В командировку в первый месяц работы (В. Ульянов, журнал "Практический бухгалтерский учет", N 11, ноябрь 2015 г.)

В командировку в первый месяц работы

В. Ульянов,

эксперт "ПБУ"

Журнал "Практический бухгалтерский учет", N 11, ноябрь 2015 г.

Практически ни один работодатель в своей предпринимательской деятельности не обходится без направления сотрудников в командировки. Случается, что такое направление происходит в месяце, который является для них первым рабочим.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется в том числе и сохранение среднего заработка (ст. 167 ТК РФ).

Порядок расчёта среднего заработка определён статьёй 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.07 N 922) (далее - положение о среднем заработке). Напомним основные его нормы.

Для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных ТК РФ, устанавливается единый порядок её исчисления. При любом режиме работы расчёт средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется рассматриваемый заработок. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно) (ч. 3 ст. 139 ТК РФ).

В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчёта среднего заработка, но при этом не должно ухудшаться положение работников.

Для расчёта средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат.

Перечень возможных выплат приведён в пункте 2 положения о среднем заработке. К таковым, в частности, отнесены:

- заработная плата, начисленная работнику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;

- премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;

- выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда, повышенная оплата труда на тяжёлых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы;

- надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет (стаж работы), знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объёма выполняемых работ, руководство бригадой и другие;

- заработная плата, окончательно рассчитанная по завершении предшествующего событию календарного года, обусловленная системой оплаты труда, независимо от времени начисления. Для расчёта среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие) (п. 3 положения о среднем заработке).

При определении среднего заработка премии и вознаграждения учитываются в следующем порядке (п. 15 положения о среднем заработке):

- ежемесячные премии и вознаграждения - фактически начисленные в расчётном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчётного периода;

- премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, - фактически начисленные в расчётном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчётного периода, и в размере месячной части за каждый месяц расчётного периода, если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчётного периода;

- вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, - независимо от времени начисления вознаграждения.

Если время, приходящееся на расчётный период, отработано не полностью или из него исключалось время в соответствии с пунктом 5 положения о среднем заработке, премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчётном периоде, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время в расчётном периоде (ежемесячные, ежеквартальные и др.).

Если же работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, то таковые при определении среднего заработка учитываются в фактически начисленных суммах в порядке, предусмотренном пунктом 15 положения о среднем заработке.

Для расчёта среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие).

При определении среднего заработка используется средний дневной заработок. Средний дневной заработок (), в свою очередь, исчисляется путём деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные дни в расчётном периоде (), включая премии и вознаграждения, учитываемые в соответствии с пунктом 15 положения, на количество фактически отработанных в этот период дней () (п. 9 положения о среднем заработке):

.

Средний же заработок работника () определяется путём умножения среднего дневного заработка на количество дней (календарных, рабочих) () в периоде, подлежащем оплате: .

Как видим, для того чтобы исчислить средний заработок при любом режиме работы, необходимы данные:

- о фактически начисленной работнику заработной плате и

- о фактически отработанном им времени

- за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата, либо за иной расчётный период, который установлен коллективным договором (локальным актом).

Разные расчётные периоды

Расчётный период в общем случае - это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу сохранения среднего заработка. Первый месяц работы сотрудника может приходиться на два календарных месяца. От того, в каком из них работник направляется в командировку, зависит, имеются ли у него фактические начисления и отработанное время в указанном периоде.

Пример 1

Сотрудник принят на работу в организацию с 23 ноября с нормальным режимом рабочего времени (пятидневка с двумя выходными днями субботой и воскресеньем), с 7 по 11 декабря его направили в командировку, оклад работника - 35 000 руб., за отработанное время в ноябре ему начислена премия 2000 руб.

Расчётным периодом при определении среднего заработка, сохраняемого работнику в связи с нахождением в командировке, будет период с декабря 2014 года по ноябрь 2015 года. В указанный период им отработано 6 рабочих дней. По календарю пятидневной рабочей недели в ноябре 2015 года 20 рабочих дней. За отработанное время работнику начислена заработная плата 10 500 руб. (35 000 руб. : 20 дн. х 6 дн.) и премия 2000 руб. Поскольку премия начислена за фактически отработанное время, то она полностью учитывается при определении фактических начислений, используемых при определении среднего дневного заработка. Исходя из этого искомая его величина - 2083,33 руб./дн. ((10 500 руб. + 2000 руб.) : 6 дн.).

В командировке сотрудник находился 5 рабочих дней. Следовательно, сумма сохраняемого среднего заработка - 10 416,67 руб. (2083,33 руб./дн. х 5 дн.).

