Учет расходов на сотовую связь (И. Зернова, журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2015 г.)

Учет расходов на сотовую связь

И. Зернова,

эксперт журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2015 г.

Конечно, никто не будет спорить, что сотовая связь - это очень удобный и быстрый способ связи. Ведь с ее помощью сотрудники учреждения могут оперативно решать возникающие в ходе исполнения ими трудовых функций вопросы. В этой статье представлен перечень необходимых мероприятий, которые следует провести в учреждении в целях обеспечения сотрудников сотовой связью, а также рассмотрено, как учитываются в бюджетном учете расходы, связанные с проведением таких мероприятий.

Мероприятия для обеспечения сотрудников сотовой связью

Учреждение вправе осуществлять расходы по оплате сотовой связи при наличии выделенных лимитов бюджетных обязательств на оплату услуг связи.

Переговоры, произведенные с использованием сотовой связи, должны носить производственный характер, а расходы по ее оплате должны быть подтверждены соответствующими документами.

Для обоснования произведенных расходов по оплате услуг сотовой связи учреждению следует:

- разработать положение о пользовании сотовой связью;

- издать приказ об утверждении перечня должностей сотрудников, которым необходимо пользоваться сотовой связью для исполнения своих трудовых обязанностей;

- издать приказ об установлении лимита расходов на использование сотовой связи (это менее трудоемкий способ учета расходов);

- предусмотреть в должностных инструкциях сотрудников необходимость использования мобильной связи в служебных целях;

- располагать иными документами, подтверждающими необходимость и обоснованность расходов на сотовую связь.

Расходы по оплате услуг сотовой связи могут производиться либо самим учреждением, либо его сотрудниками.

В первом случае у учреждения возникают расходы не только по оплате услуг связи, но и по приобретению сотовых телефонов и сим-карт.

Во втором случае учреждение производит выплату компенсации за использование личных телефонов сотрудников в служебных целях, а также за возмещение сотруднику произведенных им на оказанные услуги сотовой связи расходов.

Рассмотрим подробно указанные случаи обеспечения сотрудников сотовой связью.

Расходы на обеспечение сотрудников сотовой связью

Заключение контракта (договора) с оператором сотовой связи. В целях обеспечения сотрудников сотовой связью учреждением заключается контракт (договор) с оператором сотовой связи.

Заключение учреждением контракта (договора) с оператором сотовой связи нужно осуществлять в соответствии с положениями Федерального закона N 44-ФЗ*(1).

В контракте (договоре) должны быть указаны следующие сведения и условия:

а) дата и место заключения договора;

б) наименование (фирменное наименование) оператора связи;

в) реквизиты расчетного счета оператора связи;

г) наименование учреждения, место нахождения (юридический адрес и адрес фактического нахождения), номер свидетельства о государственной регистрации, индивидуальный номер;

д) оказываемые услуги сотовой связи;

е) адрес, порядок и способ предоставления счета за оказанные услуги сотовой связи (предоставление детализированных счетов);

ж) система оплаты услуг телефонной связи;

з) порядок, сроки и форма расчетов;

и) др.

Казенные учреждения при заключении контрактов (договоров) на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг в пределах доведенных им в установленном порядке соответствующих лимитов бюджетных обязательств вправе предусмотреть авансовые платежи с учетом положений п. 29, 29(1) Постановления Правительства РФ от 27.12.2014 N 1563 "О мерах по реализации Федерального закона "О федеральном бюджете на 2015 год и на плановый период 2016 и 2017 годов" (далее - Постановление Правительства РФ N 1563).

Положениями пп. "а" п. 29 указанного документа определено, что казенные учреждения вправе предусматривать авансовые платежи при заключении договоров (государственных контрактов) о поставке товаров, выполнении работ и оказании услуг в пределах доведенных им в установленном порядке соответствующих лимитов бюджетных обязательств в размере до 30% суммы договора (государственного контракта), но не более 30% лимитов бюджетных обязательств, доведенных на соответствующий финансовый год по соответствующему коду бюджетной классификации РФ, если иное не установлено федеральными законами и нормативными правовыми актами Правительства РФ, с последующей оплатой денежных обязательств, возникающих по договорам (государственным контрактам) о поставке товаров, выполнении работ и оказании услуг, после подтверждения поставки товаров, выполнения работ и оказания услуг, определенных договорами (государственными контрактами) (их этапами), в объеме произведенных платежей.

Вместе с тем требования пп. "а" п. 29 Постановления Правительства РФ N 1563 не распространяются на договоры (государственные контракты), условиями которых предусматривается обязательство по выполнению работ (оказанию услуг), их этапов продолжительностью не более одного месяца после оплаты договора (государственного контракта), этапа его исполнения.

