Общие принципы учета кассовых операций в бюджетных учреждениях (М.В. Беспалов, журнал "Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", N 16, август 2015 г.)

Общие принципы учета кассовых операций в бюджетных учреждениях

М.В. Беспалов,

кандидат экономических наук, доцент,

заместитель главного бухгалтера,

Тамбовский государственный университет

им. Г.Р. Державина, Тамбов, Российская Федерация

Журнал "Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", N 16, август 2015 г.

В статье рассмотрен порядок бухгалтерского учета кассовых операций в бюджетных учреждениях. Проведен анализ формирования кассовых документов: приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги. Разобран процесс получения наличных денежных средств с лицевого счета на основе денежного чека и заявки на получение наличных денег, а также внесение денежных средств из кассы на лицевой счет учреждения на основе объявления на взнос наличными.

Учет денежных средств в бюджетных учреждениях осуществляется в разделе "Финансовые активы", состоящем из следующих синтетических счетов:

- сч. 201 - "Денежные средства учреждения";

- сч. 202 - "Средства на счетах бюджета";

- сч. 203 - "Средства на счетах органов, осуществляющих кассовое обслуживание";

- сч. 204 - "Финансовые вложения";

- сч. 205 - "Расчеты по доходам";

- сч. 206 - "Расчеты по выданным авансам";

- сч. 207 - "Расчеты по кредитам, займам (ссудам)";

- сч. 208 - "Расчеты с подотчетными лицами";

- сч. 209 - "Расчеты по ущербу и иным доходам";

- сч. 210 - "Прочие расчеты с дебиторами";

- сч. 211 - "Внутренние расчеты по поступлениям";

- сч. 212 - "Внутренние расчеты по выбытиям";

- сч. 215 - "Вложения в финансовые активы".

При организации и ведении учета денежных средств необходимо руководствоваться общепринятыми правилами учета наличных и безналичных денежных средств, устанавливаемыми нормативными документами Центрального банка Российской Федерации, Минфина России, регулирующими обращение денежных средств через систему органов Федерального казначейства.

К денежным средствам бюджетных учреждений относятся:

- наличные денежные средства в кассе;

- денежные средства на лицевом счете;

- денежные документы;

- переводы в пути.

В бюджетном плане счетов касса имеет свой сч. 201 34 "Касса". Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств у организации должно быть специальное помещение - касса. Под кассу выделяют помещение, изолированное от других подсобных и служебных помещений, имеющее окошко для выдачи денежных средств или других ценных бумаг, оборудованное решетками. В помещении кассы должен стоять сейф, прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены, доступ к которому имеет кассир. Ключ от сейфа, будь он электронным или металлическим, находится в распоряжении кассира. Входная дверь в помещение кассы должна соответствовать всем уровням защиты, прежде всего она должна быть металлической или обшита металлическими листами. Также в помещении кассы должен находиться детектор, счетчик банкнот (для проверки подлинности и пересчета купюр) и исправный огнетушитель. По завершении рабочего дня, покидая помещение кассы, кассир должен проверить исправность сигнализации и включить ее.

На кассира или лицо, исполняющее обязанности кассира (по распоряжению руководителя), возлагается ряд должностных обязанностей, а именно:

- принимать, учитывать, хранить и выдавать наличность (в рублях, в валюте) и ценные бумаги в соответствии с требованиями безопасности и сохранности ценных бумаг и денежных средств;

- обеспечивать сотрудникам выплаты заработной платы, премий, пособий и прочих выплат при условии, что денежные средства на момент выплаты находятся в кассе учреждения, а не на расчетных счетах;

- обеспечивать непрерывную (бесперебойную) работу кассового аппарата, в случаях неисправности приглашать специалистов для устранения неполадок, а также в профилактических целях;

- обеспечивать безошибочное ведение учета денежных средств;

- хранить коммерческую тайну о способах и местах хранения денежных средств;

- обеспечивать замену ветхих купюр и изношенных купюр через специальные банковские службы.

Все операции с денежными средствами, которые находятся в кассе учреждения, считаются кассовыми операциями. Кассовые операции в крупных учреждениях ведет кассир, а если такой должности (ставки) нет, то ведение кассы возлагается на бухгалтера или главного бухгалтера. В кассе организации могут храниться не только денежные средства, но и документы, относящиеся к бланкам строгой отчетности.

