Все, что нужно знать бухгалтеру о тахографах (Т. Петрухина, журнал "Практическая бухгалтерия", N 11, ноябрь 2015 г.)

Все, что нужно знать бухгалтеру о тахографах

Т. Петрухина,

налоговый консультант

Журнал "Практическая бухгалтерия", N 11, ноябрь 2015 г.

Все фирмы и ИП, которые занимаются перевозками пассажиров и грузов, должны оборудовать автомобили тахографами. Это такие специальные устройства, позволяющие фиксировать движение транспорта и режим работы водителя. Помимо тахографов нужны также карты водителя и предприятия.

Сразу предупредим: устанавливать тахограф нужно независимо от того, эксплуатирует организация собственный или арендованный транспорт. Важна категория, технические характеристики и назначение автомобиля. Подробно это описано в Приложении N 2 к приказу Минтранса России от 13.02.2013 N 36. А для наглядности загляните в таблицы на странице 51.

Транспортные средства, на которые нужно (либо нет) ставить тахограф

Ставить обязательно

Категория транспортного средства	Описание
	В автомобиле помимо места водителя более восьми мест для сидения, а технически допустимая максимальная масса не превышает 5 тонн
	В автомобиле кроме места водителя более восьми мест для сидения, а технически допустимая максимальная масса превышает 5 тонн
	ТС предназначены для перевозки грузов, технически допустимая максимальная масса составляет свыше 3,5 тонны, но не более 12 тонн
	ТС предназначены для перевозки грузов, технически допустимая максимальная масса превышает 12 тонн

Ставить не нужно

Категория транспортного средства	Описание
и	ТС используют для городских и пригородных регулярных перевозок в соответствии с Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. N 112
Неважно	ТС, допущенные к международным автомобильным перевозкам в соответствии с карточкой допуска на автомобиль для международных автомобильных перевозок грузов и пассажиров (приказ Минтранса России от 16 июня 2014 г. N 158), оснащаемые контрольными устройствами в соответствии с требованиями Европейского соглашения от 01.07.1970 года
Неважно	Пассажирские и грузовые троллейбусы
Неважно	Автобетононасосы, автобетоносмесители, автогудронаторы, автокраны и транспортные средства, оснащенные кранами-манипуляторами, автомобили скорой медицинской помощи, автоэвакуаторы, пожарные автомобили, ТС для коммунального хозяйства и содержания дорог, ТС для обслуживания нефтяных и газовых скважин, ТС для перевозки денежной выручки и ценных грузов, ТС с подъемниками с рабочими платформами, медицинские комплексы на шасси транспортных средств, автолавки, автобусы для ритуальных услуг, автомобили-дома, бронированные транспортные средства, самоходные сельскохозяйственные машины, передвижные лаборатории и мастерские, передвижные репортажные телевизионные студии
Неважно	Транспортные средства, зарегистрированные военными автомобильными инспекциями или автомобильными службами федеральных органов исполнительной власти, в которых предусмотрена военная служба
Неважно	Транспортные средства органов, ведущих оперативно-разыскную деятельность
Неважно	Транспортные средства, зарегистрированные органами, которые надзирают за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники
Неважно	Транспортные средства по перечню, утвержденному постановлением Правительства РФ от 30.08.2012 N 870
Неважно	Находящиеся в эксплуатации автобусы с числом мест более 20 и грузовые автотранспортные средства с полной массой свыше 15 тонн, предназначенные для междугородных и международных перевозок, оснащенных до 8 ноября 2013 года при изготовлении тахографами в соответствии с постановлением Правительства РФ от 03.08.1996 N 922

О сроках установки тахографов и покупке специальных карт

То, в какой срок и как именно оснащать автомобили тахографами, подробно описано в приказе Минтранса России от 21.08.2013 N 273. Не будем подробно цитировать этот нормативный документ. Скажем лишь, что предельные сроки установки тахографа зависят от типа транспорта:

- грузовики категорий N 2 и N 3, перевозящие опасные грузы, - до 1 апреля 2014 года;

- автобусы категорий M2 и M3, перевозящие пассажиров, а также грузовики категории N 3 с полной массой свыше 15 тонн, предназначенные для междугородных перевозок, - до 1 июля 2014 года;

- грузовики категории N 3, перевозящие неопасные грузы, - до 1 сентября 2014 года;

- грузовики категории N 2, перевозящие неопасные грузы, - до 1 апреля 2015 года.

Что касается карт водителя и предприятия, то они входят в состав тахографа. Поэтому нужно будет купить и эти вещи. Карты приобретайте у организаций-изготовителей. Перечень таких организаций опубликован на официальном сайте Росавтотранса в разделах "Система тахографического контроля РФ" и "Тахографический контроль ЕСТР".

Обычно карты водителей приобретает сама организация и за свой счет. Причина проста - именно работодатель обязан установить тахограф, чтобы соблюдать режима работы и отдыха шофера.

Поскольку карта водителя именная, работник лично оформляет заявление и передает его работодателю. Форма заявления произвольная. Ее можно взять на сайте регионального пункта выдачи карт водителей. В каждом регионе может быть свой образец. Вместе с заявлением нужно запросить копии удостоверения личности водителя (паспорта) и водительского удостоверения.

Это предусмотрено пунктом 10 Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 21.05.2012 N 145.

Зачастую организации-изготовители требуют заверить все документы печатью и подписью работодателя и представить дополнительно два документа. Во-первых, ходатайство о выдаче карты водителя с указанием наименования и почтового адреса организации. Во-вторых, копию страхового свидетельства (СНИЛС) водителя.

Бывает, что при трудоустройстве у сотрудника уже есть активная карта. При таком раскладе получать новую карту не нужно, так как человек может иметь только одну действительную карту водителя. А новую карту можно оформить только при ее повреждении, утере или краже.

