц (образец 1 на с. 16);

- счет медицинской организации;

- платежное поручение с отметкой банка;

- акт об оказании услуг;

- копию заключительного акта по проведению периодических медицинских осмотров.

Заполняем реестр застрахованных лиц

Форма реестра застрахованных лиц приведена в приложении N 1 к письму ФСС РФ. Его нужно представлять в ФСС РФ в том числе в электронном виде в формате Excel (письмо ФСС РФ).

Для заполнения реестра застрахованных лиц вам понадобятся:

- заключительный акт, который медицинская организация составляет по итогам проведения осмотров;

- результаты спецоценки условий труда или действующей аттестации рабочих мест по условиям труда.

Заполнение реестра застрахованных лиц покажем на примере.

Пример 1. Оформление реестра застрахованных лиц

В ООО "Скульптор" трудятся 23 работника. Компания занимается производством изделий из пластмасс (код ОКВЭД 22.2).

В 2014 году в компании проведена специальная оценка условий труда.

В картах специальной оценки условий труда указаны факторы, по которым необходимо направлять работников на периодические медосмотры.

Все работники, занятые на работах с вредными условиями труда, включены в поименные списки для прохождения медосмотра. Списки утверждены работодателем.

В июле 2015 года компания обратилась в ФСС РФ с заявлением и пакетом документов на финансовое обеспечение предупредительных мер по сокращению травматизма.

В плане финансового обеспечения указано проведение обязательных периодических медосмотров работников, занятых на работах с вредными или опасными производственными факторами.

В сентябре 2015 года компания получила положительное решение территориального отделения фонда на использование средств ФСС РФ в размере 24 600 руб.

Нужно заполнить реестр застрахованных лиц, прошедших обязательные периодические медицинские осмотры.

Решение. В реестр застрахованных лиц нужно включить всех сотрудников, прошедших обязательный периодический медосмотр (образец 1 на с. 16).

Образец 1. Реестр застрахованных лиц

Приложение 1
к письму Фонда социального страхования РФ
от 2 июля 2015 г. N 02-09-11/16-10779

Реестр застрахованных, прошедших обязательные периодические медицинские осмотры

     Общество с ограниченной ответственностью "Скульптор", г. Москва,

       ул. Высоцкого, д. 11, строение 2,17701090559770101001, 22.2

-------------------------------------------------------------------------

 (наименование страхователя, адрес, регистрационный номер, код ОКВЭД)

Дата составления акта	Фамилия, имя, отчество	Пол	Год рождения	Стаж работы во вредных условиях (лет)	Вид работ	Вредный производственный фактор	Нуждаемость в проведении дополнительного обследования	Нуждаемость в обследовании в центре профпатологии	Нуждаемость в амбулаторном обследовании и лечении	Нуждаемость в стационарном обследовании и лечении	Нуждаемость в санаторно-курортном лечении	Профиль санатория	Нуждаемость в диспансерном наблюдении	Предварительный диагноз профзаболевания	Впервые установленные хронические соматическое заболевания (МКБ-10)	Впервые установленные профессиональные заболевания (МКБ-10)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17
14.09.2015	Бакелитов Олег Борисович	м	1962	-	Директор	Электромагнитное поле широкополосного спектра от ПЭВМ (работа более 50% рабочего времени)	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-
14.09.2015	Смолина Оксана Федоровна	ж	1978	-	Бухгалтер	Электромагнитное поле широкополосного спектра частот от ПЭВМ (работа более 50% рабочего времени)	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-
14.09.2015	Пластинина Пелагея Егоровна	ж	1990	-	Секретарь	Электромагнитное поле широкополосного спектра от ПЭВМ (работа более 50% рабочего времени)	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-
14.09.2015	Стеклов Игорь Иванович	м	1956	12	Штамповщик	Производственный шум, синтетические полимерные материалы	-	-	-	-	-	-	-	Аллергические заболевания дыхательных путей	L23	-
14.09.2015	Вяземский Анатолий Сергеевич	м	1969	10	Литейщик пластмасс	Производственный шум, синтетические полимерные материалы	-	-	-	-	-	-	-	Аллергические заболевания	J30.4	-
...	...	...	...	...	...	...	...	...	...	...	...	...	...	...	...	...

Графы 15 и 16 реестра заполнены на основании данных из заключительного акта. Его составляет медицинская организация по итогам проведения осмотров.

В акте указаны заболевания, выявленные в ходе медосмотра. Они указаны специальными кодами. Эти коды показываем в реестре.

