Командировка: добровольное ли это дело? (И. Семенченко, журнал "Кадровый вопрос", N 9, сентябрь 2015 г.)

Командировка: добровольное ли это дело?

И. Семенченко,

эксперт журнала

Журнал "Кадровый вопрос", N 9, сентябрь 2015 г.

О возможности командировок соискателя обычно предупреждают еще до приема на работу - в описании вакансии. На интервью кандидат радостно кивает головой - мол, командировками нас не испугаешь! А когда доходит до дела, то есть до рабочей поездки в другой город или страну, то сразу находится масса более важных вещей. Особенно если отправляют не на Лазурное побережье, а куда-нибудь в Тмутаракань.

С одной стороны, командировка - дело добровольное. А с другой - принудительное. Определение служебной командировки дается в статье 166 ТК: это "поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы". Ключевые слова в этом определении - "работник" и "работодатель", они указывают на то, что командировка - это поездка, которая осуществляется в рамках трудовых отношений. Поэтому если в поездку отправляется лицо, с которым заключен договор гражданско-правового характера, то о командировке в данном случае речи быть не может.

Командировкой признаются служебные поездки сотрудников, работающих дистанционно или на дому, в головную организацию.

Что касается работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, то их служебные поездки служебными командировками не признаются. Условие о разъездном характере работы должно быть зафиксировано в трудовом договоре, который заключается с работником. Если работа осуществляется в пути или связана с постоянными разъездами, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками, но не предоставляет гарантий (выплачивает не средний заработок, а зарплату). При этом такие работники тоже могут направляться в командировку.

"Вышеперечисленные постулаты указывают на то, что при направлении сотрудника в командировку работодатель не должен спрашивать согласия работника. Отказ сотрудника от направления в командировку является нарушением трудовой дисциплины и может стать основанием для применения работодателем одного из видов дисциплинарных взысканий (замечание, выговор, увольнение) в зависимости от того, насколько тяжелыми являются негативные последствия такого отказа для организации. Какие-либо штрафные санкции (денежные взыскания) работодатель применить не вправе - это будет нарушением трудового законодательства РФ.

Отказаться от командировки можно только по уважительной причине - болезнь, пожар или, например, конец света (в зависимости от того, что руководство сочтет весомым аргументом против отправки сотрудника в служебную поездку). Чаще всего это те же поводы, по которым человек может не выйти на работу. Но все-таки существуют сотрудники, которых можно командировать только с их письменного согласия:

- женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;

- работники, имеющие детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;

- работники, осуществляющие уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением;

- матери и отцы, воспитывающие детей в возрасте до 5 лет без супруга (супруги).

Направление в командировку этих сотрудников допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (статья 259 ТК РФ).

Кроме того, командировка не грозит беременным женщинам и сотрудникам в возрасте до 18 лет.

"Направлять в командировки беременных женщин и сотрудников в возрасте до 18 лет закон категорически запрещает. Однако этот запрет не распространяется на несовершеннолетних творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видео съемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и/или исполнении (экспонировании) произведений".

Если сотрудник не принадлежит ни к одной из вышеуказанных категорий, "освобожденных" от командировок, и не имеет уважительной причины, то придется ехать. Насчет финансовой части поездки можно не волноваться - работодатель берет на себя все затраты, связанные с командировкой. Работнику будут возмещены следующие расходы:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилья;

- дополнительные расходы (так называемые "суточные");

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, устанавливаются каждой организацией самостоятельно в коллективном договоре или локальном (внутреннем) нормативном акте организации - например, в "Положении о направлении работников в служебные командировки".

Назревает вопрос: что же происходит с заработной платой? Не вычитаются ли командировочные расходы из оклада? Не "замораживается" ли зарплата во время поездки?

Командированные могут ехать спокойно - деньги на поездку компания берет из собственного кармана, а зарплата начисляется точно так же, как и в обычные рабочие дни.

"За период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути (в том числе и за время вынужденной остановки в пути) сохраняется средний заработок за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (статья 167 ТК РФ)".

Служебная командировка или выполнение работы в другой местности?

Согласно п. 4 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Как в данном случае разграничивать понятия "служебная командировка" и "выполнение работы в другой местности в течение длительного времени"? Разъяснения по этому вопросу дает письмо Минфина России от 28 апреля 2010 г. N 03-03-06/1/304: если в течение длительного времени значительную часть своих функций работник выполняет вне места постоянной работы (за границей, например), то служебную поездку нельзя считать командировкой. В данном случае лучше заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе работника на определенный период времени на работу в другой местности.

