Расчеты с подотчетными лицами (О. Лунина, журнал "Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2015 г.)

Расчеты с подотчетными лицами

О. Лунина,

редактор журнала "Учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2015 г.

Ведение финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений образования не обходится без подотчетных лиц. Они осуществляют оплату товаров, работ, услуг, приобретаемых для нужд учреждения, с помощью наличных денежных средств и банковских карт. Какими документами оформляются отношения с подотчетными лицами и какие требования предъявляются к таким расчетам, рассмотрим в данной статье.

Основными документами, которыми регламентируется организация расчетов с подотчетными лицами, являются:

- Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У);

- Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов" (далее - Указание N 3073-У);

- инструкции N 157н *(1) N 162н *(2), N 174н *(3), N 183н *(4). С учетом этих нормативных актов должна быть сформирована учетная политика учреждений в части выдачи денежных средств и документов под отчет сотрудникам.

Основные правила выдачи денег под отчет

Рассмотрим основные правила выдачи под отчет денежных средств сотрудникам учреждений.

Выдача наличных денежных средств. Согласно п. 6.3 Указания N 3210-У для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, оформляется расходный кассовый ордер (ф. 0310002). Для этого подотчетное лицо составляет в произвольной форме письменное заявление, содержащее запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Кроме этого, п. 213 Инструкции N 157н указывает на то, что в заявлении на выдачу наличных должно быть отражено назначение аванса и расчет (обоснование) его размера.

А пункт 214 Инструкции N 157н допускает выдачу денежных средств при отсутствии за подотчетным лицом задолженности, по которой наступил срок представления авансового отчета.

По нашему мнению, данные требования Указания N 3210-У и Инструкции N 157н следует определенным образом совместить именно в учетной политике учреждения.

Заявление на выдачу денежных средств под отчет может выглядеть следующим образом:

Директору ГБОУ СПО

"Экономико-правовой колледж"

Н.Н. Смирнову

от заведующего хозяйством

А.А. Иванова

Заявление о выдаче наличных денежных средств под отчет

Прошу выдать мне под отчет наличные денежные средства в размере 2 000 руб. (двух тысяч рублей) на приобретение дезинфицирующих и моющих средств для столовой колледжа.

     17 июня 2015 года        Иванов        А.А. Иванов

Через подотчетное лицо учреждение может оплачивать стоимость имущества (работ, услуг) другому юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю в сумме, не превышающей предельного размера расчетов наличными деньгами, устанавливаемого ЦБ РФ. В настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке составляет 100 000 руб.

Перечисление сотруднику подотчетной суммы на банковскую карту. В последнее время достаточно популярен такой способ выдачи денежных средств под отчет, как их перечисление на банковскую карту сотрудника. В целях минимизации наличного денежного обращения Минфин и Федеральное казначейство считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц - сотрудников организаций для оплаты ими с использованием карт, в том числе выданных в рамках "зарплатных" проектов, командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов (совместное Письмо Минфина РФ N 02-03-10/37209 и Федерального казначейства N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

Для того чтобы осуществлять такой вид расчетов, необходимо:

- в локальном нормативном акте (коллективном договоре, учетной политике) предусмотреть возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления со счета на счет банковской карты сотрудника и определить порядок списания дополнительных затрат в виде банковской комиссии за проведение операций, связанных с оплатой расходов подотчетным лицом с помощью банковской карты;

- в платежном документе указывать, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами;

- правильно оформлять авансовый отчет с подтверждающими документами.

Операции по обеспечению денежными средствами с использованием карт производятся в соответствии с Правилами N 10н*(5) и требованиями Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П.

Согласно п. 3 Правил N 10н операции по обеспечению денежными средствами учреждений осуществляются со счетов, открытых органам Федерального казначейства (ОФК) в подразделениях ЦБ РФ, кредитных организациях на балансовом счете 40116 "Средства для выдачи и внесения наличных денег и осуществления расчетов по отдельным операциям" отдельно для учреждений, созданных на базе имущества, находящегося в федеральной собственности, собственности субъектов РФ и муниципалитетов.

Учет операций, совершаемых учреждениями с использованием платежных карт, ведется на отдельных счетах 40116. На эти счета поступают в том числе суммы возврата денежных средств за товары (работы, услуги), ранее оплаченные клиентами с использованием карт, перечисляемые кредитными организациями, осуществляющими расчеты с поставщиками по операциям, совершенным с использованием карт.

Операции с применением карт через банкомат (пункт выдачи наличных денежных средств, электронный терминал или другое техническое устройство) кредитной организации, выдавшей карты, проводятся без взимания платы.

Операции по картам осуществляются в пределах имеющегося на них остатка.

При внесении денежных средств на счет 40116 с использованием карт учреждение в этот же день представляет в ОФК расшифровку сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф. 0531251), подписанную руководителем и главным бухгалтером учреждения (п. 42 Правил N 10н).

