Обмен электронными документами в "1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8" (ред. 2.0) (журнал "БУХ.1С", N 11, ноябрь 2015 г.)

Обмен электронными документами в "1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8" (ред. 2.0)

Эксперты "1С"

Журнал "БУХ.1С", N 11, ноябрь 2015 г.

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Применение электронного документооборота (ЭДО) позволяет повысить производительность организации, сократить материальные издержки, в том числе на хранение документов, минимизировать ошибки при их вводе в информационную базу, экономить человеческие ресурсы. В программу "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" (ред. 2.0) встроена подсистема обмена электронными документами, что позволяет пользователям полностью или частично отказаться от обмена с контрагентами документами в бумажном виде и перейти на электронный документооборот, тем более, что законодательная база по ЭДО уже полностью сформирована. О поддержке электронного документооборота в "1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8" (ред. 2.0) читайте в статье экспертов "1С".

Законодательная база для перехода на ЭДО

С 1 января 2013 года вступил в силу новый закон о бухгалтерском учете (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ), который предусматривает формирование, хранение и обмен документами с контрагентами и государственными органами в электронном виде при наличии электронной подписи.

В настоящее время полностью сформирована нормативная правовая база для обмена электронными документами.

С 8 апреля 2011 года действует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ об ЭП), который определил порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами.

Гражданский кодекс РФ признает электронную подпись, используемую при составлении документов гражданско-правового характера, аналогом собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Федеральным законом от 27.07.2010 N 229-ФЗ внесены изменения в Налоговый кодекс РФ, которые предусматривают составление и выставление счетов-фактур в электронном виде (ЭСФ) при взаимном согласии сторон сделки и при наличии технических средств и возможностей, а также предоставление по требованию налогового органа документов, служащих основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документов, подтверждающих правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, по формам и (или) форматам в электронной форме, установленным государственными органами и органами местного самоуправления.

Совместным приказом Минфина России и Федеральной налоговой службы России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ утвержден Порядок представления по требованию налогового органа документов в электронном виде.

Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н утвержден Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи.

В письме ФНС России от 05.10.2011 N ЕД-4-3/16368@ признаны легитимными первичные учетные документы в электронном виде.

Приказом ФНС России от 30.01.2012 N ММВ-7-6/36@ утверждены форматы представления документов, используемых при обмене счетами-фактурами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Приказом ФНС России от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@ утверждены электронные форматы счета-фактуры, журнала полученных и выставленных счетов-фактур и книг продаж и покупок (в т.ч. форматы дополнительных листов книг).

Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ утверждены форматы первичных документов - ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг).

Как видим, законодательная база для перехода на обмен электронными документами была в значительной мере сформирована еще в 2012 году. Однако предприятия не спешили переводить свой документооборот в электронный вид, опасаясь налоговых рисков и необходимости изменения бизнес-процессов. Например, невозможность выставлять счета-фактуры после окончания налогового периода, т.е. "задним числом", стала одной из значимых проблем, к которым электронный документооборот оказался не приспособлен.

Именно снятие таких барьеров и развитие электронного документооборота явилось одной из задач, поставленных в рамках "дорожной карты" "Совершенствование налогового администрирования" (утв. Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 N 162-р). В ходе реализации запланированных картой мероприятий был выполнен комплекс мер, направленных на решение данной задачи, в том числе:

Федеральный закон от 29.11.2014 N 382-ФЗ закрепил право на принятие к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным до срока представления декларации по НДС (с учетом изменения 2015 года - до 25 числа).

С учетом данного изменения, счета-фактуры, в том числе в электронном виде, полученные до момента предоставления декларации, могут быть учтены в том налоговом периоде, в котором были осуществлены хозяйственные операции.

Минфин России письмом от 27.07.2015 N 03-03-05/42971 разрешил принимать к учету первичные документы по длящимся услугам с датировкой более поздней, чем окончание отчетного периода (разъяснение направлено по системе налоговых органов письмом ФНС России от 21.08.2015 N ГД-4-3/14815). Это позволит использовать единообразный порядок учета поступивших с опозданием счетов-фактур и первичных документов, в частности, актов об оказании услуг.

Минфин России в письме от 28.08.2014 N 03-03-10/43034 разъяснил, что несущественные ошибки в первичной документации не приводят к отказу в признании расходов, что также снижает ненужные риски в работе предпринимателей.

Также мероприятия дорожной карты затронули и вопросы архивного хранения электронных документов. Минкультуры России приказом от 31.03.2015 N 526 (зарегистрирован в Минюсте России 07.09.2015 N 38830) утвердило правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов. Данный приказ определяет основные правила хранения электронных документов, в том числе предусматривает:

наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов;

наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния (пункт 2.30);

передачу электронных документов для хранения в архив организации осуществляется в формате PDF/A.