Рабочая поездка за границу отличается от российской тем, что суточные выплачиваются в валюте той страны, куда направляется сотрудник. Кроме того, компания должна оплатить оформление документов, таможенные пошлины - одним словом, все материальные расходы, которые неминуемо возникают при поездке за рубеж.

Рассмотрим перечень затрат, которые дополнительно возмещаются сотруднику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства:

- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

- обязательные консульские и аэродромные сборы;

- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

- иные обязательные платежи и сборы".

Какими документами правильно оформить служебную командировку?

Раньше, чтобы направить сотрудника в командировку, нужно было пользоваться формами документов, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. На сегодняшний день это постановление еще действует, но брать оттуда формы первичных документов не обязательно. Компания может их разработать сама. Мы же будем ссылаться на унифицированные формы. А использовать ли вам их или разработать свои - решать вам.

Обратите внимание, что с 8 января 2015 г. служебное задание отменено постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. N 1595. Поэтому в 2015 году больше не нужно его оформлять.

Чтобы направить сотрудника в командировку, сначала нужно оформить "Приказ о направлении работника в командировку" по форме Т-9а. Строку, в которой содержится служебное задание, нужно исключить.

Затем необходимо зафиксировать факт выбытия сотрудника в журнале учета командированных сотрудников. Он утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. N 739н. В этом журнале выбытия нужно заполнить: ФИО командированного работника, наименование организации, в которую командируется сотрудник, пункт назначения. Обратите внимание, что в связи с тем, что с 8 января 2015 г. отменены командировочные удостоверения, то в строке о командировочном удостоверении нужно поставить прочерк.

После чего необходимо заполнить табель учета рабочего времени по формам Т-12 и Т-13. Дни командировки, в которые сотрудник отсутствует на рабочем месте, нужно заполнить кодом К.

Если сотрудник в командировке трудился в свой выходной день, то в табеле учета рабочего времени нужно проставить сразу два кода: К и РВ. В соответствии со статьей 153 ТК РФ работа в выходной день оплачивается в двойном размере.

После возвращения работника из командировки бухгалтеру нужно составить авансовый отчет (форма АО-1) о суммах, которые были потрачены работником. Работник должен предоставить документы, которые подтверждают понесенные им расходы. Такими документами могут быть: чеки, приходные ордера, квитанции, договоры и т.д. Все это нужно приложить к авансовому отчету.

Какими документами подтвердить расходы и время фактического пребывания работника в командировке?

После отмены командировочных удостоверений расходы, а также время фактического пребывания сотрудника в командировке нужно подтверждать проездными документами. Они должны быть предоставлены самим работником.

Если работник передвигался к месту командировки и обратно к месту работы на личном транспорте, то он должен составить служебную записку. В ней отражается фактический срок пребывания его в командировке. Служебная записка заполняется в произвольной форме. К ней сотрудник должен приложить документы, которые будут подтверждать использование им личного транспорта (квитанции, чеки, счета и т.д.). Служебная записка также прикладывается к авансовому отчету.

Для оформления командировки сотрудника в 2015 году нужно:

- подготовить приказ о направлении сотрудника в командировку;

- заполнить журнал учета командированных сотрудников;

- заполнить табель учета рабочего времени;

- составить авансовый отчет;

- принять у сотрудника служебную записку (если он едет к месту командировки и обратно на личном транспорте).

Какой период принимается в качестве расчетного для среднего заработка при командировке?

Для работников, которые трудятся в организации больше года, расчетным периодом будут 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором начинается командировка. Календарный месяц - это период с 1-го по 30-е (31-е) число месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число).

Пример. Определение расчетного периода для работника, отработавшего больше года

Менеджер организации "Силуэт" В.И. Степанов направлен в командировку с 7 июля 2015 г. Средний заработок за рабочие дни в командировке В.И. Степанову бухгалтер организации рассчитает исходя из начисленных ему выплат и отработанных им дней за период с 1 июля 2014 г. по 30 июня 2015 г.

Для тех, кто проработал в организации меньше года, расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки.