Если же сотрудник направляется в командировку в месяце, когда он был принят на работу, то весь расчётный период, предшествующий месяцу направления его в служебную поездку, он не работал. Поэтому у него не будет фактически отработанных дней и, соответственно, фактически начисленной заработной платы. Тогда в силу пункта 7 положения о среднем заработке искомый заработок определяется исходя из размера заработной платы, начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце наступления случая, с которым связано его сохранение. В нашем случае расчётным периодом будет промежуток времени с первого трудового дня по день, предшествующий началу командировки.

Пример 2

Несколько изменим условие примера 1: принятый на работу 9 ноября сотрудник направлен в командировку с 25 ноября по 4 декабря, оклад сотрудника - 35 000 руб.

В ноябре до отъезда в командировку сотрудник отработал 12 рабочих дней, за них ему начислено 21 000 руб. (35 000 руб. : 20 дн. х 12 дн.). Тогда средний дневной заработок составит 1750 руб./дн. (21 000 руб. : 12 дн.).

Поскольку командировка продлилась 8 рабочих дней, то сумма сохраняемого за работником на её время среднего заработка равна 14 000 руб. (1750 руб./дн. х 8 дн.).

На период командировки в примере 2 пришлось два выходных дня - суббота и воскресенье (28 и 29 ноября). За выходной или нерабочий праздничный день, в который командированный сотрудник не выполнял служебное поручение, выплачиваются только суточные (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 N 749).

Если работник в выходные или нерабочие праздничные дни в период командировки:

- выполнял служебное поручение;

- выехал в командировку или вернулся из неё;

- находился в пути, -

ему выплачивается заработная плата в размере не менее двойной дневной ставки, если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени (ст. 153 ТК РФ, п. 9 положения о командировках, письмо Минтруда России от 05.09.13 N 14-2/3044898-4415). Конкретные размеры оплаты работы в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом.

При работе сотрудника в командировке в выходной или нерабочий праздничный день в табеле учёта рабочего времени дополнительно проставляется буквенный код "РВ" или цифровой код "03". Если работодатель при направлении сотрудника давал ему указание о продолжительности работы в выходной день, то в табеле приводится количество отработанных часов в такой день (п. 2 письма Минтруда России от 14.02.13 N 14-2-291).

Окончание примера 2

Дополним условие примера: при направлении работника в командировку в связи с необходимостью выполнения служебного поручения в срок суббота 28 ноября для него является рабочим днём (письменное согласие сотрудника на работу в выходной день во время командировки работодателем получено).

На время командировки сотрудника пришлось 8 рабочих дней и работа в субботу 28 ноября. Поскольку этот день выходной и за ноябрь им полностью отработана месячная норма рабочего времени, то за этот день за работником сохраняется двойной средний заработок. Таким образом, за время командировки работнику начислено 17 500 руб. (1750 руб./дн. х 8 дн. + (1750 руб./дн. х - 1 дн. х 2)).

Конкретные размеры оплаты работы в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом.

В табеле учёта рабочего времени по строке работника в поле за 28-е число проставляется код "РВ" (03).

Бывает, что сотрудника направляют в командировку в первый день начала его работы. Правило для определения среднего заработка для такого случая установлено пунктом 8 положения о среднем заработке. Если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчётный период, до начала расчётного периода и до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, средний заработок определяется исходя из установленной ему тарифной ставки, оклада (должностного оклада) и количества рабочих дней месяца, в котором он был принят на работу.

Пример 3

Несколько изменим условие примера 2: сотрудник с первого дня работы (9 ноября) направлен в командировку, из которой он возвратился 19 ноября.

Поскольку у работника отсутствует фактически начисленная заработная плата до наступления командировки, то для расчёта среднего заработка используется его оклад. Тогда средний дневной заработок равен 1750 руб./дн. (35 000 руб. : 20 дн.). Командировка сотрудника продлилась 9 дней, исходя из этого сумма причитающегося среднего заработка за время командировки - 15 750 руб. (1750 руб./дн. х 9 дн.).

Вполне возможно, что в течение первого месяца работы нового сотрудника у работодателя произойдёт повышение тарифных ставок, окладов (должностных окладов).

Порядок определения среднего заработка работника при повышении в организации тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения определён пунктом 16 положения о среднем заработке.

Если повышение тарифных ставок, окладов произошло в расчётный период, то выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчётном периоде за предшествующий повышению период времени, повышаются на коэффициенты, которые рассчитываются путём деления тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения, установленных в месяце последнего повышения тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения, на тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение, установленные в каждом из месяцев расчётного периода.

Пример 4

Сотрудник был принят на работу 21 декабря (его оклад-35 000 руб.), в командировку он направляется с 12 по 21 января 2016 года. С 1 января в организации осуществлено повышение окладов, с этой даты оклад работника - 40 250 руб.

