Вопрос: Водители торговой организации заправляются по топливным картам (все денежные расчеты осуществляются между организацией и топливной компанией). Топливная компания ежемесячно выставляет счет, а также первичные учетные документы (товарную накладную и счет-фактуру). Названные документы выдаются 10-го числа месяца, следующего за отчетным, но датированы последним числом отчетного месяца. Таким образом, в регистрах бухгалтерского учета бухгалтер отражает расходы в месяце из фактического осуществления. Планируется, что в ближайшее время названные компании перейдут на электронный документооборот. В какой момент нужно отражать... (журнал "Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2015 г.)

Водители торговой организации заправляются по топливным картам (все денежные расчеты осуществляются между организацией и топливной компанией). Топливная компания ежемесячно выставляет счет, а также первичные учетные документы (товарную накладную и счет-фактуру). Названные документы выдаются 10-го числа месяца, следующего за отчетным, но датированы последним числом отчетного месяца. Таким образом, в регистрах бухгалтерского учета бухгалтер отражает расходы в месяце из фактического осуществления. Планируется, что в ближайшее время названные компании перейдут на электронный документооборот. В какой момент нужно отражать расходы на приобретение топлива - в месяце их осуществления (например, в августе 2015 года) или месяце, которым датированы электронные первичные документы (в сентябре 2015 года)?

М.С. Звягинцева,

эксперт журнала "Торговля:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2015 г.

Если первичные документы получены от топливной компании до даты составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, эти данные в полном объеме отражаются в месяце совершения хозяйственной операции (то есть в августе 2015 года) независимо от даты составления и (или) получения. При этом в первичных документах должен быть указан период, за который они выставлены (за август 2015 года).

Обоснование. При переходе на электронный документооборот товарные накладные и счета-фактуры составляются в виде электронных документов, подписанных электронными подписями продавца и покупателя. При этом в документах, составленных в электронном виде, фиксируются реальные даты документооборота - создания файла электронного документа, подписания документа электронной подписью покупателя и продавца, передачи файла оператору электронного документооборота и направления файла оператором покупателю. Например, товарная накладная и счет-фактура за август могут быть оформлены как электронные документы от 10.09.2015.

В соответствии со ст. 9 Закона о бухгалтерском учете*(1) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Такой документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. "Первичка" может быть составлена на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета (п. 1 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете).

В силу положений п. 12 ПБУ 9/99 "Доходы организации" и п. 16 ПБУ 10/99 "Расходы организации" доходы и расходы подлежат признанию в бухгалтерском учете при выполнении следующих условий:

- организация имеет право на получение выручки, вытекающее из конкретного договора (расход производится в соответствии с конкретным договором, обычаями делового оборота);

- сумма выручки (расхода) может быть определена;

- имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет увеличение (уменьшение) экономических выгод организации. Такая уверенность имеется в случае, когда организация получила в оплату актив (передала актив) либо отсутствует неопределенность в отношении получения (передачи) актива;

- право собственности на продукцию (товар) перешло от организации к покупателю или работа принята заказчиком (услуга оказана) (условие для признания дохода);

- расходы, которые произведены или будут произведены в связи с этой операцией, могут быть определены (условие для признания дохода).

Названные ПБУ не содержат ограничений для признания доходов и расходов, связанных с датой составления или получения первичных учетных документов. На основании изложенного можно сделать вывод, что факт хозяйственной жизни должен регистрироваться по дате совершения, а не по дате выставления первичного учетного документа. Следовательно, при отражении в регистрах бухгалтерского учета факта хозяйственной жизни приоритетным является именно дата его совершения. Таким образом, несмотря на то, что дата выставления первичного электронного документа - например, 10.09.2015, отраженные в нем факты хозяйственной деятельности, осуществленные торговой организацией в августе 2015 года, подлежат отражению именно в августе 2015 года. Причем данный подход применяется в отношении первичных учетных документов, составленных как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа.

1 сентября 2015 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".