Командировки - 2015 (Е. Юдахина, журнал "Расчет", N 9, сентябрь 2015 г.)

Командировки - 2015

Е. Юдахина,

редакция "ПБ"

Журнал "Расчет", N 9, сентябрь 2015 г.

Учет командировочных расходов упростили. Именно так можно охарактеризовать поправки, внесенные в положение о направлении работников в командировки Поговорим о том, как учитывать и оформлять командировочные расходы в свете новых норм.

Отныне засвидетельствовать фактический период нахождения в командировке (за который возмещаются суточные) разрешается не только проездными документами, но и бланками о найме жилого помещения либо квитанциями из гостиницы. Если указанные бумаги отсутствуют, подтвердить срок нахождения в рабочей поездке можно служебной запиской или иным документом, заверенным принимающей стороной. В них должен быть закреплен период командировки. Полагаем, что в служебной записке целесообразно указать причины отсутствия проездных документов и даты фактического прибытия/убытия в место нахождения работодателя.

В бланке от принимающей стороны может быть удостоверен срок прибытия работника к месту командирования и убытия из места командировки.

Командировочные удостоверения отменены

Начнем с того, что первым шагом к упрощению учета командировочных затрат стало принятие Постановления Правительства РФ от 29 декабря 2014 года N 1595*(1).

С 8 января 2015 года отменены:

- командировочные удостоверения;

- служебное задание;

- отчет о выполнении служебного задания.

С упразднением командировочного удостоверения время в пути приравнивается к выполнению сотрудником трудовой функции. Даты прибытия и убытия не обозначаются, то есть весь период пребывания в командировке не обособляется. А фактический срок пребывания в служебной поездке определяют по проездным документам, которые сотрудник представляет по возвращении из трудовой поездки.

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки"): авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Обратите внимание, по усмотрению работодателя, несмотря на отмену обязанности оформлять служебные задания, он может продолжать их ведение. Только выбранный метод нужно зафиксировать в локальном нормативном акте.

Чтобы обосновать срок нахождения в командировке, к проездным документам добавили документы по найму жилья

С 8 августа 2015 года подтвердить фактический срок пребывания сотрудника в командировке помимо проездных документов можно документами по найму жилого помещения либо иными документами, подтверждающими заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования. Соответствующие поправки внесены в положение о направлении работников в служебные командировки Постановлением Правительства РФ от 29 июля 2015 года N 771.

Прежде всего, уточнен перечень документов, обосновывающих фактический срок пребывания работника в командировке. Также отменен учет командированных сотрудников, и вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, больше не придется.

Однако, по усмотрению работодателя, несмотря на отмену обязанности вести журналы учета командированных сотрудников, он может продолжать их ведение. Только выбранный метод нужно зафиксировать в локальном нормативном акте. Здесь же прописывают процедуру ведения журналов учета, которую можно оставить такой же, как и до 8 августа 2015 года, либо разработать новую.

Если в командировку - на служебном транспорте

Если работник отправляется в служебную поездку на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. По возвращении из командировки сотрудник представляет работодателю служебную записку и бумаги, подтверждающие использование транспорта для проезда в командировку. Это могут быть путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

Обратите внимание: до вступления в силу Постановления Правительства РФ от 29 июля 2015 года N 771*(2) служебную записку подавали лишь в том случае, когда в командировку отправлялись на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле). Какими же документами подтвердить срок командирования при использовании служебного авто, не было определено, в связи с чем в подобных ситуациях возникали спорные моменты. Теперь указано, что служебная записка является оправдательным документом при поездках как на служебном транспорте, так и на личном или используемым по доверенности. Вместе с служебной запиской прикладывают путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки.

Подтверждение срока командировки, если проездные документы отсутствуют

Если проездных документов не имеется, срок нахождения в командировке можно подтвердить документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице можно предоставить квитанцию (талон), подтверждающую заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту служебной поездки.

Если отсутствуют и проездные документы, и документы по найму жилья

Если работник не может предоставить ни проездные билеты, ни документы по найму жилья, или квитанции из гостиницы, срок нахождения в командировке можно обосновать в служебной записке или другом документе, в которых будет подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Учет и оформление командировочных расходов

При налогообложении прибыли в состав прочих расходов относят затраты на командировки (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Среди них:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов возмещают также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие;

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Важно. С 8 августа 2015 года подтвердить фактический срок пребывания сотрудника в командировке помимо проездных документов можно документами по найму жилого помещения либо иными документами, подтверждающими заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования.

Прежде чем говорить об учете командировочных затрат, напомним, что признается служебной поездкой.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).

При направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать сотруднику (ст. 168 ТК РФ):

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Учет расходов на командировки работникам, трудящимся по ГПД

В Письмах Минфина России от 19 декабря 2006 года N 03-03-04/1/844, от 16 октября 2007 года N 03-03-06/1/723 было отмечено, что организация вправе возмещать затраты по командировкам только для штатных сотрудников, с которыми фирма заключила трудовые договоры или коллективные соглашения. Трудовое и налоговое законодательство не предусматривает возмещение расходов, компенсирующих затраты по командировкам специалистам, работающим на основании гражданских договоров.

Однако есть пример судебного решения, в котором разрешено учитывать расходы на командировки сотрудника, с которым заключены договоры гражданско-правового характера на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Гражданское законодательство, которым регулируются отношения сторон по гражданско-правовым договорам, не запрещает работодателю и работнику наряду с трудовым договором вступать в договорные отношения гражданско-правового характера, когда между ними существуют трудовые отношения.

Согласно позиции Министерства финансов РФ, выраженной в Письме от 19 августа 2008 года N 03-03-06/2/107, выплаты по договорам гражданско-правового характера с сотрудниками, состоящими в штате компании, включаются в расходы при исчислении налога на прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса при условии подтверждения их экономической обоснованности.

Под экономической обоснованностью понимают необходимость таких затрат для осуществления деятельности, направленной на получение прибыли.

Кроме того, к договорам возмездного оказания услуг применяются общие положения о подряде (ст. 783 ГК РФ). Цена в договоре подряда складывается из двух величин: вознаграждения подрядчика за выполненную работу или оказанную услугу, а также компенсации его расходов по этому договору (ст. 709 ГК РФ).

Компенсация издержек лица, оказывающего услуги по договору возмездного оказания услуг (в частности, оплата проезда и проживания), не может рассматриваться в качестве оплаты самой работы. Она направлена на погашение расходов (документально подтвержденных) и, соответственно, не может рассматриваться в качестве вознаграждения за оказанную услугу. Министерство финансов РФ в Письме от 19 ноября 2008 года N 03-04-06-01/344 также указывает, что возмещение затрат на проезд и проживание в месте исполнения гражданско-правового договора относится к категории компенсаций (Постановление ФАС Поволжского округа от 16 июня 2011 г. по делу N А55-13458/2010).

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Документ и комментарий к нему опубликованы в "НА", 2015, N 4.

*(2) Документ и комментарий к нему опубликованы в "НА", 2015, N 18.