В расчётном периоде (январь-декабрь 2015 года) сотрудник отработал 9 рабочих дней. По календарю пятидневной рабочей недели в декабре 2015 года 23 рабочих дня. За отработанное время ему начислено 13 695,65 руб. (35 000 руб. : 23 дн. х 9 дн.).

Коэффициент индексации среднего заработка равен 1,15 (40 250 : 35 000). Следовательно, при исчислении среднего заработка в расчёт необходимо взять сумму 15 700 руб. (13 695,65 руб. х 1,15). С учётом этого средний дневной заработок составит 1750 руб./дн. (15 700 руб. : 9 дн.), а сохраняемый за работником на время командировки (8 рабочих дней) средний заработок - 14 000 руб. (1750 руб./дн. х 8 дн.).

Вторая командировка за месяц

В первый месяц работы новый сотрудник может быть направлен в командировку дважды.

Если он был направлен в первую командировку в месяце, следующем за месяцем приёма, то расчёт среднего дневного заработка, используемого при обоих расчётах сохраняемого заработка, не будет отличаться от варианта, приведённого в примере 1.

Однако не исключена вероятность, что эти две командировки будут приходиться на один календарный месяц приёма на работу. Расчёт среднего заработка по второй командировке осуществляется исходя из размера заработной платы, начисленной за фактически отработанные работником дни в этом месяце.

При определении же среднего заработка по первой командировке возможны варианты в зависимости от того, начинается ли эта командировка с первого дня работы или же до её начала сотрудник уже трудился.

Пример 5

Сотрудник принят на работу со 2 ноября, его оклад - 35 000 руб.

Вариант 1. Работника направили в первую командировку с 9 по 11 ноября, во вторую - с 20 по 24 ноября.

До первой командировки сотрудник отработал 4 рабочих дня, за что ему было начислено 7000 руб. (35 000 руб. : 20 дн. х 4 дн.). Указанные величины используются в качестве знаменателя и числителя при определении среднего дневного заработка. Полученное значение 1750 руб./дн. (7000 руб. : 4 дн.) будет исходным при определении суммы сохраняемого заработка за первую командировку. И она равна 5250 руб. ((1750 руб./дн. х 3 дн.), где 3 - количество рабочих дней командировки).

При исчислении среднего заработка из расчётного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ (подп. "а" п. 5 положения о среднем заработке). Поэтому 3 дня нахождения работника в командировке и сохранённый за это время средний заработок 5250 руб. не учитываются при определении сохраняемого среднего заработка за время второй командировки.

Между командировками сотрудник отработал 6 рабочих дней, за них ему начислено 10 500 руб. (35 000 руб. : 20 дн. х 6 дн.).

На момент второй командировки сумма заработной платы, начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце до её начала, составила 17 500 руб. (7000 + 10 500), общее же количество отработанных дней - 10 дн. (4 + 6). Исходя из этого величина среднего дневного заработка - 1750 руб./дн. (17 500 руб. : 10 дн.). Сотрудник и во второй командировке находился 3 рабочих дня. Поэтому и на этот раз ему начисляется всё та же сумма 5250 руб. (1750 руб./дн. х 3 дн.).

Не исключена вероятность, что две командировки будут приходиться на один календарный месяц приёма на работу. Расчёт среднего заработка по второй командировке осуществляется исходя из размера заработной платы, начисленной за фактически отработанные работником дни в этом месяце.

Вариант 2. Работника направили в первую командировку с 2 по 6 ноября, во вторую - с 20 по 24 ноября.

Поскольку первая командировка начинается в первый день работы сотрудника, то для определения сохраняемого среднего заработка используется установленный ему оклад. Средний дневной заработок тогда равен 1750 руб./дн. (35 000 руб. : 20 дн.). На время первой командировки пришлось 4 рабочих дня. Исходя из этого сумма причитающегося среднего заработка за время этой командировки - 7000 руб. (1750 руб./дн. х 4 дн.).

Данная сумма, как и рабочие дни командировки, не учитывается при определении среднего заработка за дни второй командировки.

Между командировками сотрудник отработал 9 рабочих дней, за них ему начислено 15 750 руб. (35 000 руб. : 20 дн. х 9 дн.). Путём деления второй величины на первую определяется размер среднего дневного заработка, используемого при исчислении сохраняемого среднего заработка по второй командировке. Искомые величины - 1750 руб./дн. (15 750 руб. : 9 дн.) и 5250 руб. ((1750 руб./дн. х 3 дн.), где 3 - количество рабочих дней нахождения работника в командировке) соответственно.

Вполне возможно, что в первый месяц работы у вновь принятого сотрудника изменится оклад (у работодателя на момент приёма сотрудника была занята соответствующая штатная единица, которая освобождалась в ближайшее время, поскольку увольнялся работник. Между работодателем и работником была достигнута договорённость о том, что после её освобождения будет оформлено дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе его на эту должность и установлении ему соответствующего оклада).