Заполняем отчет об использовании взносов на травматизм

Если компания получила разрешение на расходование средств на проведение обязательных периодических медосмотров, ей нужно заполнить в отчете об использовании взносов на травматизм:

- в таблице 1 - графы 11 и 12 и итоговые графы 21 и 22;

- таблице 2 - графы 1, 13 и 14.

Как заполнить отчет, покажем на примере.

Пример 2. Оформление отчета об использовании взносов на случай травматизма

Продолжим пример 1. В ООО "Скульптор" трудятся 23 работника. Компания занимается производством изделий из пластмасс (код ОКВЭД 22.2).

В 2014 году в компании проведена специальная оценка условий труда. В картах специальной оценки условий труда указаны факторы, по которым необходимо направлять работников на периодические медосмотры. Все эти работники включены в поименные списки, утвержденные работодателем.

Медосмотр сотрудники компании прошли в июне 2015 года. На это мероприятие было израсходовано 47 150 руб. (2050 руб. х 23 чел.).

В июле 2015 года компания обратилась в территориальное отделение ФСС РФ с заявлением и пакетом документов на финансовое обеспечение предупредительных мер по сокращению травматизма.

В сентябре 2015 года организация получила положительное решение фонда на использование средств в размере 24 600 руб.

Нужно заполнить отчет об использовании взносов на случай травматизма за 9 месяцев 2015 года.

Решение. На проведение обязательных периодических медосмотров работников компания израсходовала 47 150 руб.

Согласно решению фонда организация вправе использовать сумму страховых взносов в размере 24 600 руб. Ее нужно указать в отчете об использовании взносов на случай травматизма:

- в графах 11 и 12 таблицы 1;

- графах 21 и 22 таблицы 1.

См. образец 2 на с. 18.

Образец 2. Отчет об использовании взносов на случай травматизма

Приложение 2
к письму Фонда социального страхования РФ
от 2 июля 2015 г. N 02-09-11/16-10779

Форма отчета составляется страхователем нарастающим итогом с начала года и представляется в исполнительные органы Фонда социального страхования Российской Федерации по месту регистрации одновременно с формой расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения (форма-4 ФСС) Заполняется в рублях и копейках

           Отчет об использовании сумм страховых взносов на обязательное социальное

страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на финансовое

обеспечение предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных

                заболеваний работников за 9 месяцев 2015 год (отчетный период)

                                         ----------   --

   Общество с ограниченной ответственностью "Скульптор" г. Москва,

    ул. Высоцкого, д. 11. строение 2. 17701090559770101001. 22.2

-------------------------------------------------------------------------

 (наименование страхователя, адрес, регистрационный номер, код ОКВЭД)

Проведение специальной оценки условий труда		Реализация мероприятий по приведению уровней воздействия вредных производственных факторов на рабочих с государственными нормативными требованиями охраны труда		Обучение по охране труда		Приобретение работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, а также смывающих и (или) обезвреживающих средств		Санаторно-курортное работников, на работах с вредными и(или) опасными производственными факторами		Проведение обязательных периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на работах с вредными производственными факторами		Обеспечение работников лечебно-профилактическим питанием		Приобретение страхователями, работники которых проходят обязательные предсменные и (или) предрейсовые медицинские осмотры, приборов для определения наличия и уровня содержания алкоголя (алкотестеры или алкометры)		Приобретение страхователями, осуществляющими пассажирские и грузовые перевозки, приборов контроля за режимом труда и отдыха водителей (тахографов)		Приобретение страхователями аптечек для оказания первой помощи		Итого расходов
План	Факт	План	Факт	План	Факт	План	Факт	План	Факт	План	Факт	План	Факт	План	Факт	План	Факт	План	Факт	План	Факт
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22
-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	24 600,00	24 600,00	-	-	-	-	-	-	-	-	24 600,00	24 600,00

В таблице 2 в графе 1 следует проставить общее число застрахованных - 23 человека и его же указать в графе 13 "Всего, число застрахованных, подлежащих периодическим медицинским осмотрам (обследованиям), (чел.)".

А в графе 14 - "Число застрахованных, прошедших периодические медицинские осмотры (обследования) за счет страховых взносов (чел.)" - 12 человек (24 600 руб. : 2050 руб.).

Еще один отчет, если средства ФСС РФ использованы не полностью

Ваша компания получила разрешение от ФСС РФ на финансирование, но не использовала выделенные средства полностью. Об этом нужно сообщить в территориальное отделение фонда до 10 октября 2015 года (п. 13 Правил N 580н).

Унифицированная форма такого сообщения не утверждена. Как правило, в территориальных отделениях ФСС РФ она есть на информационных стендах.