Вопрос: В положении филиала по командировочным расходам прописано, что бизнес-классом может летать только директор. В связи с отсутствием авиабилетов в эконом-классе специалистам были приобретены авиабилеты бизнес-класса. Руководитель организации планирует возместить работнику затраты на приобретение авиабилетов бизнес-класса. Можно ли их принять к учету в полном размере? Облагаются ли они НДФЛ и страховыми взносами (и в каком размере)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2015 г.)

В положении филиала по командировочным расходам прописано, что бизнес-классом может летать только директор. В связи с отсутствием авиабилетов в эконом-классе специалистам были приобретены авиабилеты бизнес-класса. Руководитель организации планирует возместить работнику затраты на приобретение авиабилетов бизнес-класса.

Можно ли их принять к учету в полном размере? Облагаются ли они НДФЛ и страховыми взносами (и в каком размере)?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

При наличии проездных билетов, решения (приказа, распоряжения) работодателя о возмещении работнику расходов на проезд к месту командировки и обратно в размере, превышающем определенный в положении о командировочных расходах, на основании оправдательных документов со стороны работника (заявления, объяснительной) и (или) справки от продавца билетов об отсутствии на дату приобретения авиабилетов мест в салоне эконом-класса данные затраты организация сможет учесть в расходах в целях налогообложения прибыли.

Рассматриваемые расходы на проезд, возмещаемые работнику, не следует облагать НДФЛ и страховыми взносами.

Обоснование позиции:

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (смотрите также ст. 167 ТК РФ).

Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Аналогичные нормы содержатся в п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Как мы поняли, в рассматриваемом случае порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками (в том числе связанные с проездом до места назначения и обратно), определяются локальным нормативным актом по филиалу - положением по командировочным расходам. В данном положении указано, что работникам (кроме директора) возмещаются расходы на проезд только в салоне эконом-класса самолета.

НДФЛ

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Таким образом, от обложения НДФЛ освобождаются суммы оплаты организацией фактически произведенных и документально подтвержденных расходов работника на проезд к месту командирования и обратно (письмо Минфина России от 08.05.2015 N 03-03-06/1/26918). При этом законодательством не ограничен размер расходов работодателя на оплату проезда и не определены виды транспорта, которые могут использоваться при направлении работника в командировку (постановление ФАС Северо-Западного округа от 02.11.2010 N Ф07-11074/2010 по делу N А56-6808/2010).

Учитывая, что, исходя из ст. 168 ТК РФ, порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, могут определяться локальным нормативным актом организации-работодателя, полагаем, если работодатель решит возместить работнику расходы на приобретение авиабилетов в салоны бизнес-класса самолета, оформив свое решение, например, приказом либо распоряжением, то данные суммы выплат не будут облагаться НДФЛ (письма Минфина России от 30.12.2011 N 03-04-06/6-364, от 02.07.2015 N 03-04-06/38183). Полагаем, в таком случае работнику целесообразно написать заявление (объяснительную) с указанием причин приобретения авиабилетов в салон бизнес-класса и (или) представить справку, подтверждающую, что на дату приобретения авиабилетов мест в салоне эконом-класса не было (кассационное определение СК по гражданским делам Камчатского краевого суда от 06.10.2011 по делу N 33-1339/2011).

Заметим, в данном случае НДФЛ с суммы разницы между стоимостью авиабилетов бизнес-класса и эконом-класса удерживать не надо, так как работник не получает доход (экономическую выгоду) в силу п. 1 ст. 41, ст. 208 НК РФ.

К сведению:

Подобные выводы в отношении оплаты услуг бизнес-зала в аэропорту при направлении работников в командировку представлены в письмах Минфина России от 15.08.2013 N 03-04-06/33238, от 25.10.2013 N 03-04-06/45215, от 20.09.2013 N 03-04-06/39125.

Страховые взносы

Согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ) при оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории РФ не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Аналогичная норма установлена п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" в отношении страховых взносов от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Таким образом, законодательство РФ о страховых взносах не ограничивает размер расходов на проезд работника в командировку и обратно. Если данные целевые расходы фактически произведены и документально подтверждены, то возмещаемые работнику суммы не подлежат обложению страховыми взносами (письма Минтруда России от 07.07.2015 N 17-4/ООГ-988, от 03.07.2015 N 17-3/В-326). Например, в п. 1 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19 сказано: учитывая, что в настоящее время, как правило, цена номера за сутки в гостинице включает стоимость завтрака (подтверждается данными прайс-листа гостиницы), а также стоимость проезда в поезде или перелета в самолете включает стоимость питания на борту самолета или в поезде, то согласно вышеупомянутой норме ст. 9 Закона N 212-ФЗ документально подтвержденная стоимость проезда и проживания в командировке работника не облагается страховыми взносами. Здесь же подтверждено, что согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Следовательно, если решение работодателя о возмещении работнику стоимости авиабилетов в салон бизнес-класса подтвердится вышеуказанными документами, то организация не должна облагать данные выплаты страховыми взносами.

В подтверждение данной позиции смотрите постановление ФАС Северо-Западного округа от 29.11.2013 N Ф07-8076/13 по делу N А05-960/2013.

Налог на прибыль

В целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, - убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Таким образом, положения главы 25 НК РФ не содержат ограничений в размере возмещения сумм оплаты проезда сотрудника организации к месту командировки и обратно. Обязательным в данном случае является наличие оправдательных документов, подтверждающих обоснованность расходов. Полагаем, при наличии проездных билетов, решения (приказа, распоряжения) работодателя о возмещении работнику расходов на проезд к месту командировки и обратно в порядке и размере, превышающем определенный в положении о командировочных расходах, на основании оправдательных документов со стороны работника (заявления, объяснительной) и (или) справки от продавца билетов об отсутствии на дату приобретения авиабилетов мест в салоне эконом-класса данные затраты организация сможет учесть в расходах в целях налогообложения прибыли (письма Минфина России от 21.04.2006 N 03-03-04/2/114, от 08.05.2015 N 03-03-06/1/26918).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член Российской коллегии аудиторов Федорова Лилия

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член МоАП Мельникова Елена

2 октября 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.