Подводные камни учета расходов по найму жилья для командированных сотрудников (Р. Лахман, Д. Околелов, журнал "Российский налоговый курьер", N 11, июнь 2015 г.)

Подводные камни учета расходов по найму жилья для командированных сотрудников

Р. Лахман,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

Д. Околелов,

советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса

Журнал "Российский налоговый курьер", N 11, июнь 2015 г.

Налоговики скептически относятся к аренде квартир для работников. Чем опасно бронирование номера отеля через посредника? Какие допуслуги гостиниц включать в налоговую базу нельзя?

Расходы по найму жилого помещения компания вправе учесть при налогообложении (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Казалось бы, проблем быть не должно, так как есть прямая норма закона. Но на практике возникают сложности с учетом затрат в случае, если организация арендует не гостиницу, а частную квартиру. Или если перед заселением нужно предварительно оплатить бронь. А также в случае, когда номера в отелях для компании заказывает сторонняя фирма-посредник.

Во всех этих случаях расходы можно учесть при исчислении налога на прибыль, если не забыть об элементарных правилах налоговой безопасности.

Налоговый кодекс не ограничивает понятие "жилые помещения" только гостиничными номерами

Налоговики скептически относятся к учету затрат на аренду жилья для командированных сотрудников, если это не гостиница, а квартира. Мол, фраза "наем жилого помещения" (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) относится только к специализированным организациям (отелям, гостиницам), а не к услугам частных лиц.

На самом деле инспекторы не правы. Налоговый кодекс не ограничивает "жилые помещения" только гостиничными номерами (постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.06.07 N А56-25147/2006, оставлено в силе постановлением ФАС Северо-Западного округа от 28.09.07 N А56-25147/2006).

Но в целях безопасности компании целесообразно сделать следующее. Во-первых, проконтролировать, чтобы командированные работники заключали договоры с арендодателями. А по прибытии обратно сдали в бухгалтерию соответствующие документы, в том числе по оплате аренды квартиры (например, расписка арендодателя о получении денег).

Во-вторых, безопаснее создать внутренний приказ о необходимости аренды квартир. Это подтвердит экономический смысл расходов (ст. 252 НК РФ). В документе можно прописать, почему такой способ найма жилья более выгоден для компании (например, транспортная удаленность, ценовой критерий и т.п.).

Наконец, документальным подтверждением целей использования квартир могут быть внутренние документы организации, куда прибыли командированные работники. В частности, это журнал посещений офиса, списки выданных магнитных карт с указанием ФИО или автомобильных пропусков на территорию организации.

То, что квартира, арендованная для командированных сотрудников, временно пустует, не опровергает экономический смысл ее аренды в целом

Если компания арендует квартиру для проживания работников постоянно, но некоторое время она пустует, - это риск. Минфин России настаивает, что в этом случае расходы на аренду можно учесть только в период нахождения в ней сотрудников (письма Минфина России от 25.03.10 N 03-03-06/1/178, от 20.06.06 N 03-03-04/1/533 и от 25.01.06 N 03-03-04/1/58).

Причины такого вывода ведомство не разъясняет. А только называет документы, которыми можно подтвердить факт пребывания работников в квартире. Это командировочные удостоверения, проездные документы и другие бумаги, которыми компания оформляет командировки. Налоговики солидарны с Минфином (например, письмо УФНС России по г. Москве от 16.04.10 N 16-15/040653@).

Но компания может привести доводы в свою защиту. В частности, затраты на аренду квартиры учесть на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ как расходы на аренду помещений. Экономическую целесообразность можно объяснить тем, что постоянная аренда выгоднее периодического заказа номеров в гостиницах. А каждый раз поиск квартир для проживания сотрудника чреват дополнительными затратами на услуги риелтора в другом городе и внесением депозита (например, за последний месяц проживания).

Такое обоснование целесообразно прописать в приказе о необходимости аренды квартир.

Примечание. Приказ о необходимости аренды квартир для командированных сотрудников обоснует цель расходов.

Бронирование номера в гостинице - дополнительная услуга, которая уменьшает налог на прибыль

Не все дополнительные услуги, которые оказывают гостиницы, можно учесть при налогообложении прибыли (см. образец на с. 28). В частности, это касается расходов на питание в барах и ресторанах, на обслуживание в номере, а также за пользование рекреационно-оздоровительными объектами (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

                                              Форма утверждена приказом по

                                          ООО "Компания" от 10.01.2014 N 8

     Гостиница "Арт-Отель"

     Организация: ООО "Компания"

     Адрес: г. Санкт-Петербург, ул. Моховая, д. 13

     ОГРН 321560465485

     ИНН 5262050815

     КПП 526201001

                                 Квитанция

                            серия ААА N 105645

                              от 20.05.2015

                         на оплату гостиничных услуг

     Ф.И.О. клиента:  Сидоров А.И.

