Вопрос: У нас есть не погашенная контрагентом дебиторская задолженность, и в отношении нее мы сформировали резерв по сомнительным долгам. Обязательно ли нам ждать, пока пройдет срок исковой давности - три года, чтобы списать задолженность контрагента? Или можно сделать это раньше? Какие документы подготовить для списания? (журнал "Упрощенка", N 7, июль 2015 г.)

У нас есть не погашенная контрагентом дебиторская задолженность, и в отношении нее мы сформировали резерв по сомнительным долгам. Обязательно ли нам ждать, пока пройдет срок исковой давности - три года, чтобы списать задолженность контрагента? Или можно сделать это раньше? Какие документы подготовить для списания?

Н.Г. Сазонова,

эксперт журнала "Упрощенка"

Журнал "Упрощенка", N 7, июль 2015 г.

Действительно, по общему правилу непогашенную "дебиторку" можно списать, если прошел срок исковой давности (ст. 196 ГК РФ и п. 77 Положения по ведению бухучета и отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н (далее - Положение)). А он истекает через три года, если на протяжении этого времени вы не предпринимали никаких действий, чтобы взыскать задолженность с должника. Например, не направляли ему требований об уплате долга, не подписывали с ним акт сверки после того, как прошел срок оплаты, и др. (п. 2 ст. 200 ГК РФ).

Однако задолженность можно списать и раньше, если имеются иные основания считать ее нереальной к взысканию. Какие именно - в Положении не уточняется. Поэтому вы можете определить их сами, ориентируясь на другие нормы законодательства. В таком случае невозможность возврата задолженности вам придется подтвердить документально.

Например, вы можете списать "дебиторку", если фирма-должник ликвидирована (ст. 61 ГК РФ).

Тогда документальным подтверждением этого факта будет выписка из ЕГРЮЛ, где указана дата ликвидации. Или если гражданин-должник умер (ст. 418 ГК РФ). Это обоснует свидетельство о смерти.

Вне зависимости от оснований для списания дебиторской задолженности подготовьте следующие документы (п. 77 Положения):

- акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. Этот документ необходим, так как дебиторская задолженность выявляется именно по результатам инвентаризации. Форма акта может быть как произвольная, так и унифицированная (ИНВ-17), утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88;

- бухгалтерскую справку. В ней укажите все сведения о задолженности и объясните причину ее списания.

На основании этих бумаг оформите приказ руководителя о списании "дебиторки". И обозначьте там сумму задолженности, которую вы списываете.

После того как бумаги будут оформлены, в бухучете сделайте проводку:

Дебет 63 Кредит 62 (71, 73, 76...)

- списана дебиторская задолженность за счет резерва по сомнительным долгам.

Обратите внимание: в налоговом учете при упрощенной системе отнести списанную задолженность на расходы вы не сможете. Так как такой вид трат не поименован в закрытом перечне затрат, которые можно включить в налоговую базу при "упрощенке" (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Это подтверждает и Минфин России в своем письме от 13.11.2007 N 03-11-04/2/274.

1 июля 2015 г.