Бланки строгой отчетности - это бланки удостоверений, трудовые книжки и вкладыши к ним, путевки и прочие документы. Список документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, порядок их хранения и использования устанавливаются учреждением самостоятельно.

Учреждение осуществляет кассовые операции в соответствии с установленным порядком ведения кассовых операций. Этот документ устанавливает порядок приема и выдачи наличных денег и оформления кассовых документов, порядок ведения кассовой книги и хранения денежных средств, порядок ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины. За несоблюдение условий работы с денежной наличностью и порядка ведения операций по кассе на учреждение может налагаться штраф налоговыми органами.

Наличные денежные средства могут храниться в кассе только в пределах лимита, который рассчитывается учреждением самостоятельно (исходя из потребности этого учреждения) и визируется руководителем. При необходимости лимит остатка денежных средств может быть пересмотрен учреждением. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов бюджетное учреждение должно сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с обслуживающим банком. Сверх установленных лимитов наличные деньги могут храниться в кассе исключительно в дни выплаты заработной платы в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Учреждения не имеют права накапливать в своей кассе наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда. Также законодательно ограничиваются расчеты между организациями посредством наличных денежных средств. На данный момент этот предел составляет 100 тыс. руб. по одной сделке.

Приход наличных денежных средств в кассу организации происходит при совершении следующих операций:

- снятие денежных средств с лицевого счета в банке: Д-т сч. 20134510 К-т сч. 21003660;

- возврат работниками остатков ранее выданных подотчетных сумм (авансов, неизрасходованных командировочных расходов и др.) отражается бухгалтерской проводкой: Д-т сч. 20134510 К-т сч. 208 (21, 22, 23, 24, 25, 26, 31, 32, 34, 91) 660;

- внесение сотрудниками учреждения сумм за причиненный ущерб оформляется следующей бухгалтерской записью: Д-т сч. 20134510 К-т сч. 209 (71, 74, 81, 82) 660.

Расход наличных денежных средств из кассы учреждения происходит при совершении следующих операций:

- выдача сумм оплаты труда: Д-т сч. 30211830 К-т сч.20134610;

- выдача подотчетных сумм отражается проводкой: Д-т сч. 208 (21, 22, 23, 24, 25, 26, 31, 32, 34, 91) 560 К-т сч. 20134610;

- внесение в банк денежной наличности из кассы учреждения для зачисления на лицевой счет: Д-т сч. 21003560 К-т сч. 20134610;

- выплата депонированных сумм: Д-т сч. 30402830 К-т сч. 20134610.

Связанные с расходом денег из кассы операции могут совершаться только с разрешения руководителя организации. Разрешение руководителя должно быть оформлено в письменном виде и иметь определенную форму, будь то распоряжение или приказ с разрешительной подписью руководителя.

Документы по учету кассовых операций, оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, а именно:

- приходный кассовый ордер (ф. КО-1) код формы 0310001;

- расходный кассовый ордер (ф. КО-2) код формы 0310002;

- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. КО-3) код формы 0310003;

- кассовая книга (ф. КО-4) код формы 0310004.

Приходные и расходные кассовые документы подписываются главным бухгалтером или руководителем организации. Расходные документы или документы, на основании которых расходные документы выписываются, должны быть своевременно подписаны руководителем организации в обязательном порядке. До совершения передачи приходных и расходных ордеров в кассу бухгалтерская служба регистрирует их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. КО-3). Получив приходные и расходные кассовые документы, кассир исполняет эти документы. Данный факт удостоверяется подписями кассира и лица, вносящего либо выносящего деньги из кассы. После этого кассир регистрирует совершенные им операции в кассовой книге (ф. КО-4). Контроль кассовых операций осуществляется сверкой данных приходных и расходных документов, кассовой книги и книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Все поступления и выдачи наличных денежных средств из кассы учреждения обязательно должны учитываться работником учреждения, ответственным за ведение кассы (кассиром), в соответствующем документе - кассовой книге (ф. КО-4), которая должна быть прошнурована и опечатана. В кассовой книге все листы должны быть просчитаны и пронумерованы; общее количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. На каждом листе кассовой книги регистрируются кассовые операции за один день. Первой записью на листе регистрируется остаток наличных средств в кассе на конец предыдущего дня (периода). Каждая следующая запись содержит сведения о проведенной операции: номер приходного либо расходного документа, содержание операции согласно ордеру, сумма прихода или сумма расхода, номер корреспондирующего счета.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день (отдельно по приходу и по расходу), выводит остаток денег в кассе на конец дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира отрывной лист кассовой книги вместе с прилагаемыми приходными и расходными кассовыми документами. Бухгалтер организации проверяет записи кассира, принимает приходные и расходные документы, о чем расписывается в кассовой книге.

