Вопрос: Какие обязательные документы (журналы, табели, приказы и пр.) должны быть в организации (у меня ИП, производство рекламной продукции)? И копии каких документов должны быть размещены в открытом доступе? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

Какие обязательные документы (журналы, табели, приказы и пр.) должны быть в организации (у меня ИП, производство рекламной продукции)? И копии каких документов должны быть размещены в открытом доступе?

Работодатель обязан знакомить работников с локальными нормативными актами, касающимися их трудовой деятельности. Такие документы должны быть доступны для ознакомления работников.

Работодатель, являющийся индивидуальным предпринимателем, должен заключить с работниками трудовые договоры, а также разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акта и документы для регулирования трудовой деятельности и охраны труда, включая следующие:

правила внутреннего трудового распорядка;

график отпусков;

книги по учету трудовых книжек;

табель учета рабочего времени;

личная карточка работника;

штатное расписание;

положение о персональных данных;

приказ об утверждении формы расчетного листка;

положение и инструкции по охране труда;

журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте;

инструкция о мерах пожарной безопасности

и иные документы в зависимости от режима работы, системы оплаты, вида деятельности.

Правовое обоснование:

Работодатель - физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (ч. 4 ст. 20 ТК РФ).

На основании ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

На основании п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, (далее - Правила) в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

На основании п. 12 Правил с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке.

Согласно ч. 1 ст. 15 ТК РФ трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Согласно ч. 4 ст. 189 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ).

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

Согласно ч. 2 ст. 212 ТК РФ работодатель обязан обеспечить:

разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного работниками органа в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Кроме вводного инструктажа по охране труда, проводятся первичный инструктаж на рабочем месте, повторный, внеплановый и целевой инструктажи (п. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России N 1, Минобразования России N 29 от 13.01.2003, далее - Порядок).

В соответствии с п.п. 2 Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25.04.2012 N 390, далее - правила, в отношении каждого объекта (за исключением индивидуальных жилых домов) руководителем (иным уполномоченным должностным лицом) организации (индивидуальным предпринимателем), в пользовании которой на праве собственности или на ином законном основании находятся объекты (далее - руководитель организации), утверждается инструкция о мерах пожарной безопасности в соответствии с требованиями, установленными разделом XVIII Правил, в том числе отдельно для каждого пожаровзрывоопасного и пожароопасного помещения категории В1 производственного и складского назначения.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.