Проект номенклатуры дел юридического отдела (службы) организации (М.М. Сичкарева, журнал "Право и экономика", N 10 октябрь 2015 г.)

Проект номенклатуры дел юридического отдела (службы) организации

М.М. Сичкарева,

главный специалист в Аппарате правительства Пермского края

Журнал "Право и экономика", N 10, октябрь 2015 г.

Для крупной организации с полноценным юридическим отделом не сложно составить номенклатуру дел. Однако нередко встречается, что в организации нет юридического отдела, а обязанности юриста выполняет одно лицо, часто совмещая и с другими обязанностями, например, с ведением кадрового учета или секретарскими делами. Тем не менее, номенклатуру дел для юридических документов стоит все же сделать отдельную с целью их систематизации.

Целью создания номенклатуры дел является, в первую очередь, систематизация дел, заводимых в организации для всех видов документов. Номенклатура дел закрепляет индексацию документов, что необходимо для их регистрации и присвоения уникальных/индивидуальных номеров, что обеспечивает их систематизацию в делах. В процессе определения сроков хранения дел осуществляется первоначальная экспертиза ценности документов, именно номенклатура дел служит основой для научно-технической обработки дел и составления описей и последующего их архивного хранения*(1).

Чем предстоит руководствоваться при составлении номенклатуры дел:

Основным нормативным документом при составлении номенклатуры дел является приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (регистрационный N 38830).2.

1. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения". В ГОСТе дано определение номенклатуры дел.

2. Инструкция по делопроизводству организации (локальный акт), если таковой имеется.

3. Положение о структурном подразделении.

4. Устав или Положение об организации.

5. Для проставления срока хранения документов в номенклатуре необходимо пользоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: раздел 1.2. Организационные основы управления и раздел 1.4. Правовое обеспечение деятельности.

Предлагаем пример универсальной номенклатуры, которую можно использовать как "скелет" для составления индивидуальной номенклатуры дел юридического отдела.

Условно, можно выделить четыре крупные части документов для номенклатуры дел юридического отдела:

1. Организационные документы: положение об отделе; должностные регламенты сотрудников отдела; номенклатура дел отдела; опись дел отдела; акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; годовой отчет о работе отдела; поручения начальника отдела.

2. Профильные документы, сопровождающие основную деятельность отдела: договоры, претензии, протоколы, судебные документы, доверенности, переписка отдела. При необходимости в номенклатуру дел включаются те виды договоров, которые создаются и сопровождаются юридическим отделом, например:

- аренды, ст. 791 *(2)

- банковского счета, ст. 337

- возмездного оказания услуг, ст. 443

- доверительного управления имущества, ст. 123

- коммунального обслуживания организаций, ст. 817

- контрактации, ст. 752

- кредитные, ст. 340

- купли-продажи земельных участков, зданий, помещений, ст. 797, 940.

3. Учредительные документы организации: устав, регистрационные документы, документы о лицензировании.

4. Если организация - акционерное общество, в номенклатуру дел включаются те документы, которые юридический отдел уполномочен вести относительно акционеров, ценных бумаг и операций с ними.

Проект номенклатуры дел юридического отдела (службы) организации

    Наименование организации

       Наименование отдела

        Номенклатура дел

              N

    ----------  -----------

    -----------------------

       (место составления)

     На              год

        -------------

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения по Перечню *	Примечание
05*-01*	Положение о юридическом отделе Должностные регламенты сотрудников отдела. Копии.		3 года ст. 55 б ст. 80 б	После замены новыми Подлинники хранятся: Положение в ________; Должностные регламенты в ____
05-02	Номенклатура дел отдела		До замены новой ст. 200 б	Подлинник хранится в Управлении документационного обеспечения
05-03	Опись дел отдела: Постоянного срока хранения; Временного срока хранения		3 года (1) 3 года (4)	(1) после утверждения сводного годового раздела описи на ЭК (4) после уничтожения дел
05-04	Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению		3 года Ст. 202 (1)	(1) после составления сводного акта об уничтожении дел организации
05-05	Годовой отчет о работе отдела		5 лет (1) Ст. 475	(1) при отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации - постоянно.
05-06	Поручения начальника отдела		5 лет ЭПК ст. 7
05-07	Документы (заявления, копии учредительных документов, выписки из реестра, справки, решения, уведомления и др.) о государственной регистрации юридического лица, о прекращении деятельности юридического лица		15 лет ЭПК (1)	(1) после прекращения деятельности. Решения - постоянно * если в полномочия отдела входит обязанность по созданию и ведению этих документов
05-08	Свидетельства о государственной регистрации, о регистрации ликвидации юридического лица, уведомления на открытие филиалов, представительств		Постоянно Ст. 39	* если в полномочия отдела входит обязанность по созданию и ведению этих документов
05-09	Документы (доклады, акты, заключения, положения о правопреемственности) о реорганизации, переименовании организации, передаче из одной системы в другую		Постоянно Ст. 47	* если в полномочия отдела входит обязанность по созданию и ведению этих документов
05-10	Устав организации		Постоянно Ст. 50	* если в полномочия отдела входит обязанность по созданию и ведению этих документов
05-11	Договор о создании (учреждении) организации, изменения и дополнения к нему		Постоянно Ст. 51
05-12	Доверенности, выданные руководителем организации, на представление интересов организации		Постоянно Ст. 61
05-13	Лицензии, их дубликаты, заверенные копии		Постоянно Ст. 97
05-14	Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы документов		5 лет ЭПК Ст. 192	* если в полномочия отдела входит обязанность по созданию и ведению этих документов
05-15	Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, ходатайств, протоколов, определений, постановлений), предоставляемых в судебные инстанции		5 лет (1) Ст. 189	(1) После вынесения решения * возможно формирование дела по конкретному судебному спору
05-16	Переписка по оперативным правовым вопросам		3 года Ст. 194	* если в организации принято вести внешнюю переписку только на общем бланке организации и за подписью руководителя, то дело в номенклатуру можно не включать
05-17	Переписка с клиентами организации по вопросам претензий		3 года Ст. 194
05-18	Переписка с судебными инстанциями		5 лет Ст. 190 ЭПК
05-19	Документы (проекты, предложения, заключения, справки, сведения, информации, расчеты, переписка) о подготовке контрактов, соглашений, договоров		10 лет Ст. 493	* при необходимости в номенклатуру дел включаются те виды договоров, которые создаются и сопровождаются юридическим отделом
05-20	Резерв
05-21	Резерв
05-22	Резерв

Наименование должности руководителя      Подпись     Расшифровка подписи

структурного подразделения

Согласовано[2]

Протокол ЭК структурного подразделения

от     N

  -----   --------

Наименование должности       Подпись                 Расшифровка подписи

руководителя архива                            (лица, ответственного за архив)

Дата

--------

* 05 - номер структурного подразделения в организации

* 01 - номер дела

Список литературы

1. Сичкарева, М.М. Номенклатура дел отдела кадров [Текст] / М.М. Сичкарева // Хороший секретарь - 2015. - N 1.

2. Сичкарева М.М. Проект номенклатуры дел юридического отдела (службы) организации.

3. Sichkareva M.M. Project of nomenclature of affairs of the legal department (service) organization.

------------------------------------------------------------------------

*(1) Сичкарева, М.М. Номенклатура дел отдела кадров [Текст] / М.М. Сичкарева // Хороший секретарь - 2015. - N 1.

*(2) Номер статьи указан по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 (Приказ Минкульта N 558 от 25.08.2010).