Вопрос: При трудоустройстве будущие работники предоставляют документы (паспорт, документ об образовании, СНИЛС и т.д.), копии которых потом хранятся в их личных делах. Необходимо ли заверение данных документов работодателем для их хранения в личном деле работника? Или данное заверение не входит в компетенцию работодателя? Вправе ли работодатель в дальнейшей работе отказать в заверении вышеуказанных документов работнику при его обращении? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

При трудоустройстве будущие работники предоставляют документы (паспорт, документ об образовании, СНИЛС и т.д.), копии которых потом хранятся в их личных делах. Необходимо ли заверение данных документов работодателем для их хранения в личном деле работника? Или данное заверение не входит в компетенцию работодателя? Вправе ли работодатель в дальнейшей работе отказать в заверении вышеуказанных документов работнику при его обращении?

1. Согласно действующему законодательству в обязательном порядке личные дела ведутся на государственных служащих. На всех остальных работников ведение личных дел необязательно. В порядке о ведении дел государственных служащих не указано, что копии документов, которые хранятся в личном деле таких сотрудников, должны быть заверены. Таким образом, по нашему мнению, заверение копий документов, предоставленных работником, при приеме на работу, не является обязательным.

2. Да, вправе, так как действующее законодательство не обязывает работодателя предоставлять работнику заверенные копии документов, предоставленных работником при приеме на работу, за исключением копии трудовой книжки.

Правовое обоснование

Кадровая работа включает в себя, в том числе ведение личных дел гражданских служащих (ст. 44 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации").

Согласно п. 16 Указа Президента РФ от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела":

16. К личному делу гражданского служащего приобщаются:

а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации (далее - должность гражданской службы);

б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

е) копии документов об образовании и о квалификации, документов о квалификации, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

ж) копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

з) копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

к) копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

м) копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;

п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

с) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

ф) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

х) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

 ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

ш) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (п. 7 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках").

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.