Командировка и средний заработок (И. Молчанов, журнал "Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)", N 11, ноябрь 2015 г.)

Командировка и средний заработок

И. Молчанов,

аудитор

Журнал "Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)", N 11, ноябрь 2015 г.

Комментарий к письмам Минтруда России от 18.08.15 N 14-1/В-623 "О возможности корректировки выплат при повышении ставок и окладов в расчётном периоде" и от 13.08.15 N 14-1/В-608 "О вариантах расчёта среднего заработка".

Когда работодатель отправляет сотрудника в командировку, он должен обеспечить его средствами на текущие расходы. В статье 168 ТК РФ указано, что командированному работнику возмещаются:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя.

Разумеется, для самого работника это никакой не доход, а всего-навсего возмещение средств, потраченных им в интересах самого же работодателя. При этом сотрудник должен получить и какое-то вознаграждение за свой труд.

Статьёй 167 ТК РФ установлено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы и среднего заработка. Обнародованные не так давно комментируемые письма Минтруда России от 13.08.15 N 14-1/В-608 и от 18.08.15 N 14-1/В-623 интересны, в частности, тем, что разъясняют ситуации с корректировками среднего заработка в трёх вариантах: когда у командированного работника повышается оклад в расчётном периоде, непосредственно перед командировкой и во время командировки. А ещё министерство разъяснило порядок оплаты в случае привлечения командированного работника к работе в выходные дни.

Исчисление среднего заработка

Вопросы исчисления среднего заработка для случаев, предусмотренных ТК РФ, урегулированы Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.07 N 922, далее - положение о среднем заработке).

Как указано в пункте 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 N 749, далее - положение о командировках), средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Для всех случаев определения размера средней заработной платы устанавливается единый порядок её исчисления (ст. 139 ТК РФ). Работодатель обязан рассчитывать средний заработок работника, исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).

В силу пункта 5 положения о среднем заработке при исчислении среднего заработка из расчётного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ;

- работник получал пособия в связи с болезнью или пособие по беременности и родам;

- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

- работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

- работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

- работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

Таким образом, если сотрудник часть своей деятельности в компании проводит в командировках, то и время командировок, и начисленные в это время суммы в расчёте среднего заработка для оплаты новой командировки не учитываются.

Изменение доходов

Средний заработок подлежит пересчёту (п. 16 положения о среднем заработке). Но происходит это только тогда, когда повышается оплата труда всех без исключения работников компании, а не отдельного конкретного работника. Об этом было сказано, например, в письме Роструда от 31.10.08 N 5920-ТЗ. А в комментируемом письме N 14-1/В-623 чиновники со ссылкой на пункт 16 положения о среднем заработке ещё раз подтвердили эту точку зрения.

Также они обратили внимание на следующее.

Если повышаются тарифные ставки, оклады, денежное вознаграждение, то средний заработок повышается на коэффициенты. Их значения рассчитывают путём деления вновь установленных тарифных ставок, окладов или денежного вознаграждения на ранее установленные. При расчёте коэффициентов учитывают и изменяемые ежемесячные выплаты.

При повышении среднего заработка учитываются выплаты, установленные к тарифным ставкам, окладам и денежному вознаграждению в виде процентов или кратности в фиксированном размере. Выплаты, установленные в диапазоне значений (скажем, в размере от 10 до 50% или до двух окладов), при пересчёте не учитывают.

Кроме того, корректировке не подлежат и выплаты, установленные в абсолютных размерах, при повышении в расчётном периоде тарифных ставок, окладов или денежного вознаграждения.

Пересчитываем средний заработок

Вариант первый - "заранее"

Если повышение произошло в расчётный период, то выплаты, как уже было сказано, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчётном периоде за предшествующий повышению период времени, повышаются на коэффициенты увеличения. Они рассчитываются путём деления тарифной ставки, оклада, денежного вознаграждения, установленных в месяце последнего их повышения, на тарифные ставки, оклады, денежное вознаграждение, установленные в каждом из месяцев расчётного периода.

Пример 1

Общество с 01.04.15 повысило всем работникам оклады на 20% без изменения системы оплаты труда. У командированного сотрудника до даты повышения оклад был равен 32 000 руб. С 01.04.15 оклад у работника составляет 38 400 руб. (32 000 руб. х 1,2). Таким образом, для периода с 01.04.14 по 31.03.15 включительно коэффициент для пересчёта среднего заработка равен 1,2 (38 400 : 32 000).

Сотрудник был направлен в командировку с 14.09.15 на 5 рабочих дней.

Расчётным периодом для среднего заработка будет период с 01.09.14 по 31.08.15 включительно. При этом за период с 01.09.14 по 31.03.15 работнику был начислен доход в размере 197 120 руб. С учётом коэффициента повышения в размере 1,2 эта сумма для расчёта среднего заработка составит 236 544 руб. (197 120 руб. х 1,2).

За период с 01.04.15 по 31.08.15 сотруднику было начислено 94 756 руб.

За период с 01.09.14 по 31.08.15 сотрудником отработано 212 дней.

Таким образом, средний дневной заработок работника составит 1875,28 руб. ((236 544 руб. + 94 756 руб.) : 212 раб. дн.).

Следовательно, сумма выплаты за время командировки будет равна 9376,4 руб. (1875,28 руб./дн. х 5 раб. дн.).