В случае полного или частичного неиспользования перечисленных на карты средств в течение 45 календарных дней учреждение должно представить в ОФК расшифровку для возврата невостребованной суммы со счета 40116 на счет в ОФК (п. 44 Правил N 10н).

Финансовый орган на основании полученной информации оформляет платежное поручение для проведения операции по возврату.

Составление авансового отчета

После получения и расходования денег работник учреждения в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который ему были выданы денежные средства, или со дня выхода на работу, должен составить и представить авансовый отчет с подтверждающими документами (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).

Форма авансового отчета (ф. 0504505) утверждена Приказом Минфина РФ N 52н*(6). В нем (авансовом отчете) подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне документа и заполняет графы 1-6 на оборотной стороне о фактически израсходованных суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. Прилагаемые к авансовому отчету документы нумеруются в порядке их записи в отчете.

Авансовый отчет (ф. 0504505) утверждается руководителем учреждения или лицом, им уполномоченным.

Графы 7-10 на оборотной стороне отчета заполняются работниками бухгалтерии. В них приводятся сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции.

Авансы, полученные подотчетным лицом, отражаются в отчете с указанием даты их получения.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" (п. 212 Инструкции N 157н).

Дебиторская задолженность по счету отражается в сумме денежных средств, выданных под отчет.

Суммы произведенных подотчетным лицом расходов показываются на счетах расчетов после утверждения авансового отчета руководителем учреждения. Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции N 157н).

Группировка расчетов с подотчетными лицами осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения (планом финансово-хозяйственной деятельности), по аналитическим группам синтетического учета (п. 217 Инструкции N 157н). Выплаты могут производиться по любой статье расходов КОСГУ, предусмотренной Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденными Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 N 65н (далее - Указания N 65н).

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в карточке учета средств и расчетов либо в журнале по расчетам с подотчетными лицами (п. 218 Инструкции N 157н).

Расходы, произведенные учреждением через подотчетных лиц, в зависимости от принятой учетной политики могут быть отнесены на себестоимость выполняемых работ, оказываемых услуг либо на финансовый результат деятельности учреждения.

Неизрасходованные денежные средства подотчетное лицо должно вернуть в кассу или на счет учреждения.

Типовые операции по учету расчетов с подотчетными лицами в соответствии с инструкциями N 162н, N 174н и N 183н будут выглядеть следующим образом:

Казенное учреждение		Бюджетное учреждение		Автономное учреждение
(Инструкция N 162н)		(Инструкция N 174н)		(Инструкция N 183н)
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Выдача под отчет сотрудникам денежных средств из кассы учреждения
1 208 хх 560	1 201 34 610	0 208 хх 560	0 201 34 610	0 208 хх 000	0 201 34 000
Перечисление с лицевого счета денежных средств на банковскую карту
1 210 03 560	1 304 05 ххх	0 210 03 560	0 201 11 610	0 210 03 000	0 201 11 000
Получение подотчетным лицом наличных денежных средств с карты, выданной Казначейством*
1 208 хх 560	1 210 03 660	0 208 хх 560	0 210 03 660	0 208 хх 000	0 210 03 000
Принятие к учету расходов, произведенных подотчетным лицом
1 105 хх 340	1 208 хх 660	0 105 хх 340	0 208 хх 660	0 105 хх 000	1 208 хх 000
1 106 31 310		0 106 31 310		0 106 31 000
1 109 хх ххх		0 109 хх ххх		0 109 хх ххх
1 401 20 ххх		0 401 20 ххх		0 401 20 ххх
Возврат неизрасходованных подотчетных сумм в кассу учреждения
1 201 34 510	1 208 хх 660	0 201 34 510	0 208 ххх 260	0 201 34 000	0 208 хх 000
Возврат неизрасходованных подотчетных сумм на лицевой счет учреждения**
Списание неиспользованных денежных средств с карты
1 210 03 560	1 208 хх 560	0 210 03 560	0 208 хх 560	0 210 03 000	0 208 хх 000
Зачисление неиспользованных денежных средств на лицевой счет
1 304 05 ххх	1 210 03 660	0 201 11 510	0 210 03 660	0 201 11 000	0 210 03 000
* В действующих инструкциях N 174н и N 183н для бюджетных и автономных учреждений данные корреспонденции счетов не предусмотрены, но они есть в проектах изменений этих документов. Рекомендуется указать такие проводки в учетной политике и согласовать с учредителем. ** Возврат неиспользованных денежных средств на карту и возврат их на лицевой счет учреждения, а также возврат невостребованных сумм с карты предусмотрен п. 42 и п. 44 Правил N 10н, однако для этих операций не приведены бухгалтерские проводки ни в действующих инструкциях, ни в их проектах. До появления разъяснений по данному вопросу предлагаем воспользоваться указанной корреспонденцией счетов, закрепив ее в учетной политике.

Не возвращенные во время деньги, за которые подотчетное лицо не отчиталось, могут быть взысканы из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

Решение об удержании из заработной платы работника следует принимать не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

В бухгалтерском учете учреждений операции по начислению задолженности будут отражаться следующим образом:

Дебет счета 0 302 11 730 (000) "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате"

Кредит счета 0 304 03 730 (000) "Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда".

Удержание из заработной платы образовавшейся задолженности будет отражено так:

Дебет счета 0 304 03 830 (000) "Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда"

Кредит счета 0 208 00 660 (000) "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц".

В случае несогласия подотчетного лица удержание можно производить только по решению суда. Если суд признает взыскание задолженности необоснованным, то учреждение должно ее списать как нереальную ко взысканию.

В соответствии с п. 220 и 221 Инструкции N 157н суммы задолженности подотчетных лиц, своевременно не возвращенные (не удержанные из заработной платы), следует отражать на счете 209 30 "Расчеты по компенсации затрат".

Так как изначально задолженность возникает на счете 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами", ее необходимо перенести на счет 209 30 "Расчеты по компенсации затрат". Действующими инструкциями N 162н, N 174н и N 183н таких переносов не предусмотрено. Обратимся к п. 4.2 Методических рекомендаций по переходу на новые положения Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденных Приказом Минфина РФ от 29.08.2014 N 89н, направленных Письмом Минфина РФ от 19.12.2014 N 02-07-07/66918. Согласно данному документу такой перенос был возможен при переходе на новые положения Инструкции N 157н. Других разъяснений по данному вопросу в настоящее время не представлено. По нашему мнению, до внесения изменений в действующие инструкции и выхода официальных разъяснений и рекомендаций для отражения в учете задолженности подотчетных лиц в учетной политике учреждения нужно предусмотреть и использовать следующую корреспонденцию счетов:

Дебет счета 0 209 30 560 (000) "Расчеты по компенсации затрат"

Кредит счета 0 208 00 660 (000) "Расчеты с подотчетными лицами".

Рассмотрим на примерах отражение в учете расчетов с подотчетными лицами.

Пример 1

На основании заявления работнику из кассы бюджетного образовательного учреждения выданы денежные средства на приобретение дезинфицирующих и моющих средств в размере 2 000 руб. Работником приобретены указанные товары на сумму 1 850 руб. и составлен авансовый отчет с подтверждающими документами. Неизрасходованные 150 руб. сотрудник вернул в кассу учреждения. Расходы произведены за счет средств, выделенных на госзадание.

В соответствии с Указаниями N 65н приобретение материалов осуществляется по статье 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ.

Данные операции в бухгалтерском учете бюджетного учреждения в соответствии с Инструкцией N 174н должны быть оформлены следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выданы под отчет денежные средства из кассы	4 208 34 560	4 201 34 610	2 000
На основании авансового отчета оприходованы приобретенные товары	4 105 36 340	4 208 34 660	1850
Возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства	4 201 34 510	4 208 34 660	150

Пример 2

Автономное образовательное учреждение в рамках приносящей доход деятельности перечислило под отчет на банковскую карту сотрудника 5 000 руб., из них 2 000 руб. на ГСМ и 3 000 руб. на ремонт автомобиля. Автомобиль используется при оказании платных образовательных услуг. На основании представленного авансового отчета ГСМ приняты к учету в составе материальных запасов, а стоимость ремонта автомобиля в соответствии с положениями учетной политики учреждения отнесена на себестоимость платных образовательных услуг.

В силу Указаний N 65н ремонт автомобиля будет осуществляться за счет подстатьи 225 "Работы, услуги по содержанию имущества" КОСГУ.

Данные операции в бухгалтерском учете автономного учреждения отразятся следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислены денежные средства с лицевого счета на банковскую карту сотрудника	2 210 03 000	2 201 11 000	5 000
Получены с банковской карты денежные средства под отчет:
- на ГСМ	2 208 34 000	2 210 03 000	2 000
- на ремонт автомобиля	2 208 25 000		3 000
Приняты к учету ГСМ на основании авансового отчета	2 105 33 000	2 208 34 000	2 000
Отнесены на себестоимость платных образовательных услуг услуги по ремонту автомобиля	2 109 60 225	2 208 25 000	3 000

* * *

Обобщим основные моменты. В финансово-хозяйственной деятельности образовательных учреждений применяются расчеты с подотчетными лицами. Они могут получать наличные денежные средства из кассы учреждения или на банковскую карту. Расчеты через "подотчетников" могут осуществляться в пределах 100 тыс. руб. На израсходованные денежные средства необходимо представить подтверждающие документы, а неизрасходованные остатки - вернуть в кассу или на счет учреждения. Своевременно не возвращенные суммы могут быть по согласию работника удержаны из его заработной платы, а в случае оспаривания им имеющейся задолженности учреждение вправе обратиться в суд и взыскать ее уже по решению суда.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.

*(3) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н.

*(4) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н.

*(5) Правила обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований) утв. Приказом Федерального казначейства от 30.06.2014 N 10н.

*(6) Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".