Компенсация северянам расходов на проезд (И. Зернова, журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2015 г.)

Компенсация северянам расходов на проезд

И. Зернова,

эксперт журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2015 г.

Работники учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (далее - северяне), имеют право на определенные гарантии и компенсации, установленные Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ. В этой статье рассмотрим порядок назначения и выплаты одной из таких компенсаций, а именно компенсации оплаты стоимости проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно.

Лица, имеющие право на выплату компенсации

Следуя положениям ст. 325 ТК РФ и ст. 33 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях", правом на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно могут воспользоваться лица, работающие в государственных (муниципальных) учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Размер, условия и порядок выплаты компенсации северянам, работающим в учреждениях, финансируемых из федерального бюджета, устанавливаются федеральными законами, в учреждениях, финансируемых из бюджетов субъектов РФ, - законами субъектов РФ, в учреждениях, финансируемых из местных бюджетов, - муниципальными правовыми актами.

Такой порядок для федеральных государственных учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, определен Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 (далее - Порядок N 455).

Согласно п. 4 данного документа право на компенсацию расходов за 1-й и 2-й годы работы возникает у работника учреждения одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за 1-й год работы. Затем у работника право на компенсацию расходов за 3-й и 4-й годы непрерывной работы в указанном учреждении возникает начиная с 3-го года работы, за 5-й и 6-й годы - начиная с 5-го года работы и т.д.

Следует заострить внимание на том, что нормы трудового законодательства связывают выплату компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно с фактом предоставления работнику и использования им ежегодного оплачиваемого отпуска, независимо от того, одновременно или в разное время используют отпуск работник и неработающие члены его семьи.

Если работник не выезжает в отпуск из местности, приравненной к районам Крайнего Севера, то он лишен возможности получить компенсацию расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно на члена семьи, так как право члена семьи работника производно от права самого работника (п. 6 Обзора ВС РФ практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, утвержденного Президиумом ВС РФ 26.02.2014 (далее - Обзор ВС РФ)).

Трудовым кодексом не предусмотрена выплата компенсации стоимости проезда к месту отдыха и обратно при нахождении работника в каком-либо ином отпуске, кроме ежегодного оплачиваемого отпуска.

В то же время нормативным актом органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления таким лицам могут быть установлены дополнительные гарантии в части вида отпуска, в период нахождения в котором работник может воспользоваться правом на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа (п. 6 Обзора ВС РФ).

Например, нормативными актами может быть предусмотрено, что назначение и выплата компенсации работнику осуществляются работодателем в случае, если работник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске, отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, отпуске без сохранения заработной платы.

Порядок предоставления компенсации

Следуя положениям ст. 325 ТК РФ, федеральные государственные учреждения компенсируют работнику стоимость:

- проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным;

- провоза багажа весом до 30 кг;

- проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи (неработающим мужу (жене), несовершеннолетним детям (в том числе усыновленным), фактически проживающим с работником) независимо от времени использования работником отпуска.

Обратите внимание! Компенсации предоставляются работнику федерального государственного учреждения и членам его семьи только по основному месту работы (ст. 325 ТК РФ).

Выплата компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно осуществляется на основании письменного заявления, представляемого работником учреждения не позднее чем за две недели до начала отпуска. В заявлении указываются:

а) фамилия, имя, отчество членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, рождении, об усыновлении (удочерении), установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;

б) даты рождения несовершеннолетних детей работника;

в) место использования отпуска работника и членов его семьи;

г) виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;

д) маршрут следования;

е) примерная стоимость проезда.

Выплату компенсации следует производить не позднее чем за три рабочих дня до отъезда в отпуск исходя из примерной стоимости проезда. Окончательный расчет осуществляется по возвращении из отпуска на основании предъявленных билетов или других документов.

Выплаты, предусмотренные ст. 325 ТК РФ, являются целевыми и не суммируются в случае, когда работник и члены его семьи своевременно не воспользовались правом на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно.

Согласно п. 5 Порядка N 455 к расходам работника, подлежащим компенсации, относятся:

а) оплата стоимости проезда к месту использования отпуска работника учреждения и обратно к месту постоянного жительства - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:

- железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

- водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

- воздушным транспортом - в салоне экономкласса;

- автомобильным транспортом - в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии - в автобусах с мягкими откидными сиденьями;

б) оплата стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы;

в) оплата стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов.