Таким образом, в соответствии с вышеизложенными нормами казенные учреждения вправе устанавливать в договорах (государственных контрактах) об оказании услуг сотовой связи авансовые платежи в размере до 100% суммы ежемесячной оплаты обязательств за услуги сотовой связи по договору (государственному контракту) при условии, что услуги, оплата за которые произведена, будут предоставлены не позднее чем через месяц после их оплаты (письма Минфина РФ от 16.03.2015 N 02-03-09/13951 (направлено для руководства и использования в работе Письмом ФНС РФ от 20.03.2015 N НД-4-5/4469), от 19.03.2015 N 02-03-11/15046, от 06.04.2015 N 02-03-11/19217, от 18.05.2015 N 02-01-10/28328, от 05.06.2015 N 02-03-11/32599, Федерального казначейства от 10.07.2015 N 07-04-05/05-457).

Приобретение сотовых телефонов. При обеспечении сотрудников сотовой связью учреждение несет расходы на приобретение сотовых телефонов.

Согласно п. 38 Инструкции N 157н*(2) материальные объекты имущества, независимо от их стоимости, со сроком полезного использования более 12 месяцев, предназначенные для неоднократного и ли постоянного использования на праве оперативного управления в процессе деятельности учреждения при выполнении работ, оказании услуг, осуществления государственных полномочий (функций) либо для управленческих нужд учреждения, учитываются в составе основных средств.

Поскольку сотовые телефоны предполагается использовать в деятельности учреждения более 12 месяцев, их следует учитывать в составе объектов основных средств.

В бюджетном учете расходы по их приобретению нужно относить на статью 310 "Увеличение стоимости основных средств" КОСГУ (Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденные Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 N 65н (далее - Указания о порядке применения бюджетной классификации)).

Стоимость сотовых телефонов:

- списывается с балансового учета при их выдаче в эксплуатацию с одновременным принятием на забалансовый счет 21 "Основные средства стоимостью до 3 000 руб. включительно в эксплуатации", если стоимость каждого не превышает 3 000 руб.;

- списывается на расходы учреждения в момент выдачи в эксплуатацию в виде начисленной 100% амортизации, если стоимость каждого составляет от 3 000 до 40 000 руб.;

- постепенно переносится на расходы путем начисления амортизационных отчислений, если стоимость каждого превышает 40 000 руб.

Приобретение сим-карт. При обеспечении сотрудников сотовой связью учреждение приобретает у организации - оператора сотовой связи сим-карты. Условиями контракта (договора) может быть предусмотрено, что сумма, уплаченная при приобретении сим-карт:

- засчитывается в счет оплаты будущих услуг сотовой связи (полностью зачисляется на лицевой счет абонента, а стоимость самой услуги по подключению равна нулю). В данном случае это надо расценивать как выданный аванс;

- является платой за телефонный номер. В таком случае стоимость сим-карт отражается в расходах единовременно в том отчетном периоде, в котором учреждению фактически оказана услуга связи (выделен телефонный номер).

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации расходы по приобретению сим-карт нужно учитывать по подстатье 221 "Услуги связи" КОСГУ.

Оплата услуг сотовой связи. Учреждением производятся расходы по оплате услуг сотовой связи. Затраты на уплату ежемесячных платежей по услугам связи включаются в расходы учреждения по мере предъявления организацией - оператором связи документов. Расходы по предоставленным услугам связи также относятся на подстатью 221 "Услуги связи" КОСГУ.

Для наглядности рассмотрим вышеуказанное на примере.

Пример 1

Казенным учреждением заключен договор на поставку четырех сотовых телефонов на сумму 6 000 руб. и четырех сим-карт - 3 200 руб. (условиями договора предусмотрено, что их стоимость учитывается в счет оплаты будущих услуг сотовой связи). Казенным учреждением произведена предварительная оплата в размере 100% сотовых телефонов и сим-карт. В течение пяти дней сотовые телефоны и сим-карты были получены и поставлены на учет, затем выданы в эксплуатацию. Организацией - оператором сотовой связи за месяц был предъявлен счет за оказанные услуги связи в размере 5 000 руб. Учреждение не формирует себестоимость оказываемых услуг.

Указанные операции будут отражены в бюджетном учете казенного учреждения следующей корреспонденцией счетов:

Содержание операции	Дебет		Кредит		Сумма, руб.
Произведена предоплата за сотовые телефоны	1 206 31 560		1 304 05 310		6 000
Произведена предоплата за сим-карты в счет оплаты будущих услуг сотовой связи	1 206 21 560		1 304 05 221		3 200
Отражены капитальные вложения в основные средства		1 106 31 310		1 302 31 730	6 000
Приняты к учету в качестве основных средств сотовые телефоны		1 101 34 310		1 106 31 310	6 000
Зачтена предварительная оплата сотовых телефонов		1 302 31 830		1 206 31 660	6 000
Выданы в эксплуатацию сотовые телефоны		1 401 20 271 Забалансовый счет 21		1 101 34 310	6 000
Учтены затраты по оказанным услугам сотовой связи		1 401 20 221		1 302 21 730	5 000
Зачтена в счет оплаты оказанных услуг сотовой связи стоимость сим-карт		1 302 21 830		1 206 21 660	3 200
Произведен окончательный расчет за услуги сотовой связи ((5 000 - 3 200) руб.)		1 302 21 830		1 304 05 221	1 800

Компенсация расходов на сотовую связь

Как было указано выше, практикуется и другой способ обеспечения сотрудников сотовой связью: с согласия или ведома работодателя сотрудники используют в служебных целях личные сотовые телефоны. В этом случае работодатель должен выплатить компенсацию за использование сотовых телефонов, а также возместить работнику произведенные расходы (ст. 188 ТК РФ).

Размер такой компенсации устанавливается в локальном акте и (или) в трудовых (коллективных) договорах с сотрудниками. Там же необходимо определить и условия выплаты компенсации. Например, компенсация должна выплачиваться ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце; за время, когда работник находился в отпуске, командировке или был нетрудоспособен, компенсация не выплачивается.

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации расходы по выплате компенсации следует относить на подстатью 212 "Прочие выплаты" КОСГУ.

Нужно ли облагать такую компенсацию НДФЛ?

В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Финансовое ведомство в Письме от 20.04.2015 N 03-04-06/22274 отметило, что поскольку гл. 23 "Налог на доходы физических лиц"

НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями Трудового кодекса.

Как было отмечено выше, Трудовой кодекс определяет, что при использовании сотрудником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества сотруднику следует выплачивать компенсацию за использование, износ (амортизацию) имущества, принадлежащего ему, а также возмещать расходы, связанные с его использованием. Размер такого возмещения расходов должен предусматриваться соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ согласно п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества сотрудника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

Должны быть документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

Возмещение работникам произведенных ими расходов по оплате услуг связи с использованием сотовых телефонов в производственных целях не будет облагаться НДФЛ, если:

- учреждение проводит анализ переговоров сотрудников в рамках выделенного лимита на предмет их соответствия служебным целям. Для этого следует использовать детализированный отчет сотового оператора;

- подтвержден факт наличия расходов по оплате услуг связи и служебный характер телефонных переговоров работника.

Поскольку ни Налоговый кодекс, ни трудовое законодательство не содержат перечня документов, которыми подтверждается служебный характер разговоров, учреждение вправе самостоятельно утвердить (приказом или иным локальным нормативным актом) необходимые для такого обоснования документы.

Следует также выяснить, являются ли объектом обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды сумма компенсации за использование личных сотовых телефонов сотрудников и услуги сотовой связи.

Из подпункта "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ следует, что не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Поскольку обязанность выплачивать такую компенсацию определена трудовым законодательством, на нее не нужно начислять страховые взносы на обязательное социальное страхование.

Превышение лимита расходов на сотовую связь

Иногда возникает ситуация, что сотрудниками превышается установленный им лимит расходов на услуги сотовой связи. Что делать в этом случае?

Сумму превышения лимита сотрудник должен возместить за счет собственных средств. Погасить сверхлимитный расход он может путем внесения в кассу учреждения суммы превышения или написать письменное заявление на удержание этой суммы из его заработной платы.

При удержании из заработной платы сотрудника суммы перерасхода лимита расходов на сотовую связь следует помнить, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Произвести удержание суммы превышения лимита расходов по услугам сотовой связи из заработной платы сотрудника без его согласия учреждение не вправе, поскольку ст. 137 ТК РФ не содержит такого основания.

В бюджетном учете казенного учреждения внесение сотрудником в кассу суммы превышения лимита расходов по услугам сотовой связи следует отразить следующей корреспонденцией счетов:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Отражена задолженность сотрудника за сверхлимитные расходы по услугам сотовой связи	1 205 31 560	1 401 10 130
Внесена сотрудником в кассу учреждения плата за сверхлимитные расходы по услугам сотовой связи	1 201 34 510	1 205 31 660
Поступили средства на лицевой счет из кассы учреждения	1 210 03 560 1 304 05 221	1 201 34 610 1 210 03 660
Отражены расчеты с бюджетом по возмещению сверхлимитных расходов по услугам сотовой связи в учете администратора доходов бюджета (получателя бюджетных средств), осуществляющего отдельные полномочия по начислению и учету платежей в бюджет	1 304 04 130 1 303 05 830	1 303 05 730 1 304 05 221
Отражены перечисления в доход бюджета сверхлимитных расходов по услугам сотовой связи у администратора доходов бюджета	1 210 02 130	1 304 05 221

Пример 2

Казенному учреждению оператором сотовой связи выставлен счет на оплату услуг сотовой связи за месяц в сумме 5 000 руб. Из представленной детализации счета выявлено превышение сотрудником лимита расходов на сотовую связь в сумме 400 руб. Возмещение расходов учреждения на услуги связи осуществляется путем внесения денежных средств в кассу учреждения. Казенное учреждение наделено отдельными полномочиями по начислению и учету платежей в бюджет. Учреждение не формирует себестоимость оказываемых услуг.

В учете казенного учреждения необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:

Содержание операции	Дебет		Кредит	Сумма, руб.
Отражены расходы на услуги сотовой связи согласно предъявленному счету	1 401 20 221		1 302 21 730	5 000
Перечислены денежные средства на оплату услуг сотовой связи	1 302 21 830		1 304 05 221	5 000
Отражена задолженность сотрудника за сверхлимитные расходы по услугам сотовой связи	1 205 31 560		1 401 10 130	400
Внесена сотрудником в кассу учреждения плата за сверхлимитные расходы по услугам сотовой связи	1 201 34 510		1 205 31 660	400
Отражено поступление средств на лицевой счет из кассы учреждения		1 210 03 560 1 304 05 221	1 201 34 610 1 210 03 660	400
Отражена задолженность перед бюджетом		1 304 04 130	1 303 05 730	400
Отражено исполнение обязательства по перечислению в доход бюджета сверхлимитных расходов по услугам сотовой связи		1 303 05 830	1 304 05 221	400

В бюджетном учете казенного учреждения удержание из заработной платы сотрудника сверхлимитных расходов по услугам сотовой связи следует отразить следующими записями:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Отражена задолженность сотрудника за сверхлимитные расходы по услугам сотовой связи	1 205 31 560	1 401 10 130
Удержаны из заработной платы сотрудника денежные средства в сумме сверхлимитных услуг связи	1 302 11 830	1 304 03 730
Перечислена с лицевого счета, открытого в ОФК, в бюджет удержанная из заработной платы сумма	1 304 03 830	1 304 05 211
Отражены расчеты с бюджетом по возмещению сверхлимитных расходов по услугам сотовой связи в учете администратора доходов бюджета (получателя бюджетных средств), осуществляющего отдельные полномочия по начислению и учету платежей в бюджет	1 304 04 130 1 303 05 830	1 303 05 730 1 205 31 660
Отражено поступление в доход бюджета сверхлимитных расходов по услугам сотовой связи у администратора доходов бюджета	1 210 02 130	1 205 31 660

Пример 3

Воспользуемся условиями предыдущего примера и изменим их. Допустим, что возмещение сверхлимитных расходов учреждения за услуги связи осуществляется путем удержания из заработной платы сотрудников.

В этом случае в бюджетном учете казенного учреждения следует сделать следующие записи:

Содержание операции	Дебет		Кредит		Сумма, руб.
Отражены расходы на услуги сотовой связи согласно предъявленному счету	1 401 20 221		1 302 21 730		5 000
Перечислены денежные средства на оплату услуг сотовой связи	1 302 21 830		1 304 05 221		5 000
Отражена задолженность сотрудника за сверхлимитные расходы по услугам сотовой связи		1 205 31 560		1 401 10 130		400
Удержаны из заработной платы сотрудника денежные средства за сверхлимитные расходы по услугам сотовой связи		1 302 11 830		1 304 03 730		400
Перечислены в бюджет удержанные из заработной платы сверхлимитные суммы расходов		1 304 03 830		1 304 05 211		400
Отражена задолженности перед бюджетом		1 304 04 130		1 303 05 730		400
Отражено исполнение обязательства по перечислению в доход бюджета сверхлимитных расходов по услугам сотовой связи		1 303 05 830		1 205 31 660		400

* * *

В статье приведены способы обеспечения сотрудников сотовой связью. Рассмотрен порядок бюджетного учета расходов по оплате услуг сотовой связи. Текстовая часть подкреплена наглядными примерами с приведенной в них корреспонденцией счетов.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".

*(2) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.