Пример. Определение расчетного периода для работника, отработавшего меньше года

Маркетолог организации "Силуэт" А.И. Селиванова направлена в командировку с 26 августа 2015 г. А.И. Селиванова начала работать в организации "Силуэт" с 17 декабря 2014 г. Поэтому ее средний заработок за рабочие дни в командировке бухгалтер организации рассчитает исходя из начисленных ей выплат и отработанных ею дней за период с 17 декабря 2014 г. по 31 июля 2015 г.

Из расчетного периода исключаются все дни, когда:

- за работником сохранялся средний заработок (командировки, отпуска и т.д.);

- работник получал пособие по больничному;

- работник освобождался от работы с сохранением заработка или без него.

Если весь расчетный период состоит из исключаемых дней, то берутся предшествующие им 12 месяцев, в которых у работника были отработанные дни.

Пример. Определение расчетного периода, если 12 предшествующих командировке месяцев состоят из исключаемых периодов

Бухгалтер организации "Силуэт" Н.И. Иванова вышла на работу 9 сентября 2015 г. после отпусков по беременности и родам (с 1 июля 2012 г. по 17 ноября 2012 г.) и по уходу за ребенком (с 18 ноября 2012 г. по 8 сентября 2015 г.). Н.И. Иванова направлена в командировку с 21 октября 2015 г. Поскольку в расчетном периоде (октябрь 2014 г. - сентябрь 2015 г.) у нее нет выплат, из которых можно рассчитать средний заработок, за расчетный принимается период с июля 2011 г. по июнь 2012 г.

Для работников, у которых и в предшествующих периодах не было отработанных дней, расчетным будет период с 1-го числа месяца, в котором начинается командировка, по дату, предшествующую первому дню начала командировки.

Пример. Определение расчетного периода, если все предшествующие командировке месяцы состоят из исключаемых периодов

Менеджер А.В. Кузнецова работает в организации "Силуэт" с 3 сентября 2015 г. При этом с 3 по 30 сентября 2015 г. она находилась в командировке. С 24 октября 2015 г. она направлена в следующую командировку. Так как весь расчетный период (с 3 по 30 сентября 2015 г.) состоит из дней, исключаемых из расчетного периода, ее средний заработок нужно определять исходя из зарплаты, начисленной за дни, отработанные в октябре 2015 г.

Какие выплаты включаются в расчет среднего заработка при командировке?

В расчет среднего заработка за рабочие дни командировки включаются все виды выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда (зарплата, премии, надбавки и т.д.).

Не участвуют в расчете среднего заработка социальные и другие выплаты, не связанные с трудовой деятельностью работника (оплата питания, проезда, обучения и т. д.).

Из расчета исключаются суммы, выплаченные за время, когда работник не работал, но за ним сохранялся заработок (отпускные, оплата выходных по уходу за ребенком-инвалидом, командировок, периодов болезни и т.д.).

Премии и повышение зарплаты учитываются при расчете командировочных по специальным правилам.

Как учитываются премии при расчете среднего заработка за дни командировки?

При расчете среднего заработка для оплаты командировки учет премий зависит от их вида.

- Ежемесячная премия, начисленная в расчетном периоде, включается в расчет по одной за каждый показатель премирования (например, за количество продаж или за объем выручки) за каждый месяц расчетного периода.

Пример. Учет ежемесячной премии при расчете среднего заработка за дни командировки

Начальник отдела продаж организации "Силуэт" С.П. Новиков направлен в командировку с 28 октября 2015 г. Ежемесячно С.П. Новикову начисляются 3 премии: одна за количество продаж и две за объем выручки. Расчетный период - 12 месяцев (с октября 2014 г. по сентябрь 2015 г.). Значит, в расчет среднего заработка можно включить не более 12 премий за количество продаж и не более 12 премий за объем выручки.

- Квартальная, полугодовая и другие премии за период больше месяца, но не больше расчетного периода, которые начислены в расчетном периоде, включаются в расчет по одной за каждый показатель.

Пример. Учет квартальных и полугодовых премий при расчете среднего заработка за дни командировки

Менеджер по закупкам организации "Силуэт" К.А. Володин направлен в командировку с 11 ноября 2015 г. В расчетном периоде (12 месяцев - с ноября 2014 г. по октябрь 2015 г.) ему начислены премии по итогам работы в IV квартале 2014 г. и в I полугодии 2015 г. При расчете среднего заработка обе премии учитываются в полном размере.

- Премия за период больше расчетного, начисленная в расчетном периоде, включается в расчет в размере месячной части за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода.

