Комментарий к письму Министерства финансов Российской Федерации от 20.04.2015 N 03-03-06/22368 (А. Павелин, журнал "Бюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтера", N 7, июль 2015 г.)

Комментарий к письму Министерства финансов Российской Федерации от 20.04.2015 N 03-03-06/22368

А. Павелин,

эксперт журнала "Бюджетные организации:

акты и комментарии для бухгалтера"

Журнал "Бюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтера", N 7, июль 2015 г.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Не признаются командировками служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Работники направляются в командировки на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы на основании решения работодателя. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, тоже признается командировкой.

Поскольку нормы ТК РФ регулируют трудовые отношения, в командировку могут быть направлены только работники организации (основные и совместители), состоящие с ней в трудовых отношениях. Лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, трудовыми отношениями с организацией не связаны: данные отношения регулируются ГК РФ. Кроме того, не могут быть направлены в служебную командировку беременные женщины, работники, не достигшие возраста 18 лет, работники, с которыми заключен ученический договор (ст. 259, 268 ТК РФ).

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

В силу ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы на проезд;

- расходы на наем жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, лицам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ. В свою очередь, порядок и размеры возмещения данных расходов лицам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов РФ, работникам государственных учреждений субъектов РФ, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений предусматриваются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не оговорено Трудовым кодексом, другими федеральными законами и нормативными правовыми актами РФ.

Согласно п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки*(1) срок командировки утверждается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. В соответствии с п. 7 указанного положения фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В силу п. 12 названного положения расходы на проезд к месту командировки на территории РФ и обратно и на проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают в себя траты на проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование данного транспорта (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, перечисленных в ст. 270 НК РФ).

Расходами являются обоснованные и документально подтвержденные налогоплательщиком затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение доходов.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Документально подтвержденными расходами считаются затраты, подтвержденные документами, оформленными исходя из законодательства РФ или обычаев делового оборота, применяемых в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе по договору). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Пунктом 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки установлено, что работник по возвращении обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

В комментируемом Письме от 20.04.2015 N 03-03-06/22368 Минфин отмечает, что в случае проезда работника к месту командирования и обратно на личном транспорте и с учетом того, что перечень оправдательных документов не закрыт, подтверждением фактического срока пребывания работника в служебной командировке, использования личного транспорта могут являться любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о фактическом нахождении работника в пути к месту командирования и обратно. По мнению ведомства, служебная записка не является оправдательным документом, подтверждающим использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование данного транспорта (путевой лист, маршрутный лист, иные документы, определяющие маршрут указанного транспорта гражданского служащего, кассовые чеки, квитанции, иные документы, подтверждающие произведенные расходы).

Кроме того, нужно иметь в виду, что в силу Письма Роструда от 10.04.2015 N 831-6-1 п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки распространяется лишь на случаи проезда к месту командировки на личном транспорте. Порядок проезда к месту командировки на служебном, арендованном, попутном транспорте не урегулирован. По мнению Роструда, такой порядок может быть установлен локальным нормативным актом, изданным в соответствии со ст. 8 ТК РФ.

Обратите внимание! При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер этого возмещения определяется соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

При направлении работника в служебную командировку на личном автомобиле следует помнить, что если личный автомобиль используется в служебных целях, то исходя из пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на компенсацию за его использование для служебных поездок могут быть учтены в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (Письмо ФНС РФ от 21.05.2010 N ШС-37-3/2199 "О порядке учета в целях налогообложения прибыли стоимости проезда работника в командировку").

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".