В том случае, когда документы, представленные работником, подтверждают расходы на проезд более высокой категории, чем определено п. 5 Порядка N 455, компенсация расходов производится на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленной категорией, выданной работнику (членам его семьи) соответствующей транспортной организацией, на дату приобретения билета. Расходы на получение указанной справки компенсации не подлежат.

При отсутствии проездных документов компенсация расходов производится при документальном подтверждении пребывания работника учреждения и членов его семьи в месте использования отпуска (при наличии документов, подтверждающих пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в ином подобном учреждении или удостоверяющих регистрацию по месту пребывания) на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда:

а) при наличии железнодорожного сообщения - по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;

б) при наличии только воздушного сообщения - по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономкласса;

в) при наличии только морского или речного сообщения - по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;

г) при наличии только автомобильного сообщения - по тарифу автобуса общего типа.

Порядком N 455 определены и другие особенности компенсации расходов на проезд, а именно:

- при направлении в отпуск на личном транспорте компенсация расходов производится при документальном подтверждении их пребывания в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования (п. 8);

- при проведении отпуска работником в нескольких местах компенсации подлежит стоимость проезда только к одному из этих мест (по выбору работника), а также стоимость обратного проезда от того же места к месту постоянного жительства по фактическим расходам (при условии проезда по кратчайшему маршруту следования) или на основании справки о стоимости проезда в соответствии с предусмотренными п. 5 Порядка N 455 категориями проезда, выданной транспортной организацией, но не более фактически произведенных расходов;

- при проведении отпуска за пределами РФ, в том числе по туристской путевке, компенсация расходов производится по стоимости проезда железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы РФ железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции с учетом требований, определенных Правилами N 455. При этом основанием для компенсации расходов, кроме перевозочных документов, является копия заграничного паспорта (при предъявлении оригинала) с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы РФ. Если поездка работника за пределы РФ воздушным транспортом осуществляется без посадки в ближайшем к месту пересечения государственной границы РФ аэропорту, должна быть представлена справка о стоимости перевозки по территории РФ, включенной в стоимость билета, выданная транспортной организацией.

Представление отчета о произведенных расходах

Для окончательного расчета работник учреждения обязан в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника учреждения и членов его семьи. В случаях, предусмотренных Порядком N 455, работником учреждения представляется справка о стоимости проезда, выданная транспортной организацией.

В настоящее время практикуется приобретение проездных билетов в бездокументарной форме.

Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета, являются (Приказ Минтранса РФ N 134*(1)):

- сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;

- посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по отраженному в электронном авиабилете маршруту.

Согласно пп. 2 п. 1 приложения к Приказу Минтранса РФ N 134 электронный билет должен содержать следующие реквизиты:

- сведения о пассажире (для внутренних перевозок - Ф.И.О., наименование, серию и номер документа, удостоверяющего личность; для международных перевозок - фамилию, другие сведения в соответствии с международными нормами);

- наименование и (или) код перевозчика;

- номер рейса;

- дату отправления рейса;

- время отправления рейса;

- наименование и (или) коды аэропортов (пунктов) отправления и назначения для каждого рейса;

- тариф;

- эквивалент тарифа (если применяется);

- итоговую стоимость перевозки;

- форму оплаты;

- сборы (если применяются);

- наименование и (или) код класса бронирования;

- код статуса бронирования;

- дату оформления;

- наименование агентства или перевозчика, оформившего билет;

- норму бесплатного провоза багажа (по усмотрению);

- уникальный номер электронного билета.

В Письме Минфина РФ от 21.04.2014 N 03-03-07/18328 разъяснено, что в случае подтверждения расходов на приобретение авиабилета вышеуказанными документами дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется.

Документом, подтверждающим расходы на приобретение электронного железнодорожного билета, может служить контрольный купон электронного проездного документа (билета), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети (Приказ Минтранса РФ от 21.08.2012 N 322 "Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте", Письмо Минфина РФ от 07.06.2013 N 03-03-07/21187). Приложением к названному электронному документу является посадочный талон. Он содержит необходимую информацию о состоявшейся поездке к месту отпуска и обратно (в том числе время отправления, стоимость проезда и другие реквизиты). Поэтому посадочный талон может быть принят в качестве документа-основания для возмещения расходов по проезду (Письмо Минфина РФ от 14.04.2014 N 03-03-07/16777).

Бюджетный учет

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 N 65н, расходы казенного учреждения, расположенного в районе Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, на выплату работникам компенсации стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно следует относить на подстатью 212 "Прочие выплаты" КОСГУ.