Пример. Учет премии за период больше расчетного при расчете среднего заработка за дни командировки

Юрист организации "Силуэт" А.И. Петров направлен в командировку с 3 сентября 2015 г. В расчетном периоде (12 месяцев - с сентября 2014 г. по август 2015 г.) А. И. Петрову начислена премия за успешное завершение судебного процесса, длившегося два года, в сумме 60 000 руб. В расчет среднего заработка включается только 30 000 руб. (60 000 руб. / 24 мес. x 12 мес.).

- Премия по итогам работы за календарный год, предшествующий году, в котором началась командировка, а также премия за стаж работы (выслугу лет) учитывается полностью независимо от того, начислена она в расчетном периоде или уже после него, в том числе после возвращения из командировки.

Пример. Учет годовой премии при расчете среднего заработка за дни командировки

Системный администратор организации "Силуэт" О.К. Николаев направлен в командировку с 19 февраля 2015 г. В феврале 2015 г. ему начислена премия по итогам работы за 2014 г. Несмотря на то что в расчетный период (с февраля 2014 г. по январь 2015 г.) эта премия не попадает, ее при расчете среднего заработка надо учесть в полной сумме.

Если расчетный период отработан не полностью или в нем были исключаемые периоды:

- премии, начисленные с учетом фактически отработанного в расчетном периоде времени, включаются в расчет полностью;

- премии, начисленные без учета фактически отработанного времени, - в сумме, пропорциональной отработанному в расчетном периоде времени. Она рассчитывается так:

Сумма премии, которая включается в расчет

=

Размер премии, начисленной в расчетном периоде

/

Число рабочих дней в расчетном периоде по производственному календарю

х

Фактическое число рабочих дней, отработанных работником в расчетный период

Как учитывается повышение зарплаты при расчете среднего заработка за дни командировки?

Если всем работникам организации или структурного подразделения (филиала, отдела, цеха и т.д.), в котором трудится командированный работник, повышалась зарплата, то при расчете среднего заработка надо проиндексировать его оклад (тарифную ставку), а также доплату к окладу, установленную в фиксированном размере (например, 10% оклада).

Не индексируются доплаты, которые установлены:

- в диапазоне значений (например, от 10% до 30% оклада);

- в абсолютных размерах (например, 10 000 руб.);

- не к окладам (тарифным ставкам) (например, процент от продаж).

Порядок индексации зависит от периода повышения зарплаты.

Когда повышена зарплата	Какие выплаты индексируются
В расчетном периоде	Начисленные в расчетном периоде за период, предшествующий повышению
После расчетного периода, но до начала командировки	Начисленные за весь расчетный период
В период командировки	Начисленные за весь расчетный период. Оплата за дни командировки индексируется с даты повышения зарплаты до окончания командировки

Выплаты индексируются на коэффициент повышения. Если повышены только оклады (тарифные ставки), то он рассчитывается по формуле:

Коэффициент повышения

=

Новый размер тарифной ставки

/

Размер тарифной ставки, оклада до повышения

Если же наряду с увеличением окладов изменилась система оплаты труда (премирования, надбавок и т.д.), коэффициент повышения определяется так:

Коэффициент повышения	=	Новый размер тарифной ставки, оклада	+	Новый размер ежемесячных доплат, надбавок, премий
		Размер тарифной ставки, оклада до повышения	+	Размер ежемесячных доплат, надбавок, премий до повышения

Как рассчитать и учесть средний заработок за дни командировки?

Средний заработок за время командировки рассчитывается по формуле:

Средний заработок за время командировки	=	Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка	х	Количество рабочих дней, приходящихся на дни командировки
		Количество отработанных в расчетном периоде дней

В расчете учитываются:

- выплаты, включаемые в расчет среднего заработка, которые начислены работнику в расчетном периоде;

- количество дней, отработанных им в расчетном периоде, которое определяется по табелю учета рабочего времени;

- количество рабочих дней во время командировки по графику, установленному в вашей организации.

Оплата за дни командировки, когда работник трудился в выходные или нерабочие праздничные дни рассчитывается по специальным правилам.

Пример. Расчет среднего заработка за время командировки

Менеджер Ф.М. Федосеев направлен в командировку с 6 по 13 февраля 2015 г. (6 рабочих дней). В расчетном периоде (с 1 февраля 2014 г. по 31 января 2015 г.) Ф.М. Федосеевым отработано 223 рабочих дня, за эти дни он заработал 245 000 руб.

