Вопрос: Работник учреждения по согласованию с руководством за счет собственных средств приобрел материальные ценности (деньги под отчет предварительно не выдавались). Надо ли ему для подтверждения произведенных расходов составлять авансовый отчет (ф. 0504505)? (журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2015 г.)

Работник учреждения по согласованию с руководством за счет собственных средств приобрел материальные ценности (деньги под отчет предварительно не выдавались). Надо ли ему для подтверждения произведенных расходов составлять авансовый отчет (ф. 0504505)?

Ю. Ершов,

эксперт журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2015 г.

Документом, подтверждающим произведенные работником расходы, может быть утвержденная в учетной политике учреждения унифицированная форма авансового отчета (ф. 0504505) либо самостоятельно разработанная с учетом требований п. 7 Инструкции N 157н*(1) форма отчета.

Обоснование. Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества ему возмещаются расходы, связанные с его использованием. В связи с этим расходы на приобретение материальных ценностей, произведенные работником для нужд учреждения за счет собственных средств, должны ему компенсироваться.

Стоит отметить, что действующими в настоящее время нормативными правовыми актами, регулирующими вопросы ведения бухгалтерского учета, в учреждениях госсектора не установлены порядок возмещения таких расходов, а также особенности оформления в рассматриваемой ситуации отчета о произведенных расходах.

Исходя из положений Приказа Минфина РФ N 52н*(2) авансовый отчет (ф. 0504505) применяется для учета расчетов с лицами, которым предварительно был выдан аванс. То есть если работнику денежные средства под отчет не выдавались, то оформлять этот документ не обязательно.

Однако учреждение может прописать в учетной политике применение авансового отчета (ф. 0504505) и в случаях, когда работник производит расходы для нужд учреждения за счет собственных средств.

При заполнении этого документа в строке "Получен аванс" будут проставляться прочерки, а на странице 2 формы отчета отображаться расходы, произведенные работником за счет собственных средств.

Также учреждение может разработать свою форму отчета о произведенных расходах с учетом требований, предусмотренных п. 7 Инструкции N 157н, взяв за основу форму авансового отчета (ф. 0504505).

Таким образом, возможно применение как унифицированной формы авансового отчета (ф. 0504505), так и самостоятельно разработанной. Главное, чтобы расходы были согласованы с руководителем и подтверждены оправдательными документами (чеками, квитанциями и т.д.).

1 августа 2015 г.

------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

*(2) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.