Вопрос: Какие локально-нормативные документы должны быть в отделе кадров? Когда приходит проверка, что проверяют? Как подготовиться к проверке? Какие документы должны храниться в отделе кадров? Кадровое делопроизводство "с нуля", с чего начать? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

Какие локально-нормативные документы должны быть в отделе кадров? Когда приходит проверка, что проверяют? Как подготовиться к проверке? Какие документы должны храниться в отделе кадров? Кадровое делопроизводство "с нуля", с чего начать?

В отделе кадров по общему правилу должны храниться следующие документы:

правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР);

положение о персональных данных (при отсутствии такого раздела в ПВТР);

положение об оплате труда (при отсутствии в ПВТР);

инструкции по охране труда;

инструкция по пожарной безопасности.

В установленных законом случаях требуется наличие иных локальных актов, например: положения о ненормированном рабочем дне, локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части.

Правовое обоснование:

Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. ч. 4 ст. 189 ТК РФ).

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ).

Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников (ст. 101 ТК РФ).

Обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя (ст. 212 ТК РФ). Работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников.

Согласно ст. 105 на тех работах, где это необходимо вследствие особого характера труда, а также при производстве работ, интенсивность которых неодинакова в течение рабочего дня (смены), рабочий день может быть разделен на части с тем, чтобы общая продолжительность рабочего времени не превышала установленной продолжительности ежедневной работы. Такое разделение производится работодателем на основании локального нормативного акта, принятого с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

В отношении каждого объекта (за исключением индивидуальных жилых домов) руководителем (иным уполномоченным должностным лицом) организации (индивидуальным предпринимателем), в пользовании которой на праве собственности или на ином законном основании находятся объекты (далее - руководитель организации), утверждается инструкция о мерах пожарной безопасности (п. 2 Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25.04.2012 N 390).

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.