                      ----------------------------------------------------

     N комнаты: 190

                ----------------------------------------------------------

     Заезд: 18.05.2015 16.00

            --------------------------------------------------------------

     Выезд: 20.05.2015 10.00

            --------------------------------------------------------------

                   /--------------------------------------------------------------------------\

                   |N п/п|     Вид услуги     |Единицы| Цена,  | Сумма, | НДС по  |  Сумма с  |

                   |     |                    |       |  руб.  |  руб.  | ставке  | НДС, руб. |

                   |     |                    |       |        |        |18%, руб.|           |

/-------------\    |-----+--------------------+-------+--------+--------+---------+-----------|

|   Расходы   |---|  1  |Бронирование        | 1 шт. | 500,00 | 500,00 |  90,00  |  590,00   |

|учесть можно |    |     |                    |       |        |        |         |           |

|-------------|    |-----+--------------------+-------+--------+--------+---------+-----------|

|   Расходы   |---|  2  |Проживание          |2 ночи |1800,00 |3600,00 | 648,00  |  4248,00  |

|учесть можно |    |     |                    |       |        |        |         |           |

|-------------|    |-----+--------------------+-------+--------+--------+---------+-----------|

|   Расходы   |---|  3  |Обслуживание в      | 3 шт. | 550,00 |1650,00 | 297,00  |  1947,00  |

|учесть нельзя|    |     |ресторане           |       |        |        |         |           |

|-------------|    |-----+--------------------+-------+--------+--------+---------+-----------|

|   Расходы   |    |  4  |Услуги спортивного  | 2 шт. | 800,00 |1600,00 | 288,00  |  1888,00  |

|учесть нельзя|---|     |клуба (сауна,       |       |        |        |         |           |

|             |    |     |спортзал)           |       |        |        |         |           |

\-------------/    |-------------------------------------------+--------+---------+-----------|

                   |Итого                                      |7350,00 | 1323,00 |  8673,00  |

                   \--------------------------------------------------------------------------/

     Полная   стоимость  оказанных  услуг  8673  (восемь  тысяч  шестьсот

                                           ------------------------------

семьдесят три) руб. 00 коп.

-------------------------------------------------------------------------

     Оплата  наличными  денежными  средствами 8673 (восемь тысяч шестьсот

                                              ---------------------------

семьдесят три) руб. 00 коп.

-------------------------------------------------------------------------

     Оплата банковской картой ------------------------

                              -------------------------------------------

     20.05.201

     Дежурный администратор    Снадина    Т.И. Снадина

                               -------    ------------

     Печать

Бронирование номеров в гостинице в этот перечень допуслуг не входит. Поэтому затраты на бронь включаются в налоговые расходы (письмо Минфина России от 10.03.11 N 03-03-06/1/131). Главное, чтобы командировка носила производственный характер (письмо Минфина России от 04.04.05 N 03-03-01-04/1/148).

Инспекторы на местах могут заявить, что услуга по бронированию номера прямо не прописана в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. И на этом основании отказать в признании затрат. Но суды с такой логикой не соглашаются. Например, ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 24.03.06 N А28-10790/2005-233/15 указал, что бронирование номера в отеле прямо относится к дополнительным услугам, оказываемым гостиницами. Поэтому расходы на бронь компания была вправе включить в базу по налогу на прибыль.

Расходы на бронирование номеров в гостинице через компанию-посредника учитывать рискованно

Если компания бронирует номер в отеле не напрямую, а через компанию-посредника, то риски отказа в признании соответствующих расходов высоки. Налоговики могут заподозрить искусственное завышение затрат, учитываемых при расчете налога на прибыль.

Например, в одном из дел компания забронировала несколько гостиниц через фирму-агента. Последняя в подтверждение оплаты выдавала номерные квитанции к приходно-кассовым ордерам. В них были указаны реквизиты этой фирмы (ИНН, КПП), наименования гостиниц (забронированных для проверяемой компании), а также даты проживания и ФИО проживающих лиц. При проверке инспекторы заявили, что такой гостиницы не существует вовсе. Дело в том, что в инспекции гостиница с таким названием зарегистрирована под другим ИНН (не тот, что указан в чеках ККТ). Контрольно-кассовый аппарат в налоговой зарегистрирован не был.

Но компания в суде опровергла доводы проверяющих. Во-первых, она представила договор о предоставлении гостиничных услуг, по которому фирма-посредник предоставляла их по предварительным заявкам заказчика номера. Во-вторых, начальник участка цеха проверяемой компании пояснил, что лично бронировал номера гостиниц в г. Санкт-Петербурге с целью повышения квалификации и посещения выставок. Делал он это по телефону организации, нашел его в интернете. По приезду в Санкт-Петербург командированные сотрудники оплачивали номера наличными деньгами и получали документы: квитанции и кассовые чеки. Место проживания соответствовало документам.

В результате суд пришел к выводу о том, что работники цеха действительно направлялись в командировки в г. Санкт-Петербург. И компания правомерно учла расходы на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ (постановление Арбитражного суда Московского округа от 24.02.15 N Ф05-413/2015).

Получается, факт ошибочного указания ИНН фирмы-посредника, оказывающего гостиничные услуги, суд не принял во внимание. Но чтобы избежать рисков предъявления претензий, целесообразно заранее проверить все сведения в документах.