Вопрос: Возможно ли ведение журнала регистрации договоров (как бухгалтерских, так и кадровых), а также журнала регистрации приказов и распоряжений в электронном варианте? Можно ли в конце года их распечатывать и подшивать? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

Возможно ли ведение журнала регистрации договоров (как бухгалтерских, так и кадровых), а также журнала регистрации приказов и распоряжений в электронном варианте? Можно ли в конце года их распечатывать и подшивать?

В электронном виде в течение года можно вести только те кадровые документы, которые не предполагают наличия собственноручных подписей сотрудников, работодателя и его законных представителей.

Правовое обоснование:

Нельзя вести в электронном виде личные карточки, поскольку под роспись в личной карточке работодатель ознакомляет сотрудника с каждой вносимой в его трудовую книжку записью (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства России от 16.04.2003 N 225, далее - Правила N 255).

То же касается и Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Она обязательно должна быть на бумажном носителе, поскольку содержит графы 10 "Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку" и 13 "Расписка работника в получении трудовой книжки". В этой книге сотрудник должен расписаться при получении трудовой книжки в связи с увольнением (п. 41 Правил N 255).

Обратите внимание: журналы (книги) учета трудовых договоров и приема на работу требуется хранить 75 лет (пп. а и пп. б п. 695 Перечня типовых управленческих документов с указанием срока хранения, утв. приказом Министерства культуры России от 25.08.2010 N 558). В связи с чем на практике применяется электронная регистрация указанных документов в течение года с последующей распечаткой и подготовкой к хранению на бумажном носителе.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.