Вопрос: Физическое лицо, с которым были заключены несколько договоров подряда с июля 2006 г. по декабрь 2014 г., направило запрос о предоставлении документов и справок (справка 2-НДФЛ, о начисленных и уплаченных взносах, копии договоров подряда). Какие документы, справки, за какой период и в какие сроки мы обязаны предоставить? (журнал "ЭЖ Вопрос-Ответ", N 9, сентябрь 2015 г.)

Физическое лицо, с которым были заключены несколько договоров подряда с июля 2006 г. по декабрь 2014 г., направило запрос о предоставлении документов и справок (справка 2-НДФЛ, о начисленных и уплаченных взносах, копии договоров подряда). Какие документы, справки, за какой период и в какие сроки мы обязаны предоставить?

О. Мокроусов,

"ЭЖ"

Журнал "ЭЖ Вопрос-Ответ", N 9, сентябрь 2015 г.

Поскольку ваша компания заключила с физическим лицом не трудовой, а гражданско-правовой договор, то нормы ТК РФ, в том числе требование ст. 62 о предоставлении по запросу 1 работника копий документов, связанных с его работой, в данной ситуации не применяются.

В гражданском законодательстве требований, аналогичных установленным ст. 62 ТК РФ, нет. Таким образом, вы не обязаны предоставлять физическому лицу по его запросу копии заключенных с ним договоров подряда.

Справка 2-НДФЛ

При выплате дохода по договору подряда физическому лицу (не являющемуся ИП) организация признается налоговым агентом по НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налоговые агенты обязаны выдавать физическим лицам по их запросам справки по форме 2-НДФЛ о полученных ими доходах (п. 3 ст. 230 НК РФ). Налоговый кодекс не содержит каких-либо ограничений по налоговым периодам, за которые могут быть запрошены такие справки. Чтобы выяснить, за какие периоды могут быть предоставлены справки, нужно обратиться к нормам, регулирующим сроки их хранения. Ведь организация может выдать только те документы, которые у нее должны быть в наличии на момент получения запроса.

В соответствии с требованиями подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ организация должна в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Но эта норма применяется только для целей контроля за уплатой налогов и сборов (ст. 2 НК РФ). Для иных целей сроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Согласно этому документу сведения о доходах физических лиц должны храниться пять лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет (ст. 396 Перечня). Поскольку в отношении физических лиц, с которыми заключен до говор подряда, лицевые счета не ведутся и зарплата не начисляется (им выплачивается вознаграждение по договору), срок хранения сведений об их доходах составляет 75 лет. А значит, организация должна предоставить по запросу физического лица копии справок 2-НДФЛ за все запрашиваемые им периоды.

Срок, в течение которого должны быть предоставлены справки, Налоговым кодексом не установлен. Отметим, что за непредставление запрошенной справки по форме 2-НДФЛ на должностных лиц организации может быть наложен административный штраф в размере от 1000 до 3000 руб. (ст. 5.39 КоАП РФ).

Сведения о страховых взносах

В отношении выплат по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, начисляются страховые взносы (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования"). В соответствии со ст. 14 Федерального закона от 01.04.96 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ) застрахованное лицо имеет право получить бесплатно у страхователя копию сведений о себе, представленных страхователем в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета. Этому праву соответствует обязанность страхователя бесплатно передавать каждому застрахованному лицу, работающему у него по трудовому договору или заключившему договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, копию сведений, представленных в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета (ст. 15 Закона N 27-ФЗ). При этом п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ установлено, что данные сведения передаются застрахованному лицу одновременно с подачей этих сведений в ПФР, а также в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера с ним. В последнем случае страхователь должен получить письменное подтверждение от застрахованного лица, что ему такие сведения были переданы.

Из совокупности положений п. 4 ст. 11, ст. 14, 15 Закона N 27-ФЗ следует, что организация обязана предоставлять сведения о начисленных и уплаченных взносах только лицам, которые на момент обращения за такими сведениями работают у нее на основании трудового или гражданско-правового договора. Следовательно, вы не обязаны предоставлять запрошенные физлицом справки о начисленных и уплаченных взносах.

1 сентября 2015 г.