Пример 6

Дополним условие варианта 1 примера 5: С 11 ноября работнику установлен оклад 42 000 руб.

В последний день первой командировки сотруднику был повышен оклад с 35 000 до 42 000 руб. Если бы сотрудник отработал данный день на рабочем месте, то ему начисление осуществлялось бы из размера увеличенного оклада 42 000 руб. Но сотруднику за этот день сохраняется средний заработок.

Упомянутый пункт 16 положения о среднем заработке в случае повышения по организации тарифных ставок и окладов в период сохранения среднего заработка предписывает повышать на коэффициент лишь часть среднего заработка с даты повышения тарифной ставки, оклада до окончания указанного периода (абз. 4 п. 16).

Поскольку повышение оклада затронуло лишь командированного, то при расчёте сохраняемого заработка используется общий порядок. Поэтому исчисление сохраняемого среднего заработка за первую командировку не отличается от представленного в варианте 1 примера 5, работнику за 3 рабочих дня нахождения в командировке будет начислено 5250 руб. (1750 руб./дн. х 3 дн.).

Между командировками сотрудник отработал 6 рабочих дней, причём в этот период ему установлен оклад 42 000 руб. Исходя из этого за данный период работнику начислено 12 600 руб. (42 000 руб. : 20 дн. х 6 дн.). Общая сумма заработной платы, начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце до начала второй командировки, 19 600 руб. (7000 + 12 600), представляет собой числитель при определении среднего дневного заработка, в знаменателе - всё те же 10 дн. (4 + 6). Искомая его величина, 1960 руб./дн. (19 600 руб. : 10 дн.), повышает размер сохраняемого среднего заработка за вторую командировку до 5880 руб. (1960 руб./дн. х 3 дн.).

За проработанные до конца месяца 4 рабочих дня работнику будет начислено 8400 руб. (42 000 руб. : 20 дн. х 4 дн.), что доводит величину его дохода за месяц до 38 430 руб. (7000 + 5250 + 11 900 + 5880 + 8400).

В примере 6 размер сохраняемого среднего заработка за первую командировку у работника будет меньше начисленного бы ему вознаграждения за указанные 3 рабочих дня, если бы он выполнял возложенные на него трудовые функции на рабочем месте (5250 руб. < 5600 руб. ((35 000 руб. : 20 дн. х 2 дн.) + (42 000 руб. : 20 дн. х 1 дн.))).

Аналогия прослеживается и в примере 4. За 8 рабочих дней, отработанных в январе 2016 года на рабочем месте, сотруднику начислили бы 21 466,67 руб. ((40 250 руб. : 15 дн. х 8 дн.), где 15 - количество рабочих дней в январе), сохраняемый же средний заработок за время командировки - 14 000 руб.

Трудовики соглашаются с тем, что возможны случаи, когда текущая заработная плата может быть выше среднего заработка, исчисленного в установленном порядке. Но, на их взгляд, выплата работнику, направленному в служебную командировку, заработной платы за дни нахождения в командировке будет противоречить положениям ТК РФ. Исходя из этого чиновники настоятельно рекомендуют выплачивать работнику за дни нахождения в служебной командировке средний заработок, определяемый в установленном порядке (письмо Роструда от 05.02.07 N 275-6-0).

В то же время положение работника в случае его командирования ухудшаться не должно. Если средний заработок работника за время командировки окажется ниже его текущей заработной платы, работодатель может предусмотреть выплату работнику доплаты до фактического заработка.

Поскольку такой порядок оплаты прямо не предусмотрен трудовым законодательством, его желательно определить в локальном нормативном акте организации (например в положении об оплате труда) или коллективном договоре.

Наличие в указанных документах пункта о том, что время командировки оплачивается исходя из оклада, если средний заработок меньше суммы, рассчитанной из оклада, позволит работодателю не ухудшить положение командируемого сотрудника.

Но если за время командировки работодатель доплачивает сотруднику до оклада, то дни командировки не столь уж корректно исключать из расчётного периода. Выплаченные же при этом суммы следует учитывать при расчёте среднего заработка во всех случаях.

К такой позиции склоняются и специалисты Минздравсоцразвития России. Дни работы сотрудника в командировке, если ему кроме среднего заработка дополнительно выплачивается доплата до обычного заработка, на их взгляд, не должны исключаться из расчётного периода, как и суммы, начисленные работнику за это время. Ведь из расчёта исключаются только периоды оплаты по среднему заработку, здесь же осуществляется доплата до обычного заработка. Поэтому такие периоды и выплаченные за них суммы учитываются в дальнейшем при расчёте среднего заработка.