В соответствии с Инструкцией N 162н*(2) представим в таблице корреспонденцию счетов по отражению в бюджетном учете расходов по выплате компенсации стоимости проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно:

Содержание операции	Дебет	Кредит
При выдаче компенсации через кассу учреждения
Выдана из кассы компенсация оплаты проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно	1 208 12 560	1 201 34 610
Внесены в кассу учреждения неиспользованные денежные средства	1 201 34 510	1 208 12 660
Внесены на лицевой счет учреждения неизрасходованные денежные средства	1 210 03 560 1 304 05 212	1 201 34 610 1 210 03 660
При перечислении компенсации на банковскую карту работника
Перечислена с лицевого счета учреждения на банковскую карту работника компенсация на оплату проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно	1 208 12 560	1 304 05 212
Отражение расходов
Отражены в учете расходы на оплату проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно	1 401 20 212	1 208 12 660

Пример

На банковскую карту работника, отбывающего в отпуск, перечислена компенсация расходов на проезд и провоз багажа в сумме 12 000 руб. Из представленного работником отчета с приложением подтверждающих документов следует, что эти средства были им израсходованы полностью.

В бюджетном учете данные операции следует отразить следующей корреспонденцией счетов:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислена с лицевого счета учреждения на банковскую карту работника компенсация на оплату проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно	1 208 12 560	1 304 05 212	12 000
Отражены в учете расходы на оплату проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно	1 401 20 212	1 208 12 660	12 000

Налог на доходы физических лиц

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, освобождены от обложения НДФЛ.

Однако в ст. 217 НК РФ не содержится норм, которые бы конкретно освобождали от налогообложения оплату проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска работникам учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членам их семей.

Согласно разъяснениям, приведенным в Письме Минфина РФ от 30.06.2014 N 03-04-06/31355, в этом случае следует руководствоваться решениями судебных органов по данному вопросу.

Например, из решений, принятых в постановлениях ФАС ВСО от 13.06.2012 N А78-5404/2011, ФАС СЗО от 25.12.2008 N А42-1471/2008, ФАС ВВО от 10.06.2008 N А29-2210/2007, следует, что компенсация стоимости проезда работников учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей к месту проведения отпуска в пределах территории РФ и обратно, производимая на основании ст. 325 ТК РФ, подпадает под действие п. 3 ст. 217 НК РФ и не подлежит обложению НДФЛ.

Страховые взносы во внебюджетные фонды

Согласно ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Федеральный закон N 212-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений.

В то же время из пп. 7 п. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ следует, что стоимость проезда работников к месту проведения отпуска и обратно и стоимость провоза багажа весом до 30 кг, оплачиваемые плательщиком страховых взносов лицам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в соответствии с законодательством РФ, трудовыми договорами и (или) коллективными договорами не подлежат обложению страховыми взносами во внебюджетные фонды.

Кроме того, указано, что в случае проведения отпуска названными работниками за пределами территории РФ не облагается страховыми взносами стоимость проезда или перелета (включая стоимость провоза багажа весом до 30 кг), рассчитанная от места отправления до пункта пропуска через государственную границу РФ, в том числе международного аэропорта, в котором работники проходят пограничный контроль в пункте пропуска через государственную границу РФ.

К сведению. Исходя из положений ст. 9 Закона РФ от 01.04.1993 N 4730-1 "О Государственной границе Российской Федерации" под пунктом пропуска через государственную границу РФ понимается территория (акватория) в пределах, в частности, аэропорта, открытого для международных сообщений (международных полетов), где в соответствии с законодательством РФ осуществляется пропуск через государственную границу лиц, транспортных средств, грузов, товаров и животных.

Как следует из разъяснений, представленных в Письме Минфина РФ от 20.05.2015 N 17-3/10/В-3536, в случае проведения отпуска за пределами территории РФ работником, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и направляющимся к месту проведения отпуска воздушным транспортом, не облагается страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды только стоимость проезда такого работника от места жительства или работы до международного аэропорта, в котором он проходит пограничный контроль. В этой связи справки о стоимости перелета от международного аэропорта вылета, в котором работник проходит пограничный контроль, до государственной границы РФ и обратно, выданной транспортной компанией, осуществляющей авиаперевозку, не требуется, поскольку стоимость данного перелета подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

* * *

В этой статье освещены основные моменты предоставления сотрудникам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, компенсации стоимости их проезда к месту проведения отпуска и обратно и стоимости провоза багажа. Уделено внимание порядку удержания НДФЛ и страховых взносов во внебюджетные фонды.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ Минтранса РФ от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации".

*(2) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.