Обратите внимание: даже если начало командировки приходится на конец одного месяца, а окончание - на начало другого (например, командировка с 28.09.15 по 07.10.15), в порядке расчёта среднего дневного заработка это ничего не меняет. Ведь средний заработок рассчитывается исходя из 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. А вся продолжительность командировки принимается за единый период.

Однако необходимо помнить, что для целей налогового учёта разделение в описываемой ситуации произвести придётся. Сумму сохраняемого среднего заработка нужно включать в состав налоговых расходов пропорционально дням, приходящимся на каждый месяц командировки в отдельности, так как средний заработок, сохраняемый за это время, относится к расходам на оплату труда (п. 6 ст. 255 НК РФ). А расходы на оплату труда признаются в качестве таковых ежемесячно исходя из сумм, начисленных в соответствии со статьёй 255 НК РФ (п. 4 ст. 272 НК РФ).

Вариант второй - "в промежутке"

Если повышение окладов (ставок) произошло после расчётного периода, но до отправки в командировку, то индексация среднего заработка проводится по правилам, изложенным в пункте 16 положения о среднем заработке. В данном случае необходимо проиндексировать не выплаты, относящиеся к расчётному периоду, а саму сумму среднего заработка, который исчислен за расчётный период.

Если при расчёте среднего заработка бухгалтер использовал также выплаты, которые корректировке не подлежат, например выплаты работнику, установленные в твёрдой сумме, то просто скорректировать исчисленную сумму среднего заработка нельзя. Тогда средний заработок нужно будет разложить на составные элементы и проиндексировать только ту часть, корректировка которой разрешена положением о среднем заработке. Ну а если некорректируемых выплат в расчётном периоде не было, то данная ситуация ещё даже проще, чем предыдущая, так как корректировке элементарно подлежит итоговая сумма среднего заработка.

Пример 2

Общество с 01.09.15 повысило оклады сотрудников на 25% без изменения системы оплаты труда. Сотрудник был отправлен в командировку на 5 рабочих дней с 14.09.15. Его прежний оклад был равен 32 500 руб. Кроме того, он получал 5500 руб. в твёрдой сумме за руководство отделом.

За расчётный период (с 01.09.14 по 31.08.15) сотруднику было начислено 376 000 руб. собственно за работу и 66 000 руб. за руководство отделом.

За указанный период сотрудник отработал 240 дней.

Тогда его средний дневной заработок с учётом повышающего коэффициента будет равен 2233,33 руб. (376 000 руб. х 1,25 / 240 раб. дн. + 66 000 руб. : 240 раб. дн.).

Следовательно, сумма выплаты за время командировки составит 11 166,67 руб. (2233,33 руб./дн. х 5 раб. дн.).

Вариант третий - "в процессе"

Если повышение произошло в тот момент, когда сотрудник уже находился в командировке, то часть среднего заработка повышается с даты увеличения тарифной ставки, оклада или денежного вознаграждения до окончания указанного периода (п. 16 положения о среднем заработке).

Таким образом, необходимо индексировать сумму среднего дневного заработка, которая уже начислена командированному работнику.

Здесь, кстати, стоит рассмотреть вопрос, который был поднят в другом комментируемом письме, N 14-1/В-608. Он касается оплаты работы командированного работника в выходные и праздничные дни.

Оплата труда в случае привлечения работника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни в период командировки регулируется пунктом 5 положения о командировках. Согласно этому пункту оплата труда за указанные дни производится в соответствии с трудовым законодательством РФ. Иначе говоря, для определения размера оплаты за работу в период командировки в выходной или нерабочий праздничный день работодателям следует руководствоваться положениями статьи 153 ТК РФ. Согласно ей, как правило, работа в выходной или праздничный день оплачивается в двойном размере.

Также там сказано, что по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Чиновники также особо отметили, что время нахождения работника в служебной командировке, в том числе время привлечения в связи с производственной необходимостью к работе в выходные или праздничные дни, а также начисленные за это время суммы исключаются при исчислении среднего заработка.

Пример 3

Сотрудник общества был отправлен в командировку с 07.09.15 по 19.09.15 включительно. Ввиду того что стройка, на которую он был командирован, ведётся непрерывно (без выходных и праздников), 12, 13 и 19 сентября ему пришлось работать полный рабочий день. При оплате выходных дней работодатель последовал рекомендациям Минфина России и оплатил работу в выходные дни согласно статье 153 ТК РФ, исходя из двойной дневной ставки.

Оклад сотрудника - 120 000 руб. С 14.09.15 в компании произошло повышение окладов на 15 %. За расчётный период с 01.09.14 по 31.08.15 сотруднику было начислено 1 440 000 руб., при этом он отработал 246 дней.

Средний дневной заработок сотрудника равен 5853,66 руб./дн. (1440 000 руб. : 246 дн.).

За первые 7 дней командировки сотруднику было начислено 51 086,48 руб. (5853,66 руб./дн. х 5 дн. + 2 дн. х 2 х (120 000 руб. / 22 дн.)). А за последующие 6 дней ему следует начислить средний заработок с учётом повышающего коэффициента. Начисленная сумма будет равна 46 204 руб. ((5853,66 руб./дн. х 5 дн. + (120 000 руб. : 22 дн. х 1 дн. х 2) х 1,15)).

Таким образом, всего за время командировки сотруднику будет начислено 97 290,48 руб. (51 086,48 + 46 204).