Средний заработок Ф.М. Федосеева за время командировки составит 6591,93 руб. (245 000 руб. / 223 дн. х 6 дн.).

Если до дня начала командировки у работника совсем не было выплат или отработанных дней, средний заработок рассчитывается так:

Средний заработок за время командировки	=	Месячная тарифная ставка, оклад	х	Кол-во рабочих дней, приходящихся на дни командировки
		Кол-во рабочих дней в месяце начала командировки

Пример. Расчет среднего заработка за время командировки, если до дня ее начала у работника не было выплат или дней для его расчета

С.С. Потапов принят на работу менеджером по закупкам с окладом 23 000 руб. с 6 февраля 2015 г. В этот же день он направлен в командировку по 13 февраля 2015 г. на 6 рабочих дней. В феврале 2015 г. - 19 рабочих дней.

Средний заработок С.С. Потапова за время командировки составит 7263,16 руб. (23 000 руб. / 19 дн. х 6 дн.).

Средний заработок, начисленный командированному работнику, а также оплата за дни, отработанные им в командировке в выходные или праздники:

- облагаются НДФЛ и страховыми взносами;

- учитываются в расходах на оплату труда в бухгалтерском и налоговом учете как при ОСН, так и при УСН.

В справке 2-НДФЛ суммы среднего заработка, начисленного командированному работнику, указываются с кодом дохода 2000.

Как оплатить выходной день в командировке?

Если работник, находящийся в командировке, в выходной или нерабочий праздничный день отдыхал, этот день не оплачивается, за него выплачиваются только суточные.

Работнику полагается оплата за выходной или нерабочий праздничный день, проведенный в командировке, если он в этот день:

- работал;

- выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно.

Эти дни оплачиваются следующим образом:

Работник трудился в выходной (нерабочий праздничный) день, так как
По графику работы организации, в которую он командирован, этот день рабочий.	(или) специально командирован для работы в выходной; (или) привлечен к работе в выходной в командировке; (или) этот день выезда в командировку (возвращение из нее, нахождение в пути)
	Не предоставляется отгул	Предоставляется отгул
В размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада)	В размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада)

Размер оплаты за работу в выходной день может быть увеличен локальным нормативным актом вашей организации, коллективным или трудовым договором.

Как рассчитать суточные командированному работнику?

Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за каждый день в пути. Количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется:

- при проезде к месту командировки на личном или служебном автомобиле - по служебной записке, которую должен представить работник по возвращении из командировки. К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме N 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта;

- в иных случаях - по проездным документам.

Если работник не представил проездных документов (например, потерял билеты на проезд и не смог их восстановить), то срок пребывания в командировке он может подтвердить:

- или документами по найму жилья в месте командировки;

- или служебной запиской о сроке пребывания в месте командировки. В этой записке должностное лицо организации, куда был направлен ваш работник, должно поставить отметку и свою подпись, которые подтвердят даты прибытия работника в место командировки и убытия оттуда.

Размер (норма) суточных для командировок по РФ и за границу устанавливается локальным нормативным актом вашей организации. При этом для заграничных командировок суточные рассчитываются:

- за день выезда из РФ - по нормам для командировок за границу;

- за день въезда в РФ - по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда из РФ и въезда в РФ определяется:

- для командировок по РФ и в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются, - по проездным документам;

- для командировок за границу - по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы.

При однодневных командировках:

- по РФ - суточные не выплачиваются;

- в другие страны - выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу.

Как учесть командировочные расходы (суточные, проезд, проживание)?

При расчете налога на прибыль подтвержденные документами командировочные расходы (стоимость проезда, в том числе на аэроэкспрессе и такси, проживания, суточные, расходы на оформление визы при загранкомандировках и другие расходы, связанные с командировкой и понесенные с разрешения работодателя, например на услуги VIP-залов) признаются на дату утверждения авансового отчета.

НДС по расходам на командировки принимается к вычету при соблюдении двух условий:

- командировочные расходы оплачены организацией или работником;

- по ним есть счет-фактура.

Принять к вычету НДС не по счету-фактуре, а по иным документам, в которых НДС выделен отдельной строкой, можно только по расходам на проезд и проживание командированного работника. К таким документам относятся:

- проездной билет, маршрут/квитанция (контрольный купон) электронного билета, квитанция на оплату пользования легковым такси - по расходам на проезд;

- бланк строгой отчетности - по расходам на проживание.

