График отпусков на 2016 год (А. Мазухина, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 11, ноябрь 2015 г.)

График отпусков на 2016 год

А. Мазухина,

эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Журнал "Актуальная бухгалтерия", N 11, ноябрь 2015 г.

График отпусков на 2016 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2015 года. Ознакомимся с общими принципами и правилами составления этого обязательного как для работодателя, так и для работника документа.

Общие правила составления графиков отпусков установлены трудовым законодательством *(1). Так, график отпусков утверждается работодателем ежегодно не позднее чем за две недели до наступления календарного года: соответственно, график отпусков на 2016 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2015 года. Если в организации есть выборный орган первичной профсоюзной организации, работодателю необходимо учесть его мнение*(2) в порядке, установленном для принятия локальных нормативных актов*(3).

По общему правилу желание работника использовать отпуск с конкретной даты при составлении графика учитывается работодателем, но не является для него обязательным. При этом отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться по их желанию в удобное для них время*(4), поэтому, если такие работники выразят свое желание на использование отпуска в определенное время, не противоречащее законодательству (в пределах своего рабочего года), работодатель обязан будет его учесть. Для уточнения пожеланий работников может использоваться опросный лист либо система индивидуальных заявлений.

Трудовой кодекс Российской Федерации

При составлении графика работодателю нужно решить, какие виды отпуска он должен включать в график и сколько дней отпуска может (и будет) использовать каждый работник в этом календарном году.

Отпуск может быть основным и дополнительным*(5). Административные и учебные отпуска в график не ставятся. По общему правилу отпуска предоставляются целиком (за исключением дополнительного отпуска за работу во вредных и (или) тяжелых условиях труда, который предоставляется пропорционально отработанному времени), но могут быть разделены на части по соглашению сторон*(6).

Сотрудник может претендовать на ежегодный оплачиваемый отпуск, если он непрерывно проработал в организации шесть и более месяцев, а по соглашению с работодателем либо если работник относится к перечисленным в законе категориям - и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй или последующие годы предоставляется в любое время рабочего года*(7).

В графике на один календарный год у работника могут быть предусмотрены несколько отпусков за разные рабочие годы. Предоставлять отпуск за рабочий год, который еще не начался, не допускается.

Локальным нормативным актом график отпусков не является, поскольку не содержит правовых норм, следовательно, на него не распространяется норма части второй статьи 22 Трудового кодекса, в соответствии с которой работодатель обязан под подпись ознакомить работников с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Так как в законе нет и отдельных норм, обязывающих работодателя знакомить работников с графиком отпусков, работодателю достаточно вовремя утвердить график и ознакомить работников с очередностью предоставления отпусков в организации путем извещения конкретного работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели до его начала*(8).

Обращаем внимание, что Роструд придерживается противоположной точки зрения и требует от работодателей знакомить сотрудников с графиком под подпись*(9).

В настоящее время унифицированные формы *(10) не обязательны к применению работодателями, не относящимися к бюджетной сфере. Разработанный работодателем самостоятельно график должен содержать все обязательные реквизиты, установленные Законом о бухгалтерском учете*(11).

Если же работодатель продолжает применять унифицированные формы, то график отпусков составляется по форме N Т-7. На работников всех структурных подразделений организации заполняется одна общая форма.

В графе 5 по каждому работнику указывается продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска в календарных днях, а в графе 6 - запланированная дата начала отпуска (число и месяц; год - в данном случае 2016 - можно не указывать, поскольку он уже обозначен в заголовке графика). Проставлять в графике дату окончания отпуска не нужно, ведь период отпуска может удлиниться, например, из-за болезни сотрудника или из-за попадания на отпуск нерабочих праздничных дней.

Если по соглашению сторон ежегодный отпуск работника был разделен на части, то в графике заполняют несколько строк на одного сотрудника, отражая отдельно продолжительность и дату начала каждой из частей отпуска.

Существует распространенная практика указывать в графике только месяц, без конкретного числа: ее правомерность подтверждена Верховным Судом*(12), но при этом точную дату ухода в отпуск в пределах этого месяца работодателю нужно согласовывать с работником.

Графы с 7 по 9 унифицированной формы графика заполняются по мере фактического использования отпусков работниками. В примечаниях обычно отражают дополнительную информацию по запланированным отпускам (например, отмечают отпуска за прошлые рабочие годы, уточняют, что продолжительность отпуска за вредные условия труда пересчитывается пропорционально стажу работы в таких условиях, имеющемуся на момент предоставления).

График отпусков утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

При необходимости дополнения графика отпусков данными о новых сотрудниках, принятых уже после его утверждения, отпуск которым планируется также предоставить в 2016 году, работодателю нужно будет заполнить еще одну форму и утвердить ее в качестве дополнения к графику отпусков в порядке, установленном для утверждения самого графика.

Приведем пример заполнения унифицированной формы графика отпусков (образец на с. 59).

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Унифицированная форма N Т-7

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. N 1

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301020  |

                                                            |-----------|

Общество с ограниченной ответственностью "Ромашка"   по ОКПО| 27905025  |

---------------------------------------------------         \-----------/

                  наименование организации

Согласованно: Председатель Профкома ООО "Ромашка"

     Иванов           Иванов П.В.

---------------  -----------------------

(личная подпись)   (расшифровка подписи)

                                                                                               Утверждаю

                                                                                               Руководитель Генеральный директор

                                                                                                           -----------------------

                                                         /------------------------------------\                 (должность)

                                         График отпусков |   Номер   |     Дата      | На год |   Васильев        Васильев В.В.

                                                         | документа |  составления  |        |--------------- -------------------

                                                         |-----------+---------------+--------| личная подпись расшифровка подписи

                                                         |     1     |   16.12.2015  |  2016  |

                                                         \------------------------------------/

                                                                                                       " 16 " декабря 2015 г.

                                                                                                         --   -------   --

Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	Отпуск					Примечание	Дата и подпись работника в ознакомлении
				количество календарных дней	дата		перенесение отпуска
					запланированная	фактическая	основание (документ)	дата предполагаемого отпуска
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
Администрация	Генеральный директор	Васильев Виктор Викторович	20016	28	30.06.16
Бухгалтерия	Главный бухгалтер	Петрова Ольга Олеговна	20018	28	20.02.16	10.08.16	Приказ от 10.07.16 N 2016	10.08.16	Перенос отпуска по заявлению работника	20.12.15
Производственный отдел	Главный инженер	Сергеев Сергей Сергеевич	20003	44	02.08.16					20.12.15
Производственный отдел	Инженер	Сидорова Александра Александровна	20009	28	05.09.16					20.12.15

-------------------------------------------------------------------------

*(1) ст. 123 ТК РФ

*(2) ст. 372 ТК РФ

*(3) ст. 8 ТК РФ

*(4) ч. четвертая ст. 123 ТК РФ

*(5) ст. 115, 116 ТК РФ

*(6) ст. 121, 125 ТК РФ

*(7) ст. 122 ТК РФ

*(8) ст. 123 ТК РФ

*(9) письмо Роструда от 31.10.2007 N 4414-6

*(10) утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 N 1

*(11) ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ

*(12) определение ВС РФ от 06.02.2014 N АПЛ13-606