Вопрос: Что делать, если работником своевременно не представлен авансовый отчет и не возвращена подотчетная сумма? (журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2015 г.)

Что делать, если работником своевременно не представлен авансовый отчет и не возвращена подотчетная сумма?

Ю. Ершов,

эксперт журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2015 г.

В данной ситуации работодателю следует принять меры по взысканию суммы ранее выданного аванса, в частности ее можно удержать из заработной платы работника. Если этого не произойдет и подотчетные деньги не будут возвращены в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, то на их сумму придется начислить страховые взносы.

Обоснование. Пунктом 6.3 Порядка N 3210-У предусмотрено, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Если работник своевременно не представит авансовый отчет, а также не вернет ранее полученную под отчет сумму денежных средств, то у него образуется задолженность перед учреждением.

В силу положений ст. 137 ТК РФ сумму невозвращенного аванса работодатель вправе удержать из заработной платы работника. Однако одновременно должны быть соблюдены следующие условия:

- работник не оспаривает оснований и размеров удержаний;

- удержание производится не позднее чем через один месяц со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса;

- общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не превышает 20%.

При пропуске месячного срока удержания или несогласии работника возвращать денежные средства, выданные ранее под отчет, взыскание задолженности производится в судебном порядке.

При этом заметим, что согласно Письму Минтруда РФ от 12.12.2014 N 17-3/В-609 подотчетные суммы, не возвращенные работником в течение месяца со дня истечения срока, определенного для их возврата, квалифицируются как выплаты в рамках трудовых отношений, которые подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке. Причем сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть (вернуть) после того, как работник представит авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами и (или) вернет неизрасходованные денежные средства.

1 августа 2015 г.