В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.

В свою очередь, Минфин России в разъяснении ПЗ-12/2015 от 11.09.2015 (размещено на сайте Минфина России) обозначил, что данный порядок применяется и в части документов, обязательных для хранения в целях выполнения требований бухгалтерского и налогового законодательства.

Таким образом, в настоящее время определены основные правила архивного хранения электронных документов, что, по мнению экспертного сообщества, актуально при прохождении предприятием проверок со стороны фискальных и правоохранительных органов - формат и порядок хранения таких документов будут взаимно понятны и проверяющим, и проверяемым.

Поддержка ЭДО в "1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8" (ред. 2.0)

В программе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" (ред. 2.0) реализован обмен в структурированном виде электронными документами (ЭД):

Акт приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг);

Товарная накладная N ТОРГ-12;

Счет-фактура;

Исправительный счет-фактура;

Корректировочный счет-фактура;

Счет на оплату.

Также предусмотрена передача текстового документа Произвольный электронный документ, к которому может быть прикреплено произвольное количество внешних файлов в любом формате.

Все документы, включая Произвольный электронный документ вместе с вложениями, могут быть зашифрованы и подписаны электронной подписью (ЭП). Для работы с ЭД можно использовать сертификат любого Удостоверяющего Центра (УЦ), входящего в сеть доверенных УЦ ФНС России. - см. http://minsvyaz.ru/uploaded/files/perechenauz-new.xls. Для обмена данными применяются форматы, утвержденные приказами ФНС, что позволяет организовать юридически значимый документооборот с контрагентами и налоговыми органами.

В программе предусмотрены три варианта обмена:

прямой обмен с контрагентом - электронные документы можно передавать через файловый ресурс, ftp-ресурс, по электронной почте;

через сервис 1С-ЭДО;

через оператора электронного документооборота (далее - оператора ЭДО) - компанию "Такском".

Следует учитывать, что обмен электронными счетами-фактурами легитимен только через оператора ЭДО.

Программа "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" редакция 2.0 позволяет:

сформировать, зашифровать, подписать и отправить ЭД;

получить, утвердить и отразить в учете входящий ЭД или отклонить полученный ЭД;

обработать подтверждение оператора об отправке/о получении ЭД;

получить извещение покупателя о получении ЭД;

сформировать и отправить извещение продавцу о получении ЭД;

просмотреть в привычном виде, распечатать и сохранить в архиве ЭД и служебные документы;

создать Соглашение об обмене электронными документами на основании шаблона;

вести список соглашений с контрагентами о прямом обмене электронными документами;

вести список контрагентов, участвующих в обмене документами через оператора ЭДО;

вести списки номенклатуры поставщиков, устанавливать соответствие номенклатуры поставщиков собственной номенклатуре.

В программе ведется архив электронных документов, включая служебные, формируемые автоматически. В зависимости от стадии оформления документа ему присваивается соответствующий статус.

На основе полученных электронных документов автоматически формируются документы информационной базы "1С:Предприятия 8". Таким образом, пользователь получает документ в привычном виде. При этом вся работа с документами ведется в привычном интерфейсе "1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8" ред. 2.0.

Программа поддерживает обмен следующими видами документов в электронном виде - см. табл. 1.

Таблица 1

Поддержка в "1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8" (ред. 2.0) обмена документами в электронном виде

Выгружаемый документ информационной базы	Загружаемый документ информационной базы
Акт об оказании услуг (формирование первичного документа Акт приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг))	Поступление услуг, работ
Накладная на реализацию (ТОРГ-12) (формирование первичного документа Товарная накладная N ТОРГ-12)	Поступление МЗ (М-4)
Счет на оплату	Счет на оплату от поставщика
Счет-фактура выданный	Счет-фактура полученный
Исправительный счет-фактура выданный	Исправительный счет-фактура полученный
Корректировочный счет-фактура выданный	Корректировочный счет-фактура полученный
Произвольный электронный документ	Произвольный электронный документ

Документы информационной базы, участвующие в обмене, хранят связь с электронными документами обмена - см. рис. 1.

Для использования обмена электронными документами с контрагентами в системе предусмотрена форма Настройки ЭДО, где указываются индивидуальные параметры взаимодействия сторон - виды электронных документов, которыми будет производиться обмен, будет ли использоваться ЭП и шифрование, а также способ обмена. При обмене электронными документами через оператора ЭДО для подключения к обмену нового участника - контрагента в системе реализован обмен приглашениями через сервис оператора ЭДО.

Государственные, муниципальные учреждения являются потребителями услуг, товаров, а также их производителями и плательщиками НДС. Уверены, что электронный документооборот, реализованный в "1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8" редакции 2.0, вскоре станет частью повседневной деятельности учреждений - пользователей программы.