Вопрос: К нам обратился сотрудник для восстановления утерянной трудовой книжки. Какие документы мне необходимы для восстановления стажа сотрудника (примерно 8 лет в разных компаниях, мы - последний работодатель)? Как именно сделать запись в трудовой книжке? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

К нам обратился сотрудник для восстановления утерянной трудовой книжки. Какие документы мне необходимы для восстановления стажа сотрудника (примерно 8 лет в разных компаниях, мы - последний работодатель)? Как именно сделать запись в трудовой книжке?

Для выдачи дубликата работнику и восстановления его стажа он должен предъявить работодателю по последнему месту работы такие документы как справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов с предыдущих мест работы, копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнениях, заверенные предыдущими работодателями.

Сведения, вносимые в дубликат, должны соответствовать тем, что содержатся в документах, на основании которых он заполняется.

На первой странице в верхнем правом углу дубликата трудовой книжки проставляется запись "Дубликат". На ней же указываются сведения о работнике.

В разделе "Сведения о работе", в графу 3, необходимо внести общий стаж работы суммарно, т.е. сколько лет, месяцев, дней работник работал на прошлых местах работы (например, "Общий стаж работы 5 лет 4 месяца 23 дня").

Обратите внимание на то, что оформление дубликата отличается от заполнения раздела трудовой книжки "Сведения о работе": наименование работодателя не вносится в качестве заголовка в графу 3 указанного раздела.

Записи после указания суммарного стажа работы вносятся на основании надлежаще оформленных документов в следующем порядке:

1) графа 2 - дата приема к предыдущему работодателю на работу;

2) графа 3 - наименование работодателя, структурное подразделение, работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации;

3) графа 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о приеме на работу;

4) графа 2 - дата перевода на другую постоянную работу (в случае если такие переводы были);

5) графа 3 - подразделение, должность или специальность, на которую был переведен работник;

6) графа 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о переводе на другую постоянную работу;

7) графа 2 - дата увольнения;

8) графа 3 - основание увольнения;

9) графа 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись об увольнении.

Последним периодом работы указывается работа у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки. Сведения о работы у Вас вносятся в трудовую книжку согласно общим правилам, т.е. сначала идет наименование работодателя, а потом сведения о приеме на работу, переводах, увольнении.

Правовое обоснование:

Для оформления дубликата работнику необходимо обратиться с заявлением к работодателю по последнему месту работы, который не позднее 15 дней со дня подачи заявления выдает дубликат трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Согласно п. 32 настоящих Правил при оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69, если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.