В книге покупок регистрируется любой из этих документов. При применении УСН командировочные расходы, подтвержденные документами, учитываются:

- если они оплачены за счет выданного работнику аванса - на дату утверждения авансового отчета;

- если они оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета - на дату выплаты возмещения работнику.

В бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются так:

Проводка	Операция
Д 71 - К 50 (51)	Работнику выдан аванс на командировку.
Д 26 (08, 20, 23, 44) - К 71	Учтены командировочные расходы (без НДС на ОСН, с НДС на УСН).

Как платить НДФЛ и страховые взносы с командировочных расходов (суточные, проезд, проживание)?

Суточные не облагаются:

- НДФЛ в размере, не превышающем за каждый день командировки по России 700 руб., загранкомандировки - 2500 руб.;

- страховыми взносами в размере, установленном локальным нормативным актом вашей организации.

При выплате суточных сверх указанного размера сумму такого превышения необходимо отразить в справке 2-НДФЛ с кодом дохода 4800. Суточные в сумме, не облагаемой НДФЛ, в справке 2-НДФЛ указывать не надо.

Пример. Выплата суточных командированному работнику

Менеджер Ф.М. Федосеев направлен в командировку в г. Москву с 6 по 13 февраля на 8 календарных дней. В организации положением о командировках суточные при командировках в г. Москву установлены в размере 800 руб. в день.

За время командировки Ф.М. Федосеев получит всего суточных 6400 руб. (800 руб./дн. х 8 дн.). Взносами эта сумма не облагается. НДФЛ с суммы суточных составит 104 руб. ((800 руб./дн. - 700 руб./дн.) х 8 дн. х 13%).

Стоимость проезда (в том числе на такси и аэроэкспрессе) и проживания в командировке не облагается НДФЛ и страховыми взносами полностью, если эти расходы подтверждены документами.

Обратите внимание: стоимость проезда в командировку и обратно не облагается НДФЛ и тогда, когда работник с разрешения руководителя организации:

- выезжает к месту командировки в выходные или нерабочие праздничные дни, предшествующие дате начала командировки;

- задерживается в месте командировки на выходные или нерабочие праздничные дни, следующие за датой окончания командировки.

Стоимость услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах:

- не облагается НДФЛ;

- облагается страховыми взносами.

Если нет подтверждающих расходы документов, то расходы, оплаченные работнику, облагаются НДФЛ и страховыми взносами следующим образом:

Вид расхода, не подтвержденного документами	НДФЛ	Страховые взносы
Проезд в командировку и обратно	облагается	облагается
Проживание в командировке	не облагается в пределах: - 700 руб./день для командировок по РФ	облагается

Всегда облагается НДФЛ и страховыми взносами возмещение стоимости:

- питания, если его стоимость отдельно выделена в счете гостиницы;

- проезда, если до начала командировки или после ее окончания работник использовал отпуск в месте командировки (даты билетов и даты командировки не совпадают).

Для чего нужно положение о командировках и что оно из себя представляет?

Положение о служебных командировках не является обязательным для учреждения документом. Но если сотрудники достаточно часто направляются в служебные поездки, то такой локальный нормативный акт все же целесообразнее разработать. Поговорим о том, какую информацию должен содержать такой документ с учетом изменений, принятых в 2015 году.

Разработка и утверждение положения о служебных командировках в учреждении производятся в целях установления:

- порядка направления работников в служебные поездки в организации, расположенные как на территории РФ, так и за ее пределами;

- порядка и размеров возмещения командировочных расходов, в том числе аванса (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Другими словами, положение о командировках - локально-нормативный документ, разрабатываемый учреждением для освещения всех необходимых вопросов, связанных с направлением работников в служебные поездки. И как показывает арбитражная практика, такой документ может стать основанием для отстаивания учреждением своей позиции в случае судебного спора.

При разработке положения о командировках учреждению надо руководствоваться:

- нормами Трудового кодекса РФ;

- Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749.

Структура и содержание локального нормативного акта зависит от круга вопросов, в отношении которых необходимо его принятие. В положении о служебных командировках содержатся следующие разделы:

1. Общие положения.