После изготовления карты водителя передайте ее сотруднику, на которого она оформлена. Ведь она именная. Карты водителям можно выдать под подпись, например, по ведомости (см. образец на стр. 52). В ней укажите данные карт, даты их выдачи, фамилию, имя, отчество сотрудника.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью "Механики"

Ведомость выдачи карт водителей на 2015 год

N п/п	Ф.И.О.	Табельный N	Карта		Цена (без НДС), руб.	Дата выдачи	Срок действия, лет
			наименование	серийный N
...	...	...	...	...	...	...	...
13	А.Ю. Гнусов	335	водителя	1837768768	2500	19.10.2015	3
14	И.А. Бардов	336	водителя	1840869869	2500	19.10.2015	3

Лицо, ответственное

за ведение ведомости:    бухгалтер        Крайнова        У.Г. Крайнова

                      --------------     -----------  --------------------

                        должность          подпись     расшифровка подписи

Отдельно остановимся на том, можно ли удержать стоимость карты водителя с сотрудника, который увольняется. Сделать так не получится. И вот почему.

Как мы уже сказали, карты водителей входят в состав тахографа. А оснащать автомобиль тахографом - прямая обязанность всех работодателей, которые занимаются перевозками пассажиров и грузов. Таковы требования пункта 1 статьи 20 Закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ. Соответственно, оформлять карту водителя для работника (если у него нет действующей) тоже обязан работодатель.

Вывод: все расходы, связанные с приобретением карты, возлагаются на организацию (ИП). Да и вся первичка будет оформлена на работодателя. Вот и получается, что тахограф вместе с картой - собственность работодателя. А перекладывать подобные затраты на сотрудника организация не вправе.

Сложности возникают из-за того, что карта водителя именная. То есть использовать ее может только тот человек, на которого она оформлена. После увольнения из фирмы, оформившей и выдавшей ему карту водителя, карта остается действующей. Конечно, речь идет о ситуации, когда карта еще действующая и не повреждена. Для организации эта карта бесполезна. Ведь она не сможет ее передать другому водителю. А вот бывший сотрудник вправе использовать активную карту водителя при трудоустройстве к новому работодателю.

Работодатель не может оставить себе карту водителя при его увольнении, иначе лишит того возможности трудиться в дальнейшем. Пока карта активная, сотрудник не сможет получить новую. А это прямое нарушение его прав.

Таким образом, хоть карта и является собственностью организации, принадлежать она может лишь тому, на чье имя оформлена. И поэтому остается у сотрудника после увольнения. В законодательстве отсутствует требование возвращать ее работодателю.

Но данный факт не является поводом для того, чтобы удерживать стоимость карты из зарплаты увольняемого. Произвести удержание по инициативе работодателя можно только в определенных случаях. А случай с водительскими картами к таким не относится (ст. 137, 238, 240 ТК РФ).

Как отразить в бухучете тахографы и карты

Тахограф, который купили и поставили на авто в соответствии с требованием статьи 20 Закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ, учтите как основное средство (п. 4 ПБУ 6/01). Стоимость тахографа списывайте через амортизацию. Причем в первоначальную стоимость тахографа нужно включить также плату за его установку. Это следует из пункта 8 ПБУ 6/01.

В учетной политике для целей бухучета фирма может установить лимит стоимости, в пределах которого основные средства отражают в составе материалов. Этот лимит не должен превышать 40 тысяч рублей (абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01). Тогда тахограф со стоимостью в пределах лимита можно учесть в составе материалов. Приобретение и списание такого тахографа оформите и отразите в бухучете в обычном порядке, предусмотренном для материалов.

Стоимость приобретенных карт водителя и предприятия отразите в составе материалов. Проводки такие:

Дебет 10 Кредит 60

- оприходованы карты;

Дебет 19 Кредит 60

- отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 23 (25, 26, 29, 44...) Кредит 10

- списана стоимость карты, переданной работнику.

Обратите внимание! За управление транспортным средством или его выпуск на линию без тахографа предусмотрена административная ответственность (ч. 1 ст. 11.23 КоАП РФ).

Про налог на прибыль и упрощенку

При расчете налога на прибыль учитывайте тахограф в зависимости от его первоначальной стоимости. Если тахограф вместе с расходами на его доставку и установку оказался дороже 40 тысяч рублей, то это основное средство. Значит, объект нужно амортизировать (п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ). Кстати, тахографы относятся к четвертой амортизационной группе со сроком полезного использования свыше пяти до семи лет включительно.

Тахограф же стоимостью 40 тысяч рублей и меньше учитывайте в составе материальных расходов. Срок службы тахографов превышает один год. Поэтому при методе начисления фирма может самостоятельно определить порядок списания имущества с учетом срока использования и других экономических показателей. Например, единовременно или равномерно в течение нескольких отчетных периодов (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Организация на кассовом методе налоговую базу уменьшают после передачи тахографа в эксплуатацию и его оплаты поставщику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Затраты на покупку карт водителя и предприятия спишите как материальные расходы (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Также компания вправе учесть эти затраты в составе прочих расходов, сославшись на подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Это подтвердили чиновники Минфина России в письме от 25.06.2013 N 03-03-06/1/23941.

Ну и пару слов про плательщиков упрощенного налога. Если фирма или ИП выбрали объект "доходы", плата за тахограф и карты на налоговые обязательства не влияет. А вот тем, кто платит упрощенный налог с разницы между доходами и расходами, повезло больше. Такие хозяйствующие субъекты могут учесть как стоимость самого тахографа, так и стоимость карт. Здесь действуют общие правила статей 346.16, 346.17 Налогового кодекса РФ.