Неоговоренные "подчистки" и исправления в кассовой книге не допускаются. Если по какой-то причине нужно исправить запись в кассовой книге, то все сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

На практике бюджетные учреждения применяют специальные программы для ведения бухгалтерского учета ("1С: Бухгалтерия" или "Парус"), которые значительно упрощают работу бухгалтера и ускоряют сам процесс ведения учета. При ведении операций по счету касса (20134) листы кассовой книги автоматизированным способом формируются в виде "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира". Также осуществляется автоматическая нумерация листов кассовой книги в порядке возрастания с начала года.

Для обеспечения пополнения денежных средств в кассе учреждение совершает операцию по снятию наличных с лицевого счета, а в случае превышения установленного лимита денежных средств в кассе учреждение совершает операцию внесения наличных из кассы в банк для зачисления на лицевой счет.

Получение наличных денег с лицевого счета оформляется денежным чеком. Выписанный денежный чек подписывается главным бухгалтером и руководителем или только руководителем учреждения, в зависимости от количества оформленных подписей в банке. Подтверждением выдачи наличности является корешок чека, остающийся в чековой денежной книжке у организации. Суммы, полученные по чеку, приходуются в кассе по приходному кассовому ордеру, номер которого указывается на корешке чека следующей проводкой: Д-т сч. 20134510 К-т сч. 21003660 - оприходованы наличные денежные средства в кассу учреждения.

Наличные денежные средства, полученные из банка, расходуются только на цели, на которые были заявлены.

Для осуществления кассовых выплат по лицевому счету учреждение должно представлять в орган казначейства по месту своего обслуживания следующие платежные документы:

- заявку на кассовый расход (ф. 0531801), которая оформляется согласно приложению N 1 к Порядку кассового обслуживания исполнения Федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов и порядку осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов РФ и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов, утвержденному приказом Федерального казначейства от 10.10.2008 N 8н "О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов";

- заявку на получение наличных денежных средств (ф. 0531802), оформленную согласно приложению N 2 к Порядку кассового обслуживания исполнения Федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов и порядку осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов РФ и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов, утвержденному приказом Федерального казначейства от 10.10.2008 N 8н "О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов".

При внесении наличных денежных средств на лицевой счет учреждение оформляет объявление на взнос наличными - это банковский документ, составленный на основании выписанного расходного кассового ордера. Одна часть бланка - ордер (объявления на взнос наличными) выдается на руки ответственному работнику учреждения.

Внесение неиспользованных наличных денежных средств для зачисления на лицевой счет учреждения отображается проводкой: Д-т сч. 21003560 К-т сч.20134610.

Бюджетные и казенные учреждения осуществляют безналичные операции через лицевые счета, открытые в органах Федерального казначейства.

Операции банка по списанию средств с лицевого счета учреждения в порядке совершения денежных расчетов с контрагентами производятся либо по письменному распоряжению владельца счета, либо с его согласия. Клиент дает поручения банку произвести операции по лицевому счету, оформляя банковские расчетные документы. Некоторые платежи взыскиваются банком с лицевого счета в бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, налоговых или финансовых органов и в других случаях, установленных законом. К подобным платежам относятся платежи, не внесенные в срок в бюджет, внебюджетные фонды, платежи по исполнительным документам.

Список литературы

1. Беспалов М.В. Бухгалтерский учет выявленных недостач имущества в бюджетных учреждениях: естественная убыль, чрезвычайные обстоятельства, хищения // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2014. N 14. С. 17-21.

2. Беспалов М.В. Общие принципы бухгалтерского учета оплаты труда в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2014. N 6. С. 10-13.

3. Беспалов М.В. Особенности бухгалтерского учета денежных средств в автономных, бюджетных и казенных учреждениях // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2013. N 14. С. 2-9.

4. Беспалов М.В. Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях: общие принципы, порядок документооборота, нормативное регулирование // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2014. N 15. С.2-7.

5. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

6. Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению: приказ Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

7. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации: постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

8. Порядок кассового обслуживания исполнения Федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов и порядок осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов РФ и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов: утвержден приказом Федерального казначейства от 10.10.2008 N 8н "О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов".