Вопрос: При расчете работника перед увольнением выяснилось, что за ним имеется задолженность, образовавшаяся по причине использования работником ежегодного отпуска авансом. Бухгалтер посчитал нецелесообразным отражать в учете сумму задолженности и произвел удержание с работника в размере, равном сумме начислений. В итоге работник был уволен, никакой задолженности за ним на день увольнения не числилось. Сейчас учреждение готовится к проверке и опасается обнаружения данного факта проверяющими. Как сделать исправительные записи в учете? Учреждение является бюджетным. Выплаты... (журнал "Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере", N 4, июль-август 2015 г.)

При расчете работника перед увольнением выяснилось, что за ним имеется задолженность, образовавшаяся по причине использования работником ежегодного отпуска авансом. Бухгалтер посчитал нецелесообразным отражать в учете сумму задолженности и произвел удержание с работника в размере, равном сумме начислений. В итоге работник был уволен, никакой задолженности за ним на день увольнения не числилось. Сейчас учреждение готовится к проверке и опасается обнаружения данного факта проверяющими. Как сделать исправительные записи в учете? Учреждение является бюджетным. Выплаты производились за счет средств субсидий на возмещение нормативных затрат по выполнению задания учредителя.

Т.П. Кочнова,

заместитель директора департамента

бухгалтерского учета Минобрнауки РФ

Журнал "Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере", N 4, июль-август 2015 г.

Удержания из заработной платы работника могут производиться:

- для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;

- для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ);

- при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 ч. 1 ст. 77 или п. 1, 2 или 4 ч. 1 ст. 81, п. 1, 2, 5, 6 и 7 ст. 83 ТК РФ.

Примечание. Ограничения по удержанию из заработной платы работника установлены ст. 137 ТК РФ, согласно которой удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Таким образом, удержание из заработной платы работника за предоставленный авансом отпуск является правом, а не обязанностью учреждения.

Здесь же хотелось бы привести Апелляционное определение Иркутского областного суда от 17.02.2015 N 33-1107/2015, в котором суд отмечает, что международное, трудовое и гражданское законодательство не содержат оснований для взыскания суммы задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, если работодатель фактически при расчете не смог произвести удержание за неотработанные дни отпуска вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете.

Исправительные записи в бухгалтерском учете совершаются либо дополнительной записью, либо методом "красное сторно" (п. 18 Инструкции N 157н*(1)). В рассматриваемой в вопросе ситуации следует использовать метод "красное сторно".

Предлагаем рассмотреть на примере, как в соответствии с нормами Инструкции N 174н*(2) следует произвести исправительные записи.

Пример

Работник бюджетного учреждения написал заявление на увольнение. Бухгалтер, производя окончательный расчет, выяснил, что с работника подлежит удержанию сумма выплаченных авансом отпускных в размере 20 000 руб. Размер начисленной работнику заработной платы при увольнении - 10 170 руб. Бухгалтер не стал отражать в учете фактическую сумму задолженности, а указал ее равной сумме 9000 руб. (сумме начисленной заработной платы за минусом НДФЛ). По истечении времени бухгалтер сделал исправительные записи: убрал неверно указанную сумму задолженности, а в учете отразил фактический ее размер. При признании задолженности нереальной к взысканию она была отнесена на забалансовый счет 04. Операции совершаются по коду вида деятельности 4.

В учете бюджетного учреждения описанные в примере операции будут отражены следующими бухгалтерскими записями:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Документ-основание
Начислена заработная плата работника при его увольнении	4 109 х0 211	4 302 11 730	10 170	Расчетная ведомость
Начислена задолженность работника перед учреждением за неотработанные дни отпуска	4 209 82 560	4 401 10 172	9000	Справка (ф. 0503833)
Удержана сумма за неотработанные дни отпуска из заработной платы при увольнении работника	4 302 11 830	4 304 03 730	9000	Справка (ф. 0503833)
Удержан НДФЛ (9000 руб. x 13%)	4 302 11 830	4 303 01 730	1170	Регистр налогового учета (налоговая карточка), справка (ф. 0503833)
Погашена задолженность работника перед учреждением за неотработанный отпуск в сумме удержания из заработной платы	4 304 03 830	4 209 82 660	9000	Справка (ф. 0503833)

Исправительные записи по ошибочному отражению суммы задолженности будут следующими:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Документ-основание
Скорректирована сумма начисленной задолженности работника перед учреждением за неотработанные дни отпуска (методом "красное сторно")	4 209 82 560	4 401 10 172	(9000)	Справка (ф. 0503833)
Начислена реальная сумма задолженности работника перед учреждением за неотработанные дни отпуска	4 209 82 560	4 401 10 172	20 000
Списана с балансового учета сумма дебиторской задолженности, признанная нереальной к взысканию	4 401 10 172 04	4 209 82 660	11 000 11 000

1 июля 2015 г.

------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н.