Здесь указывается следующая информация:

- назначение положения, и что оно устанавливает (например, порядок направления работников учреждения в служебные командировки и условия пребывания в них, размеры и порядок возмещения сотрудникам расходов, связанных с такими поездками);

- область распространения положения (относительно командировок по территории России и (или) за границу);

- документы, в соответствии с которыми было разработано данное положение;

- определение понятия "служебная командировка", а также иных понятий, связанных с такой поездкой (место постоянной работы, авансовый отчет и др.);

- что не относится к служебной командировке (например, служебные поездки работников, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы, если иное не предусмотрено локальными или нормативно-правовыми актами);

- каких работников можно отправлять в служебную поездку и каких нельзя;

2. Правила оформления документов.

В этом разделе прописывается порядок документального оформления служебных командировок в организации.

- Правила оформления служебного задания;

- порядок издания приказа о направлении работника в служебную командировку;

- ответственное лицо (лица) за правильное оформление вышеуказанных документов.

3. Условия и сроки пребывания работников в командировке, оформления документов.

Здесь указывается следующая информация:

- Лицо, которое определяет срок служебной командировки сотрудника учреждения.

- Продолжительность командировки.

- Режим рабочего времени и времени отдыха командируемого работника.

- Порядок явки сотрудника на работу в день отъезда в командировку, а также в день приезда из нее.

- Действия работника в случае его временной нетрудоспособности во время служебной командировки.

- Процедуру досрочного возвращения сотрудника из служебной поездки.

- Процедуру продления срока командировки.

- Порядок отзыва работника из служебной командировки.

- Кто будет выполнять должностные обязанности отсутствующего сотрудника на время его служебной поездки.

- Срок выдачи (перечисления) аванса сотруднику.

- Срок представления сотрудником документов по возвращению из командировки.

- Срок возврата остатка неиспользованного аванса или возмещения денежных средств работнику в случае их перерасхода.

4. Гарантии при направлении работников в служебную командировку.

При направлении работников в служебные командировки им гарантируются:

- сохранение места работы (должности) и среднего заработка;

- возмещение расходов, связанных с такой поездкой.

Так, за совместителем сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. Но по-иному надо поступить в случае направления такого сотрудника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства. В этом случае средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по служебной поездке распределяются между командирующими учреждениями по соглашению между ними.

Кроме вышеперечисленных условий, в этом разделе положения можно прописать и правила оплаты в случае исполнении работником служебного поручения в командировке в выходные дни, установленные его рабочим графиком. При этом нужно руководствоваться пунктом 5 Положения N 749. В нем сказано, что оплата труда сотрудника за дни его командирования в праздники производится по общим правилам, установленным трудовым законодательством. То есть по тем, что прописаны в статье 153 Трудового кодекса РФ. Согласно ним командировка в нерабочие праздничные дни оплачивается в повышенном размере.

5. Порядок и размеры возмещения расходов на служебные командировки.

Здесь указываются, какие расходы подлежат возмещению работникам при направлении их в служебные командировки. А именно:

- расходы на проезд;

- расходы на наем жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные с разрешения работодателя (на провоз багажа, на служебные телефонные переговоры и др.).

Основание - статья 168 ТК РФ. Также здесь прописывается:

- конкретный размер возмещения каждого вида расходов;

- документы-основания, которые работнику надо приложить к авансовому отчету для возмещения каждого вида расходов;

- условия возмещения расходов при отсутствии подтверждающих документов в каждом конкретном случае, то есть при отсутствии документов на проезд до места назначения и обратно, документов, подтверждающих стоимость служебных телефонных переговоров и др.

- порядок оплаты командировочных расходов в случае болезни сотрудника в служебной поездке.

6. Особенности командировок за границу.

В этом разделе указывается:

- порядок определения времени пребывания сотрудника в командировке за пределами РФ;

- правила оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за границу (например, по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз);

- какие документы, подтверждающие командировочные расходы, составленные на иностранном языке, должен представить сотрудник работодателю после возвращения из командировки и должны ли они быть переведены на русский язык и др.

7. Заключительные положения.

В этом разделе указывается:

- кто будет контролировать соблюдение порядка направления работников в командировки на территорию РФ (за ее пределы);

- порядок ознакомления сотрудников учреждения с данным положением;

- порядок изменения положения;

- дату, с которой положение вступает в силу.

Что касается внесения изменений в положение о командировках, то учреждение может это сделать двумя способами:

- утвердить новое положение;

- внести изменения в действующее положение.

Какой из способов выбрать, работодатель решает самостоятельно. Однако если изменений много, то рекомендуется все же использовать первый вариант. Применить второй вариант следует в том случае, когда изменений немного, но их нужно утвердить. Для этого надо издать соответствующий приказ.