Вопрос: У работника утеряна трудовая книжка, восстановить ее не представляется возможным, т.к. предыдущий работодатель ликвидировал организацию. Как нам принять работника на работу? Мы можем завести работнику новую трудовую книжку, но какие записи мы должны в нее внести? Наша компания будет первым местом работы? А все предыдущие места работы мы должны указать? Какие документы должен предоставить работник, чтобы мы могли внести сведения о предыдущих местах работы в трудовую книжку? Каковы наши действия в сложившейся ситуации? Мы собираемся принять сотрудника на работу, но у него отсутствует трудовая книжка в связи с утерей (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

У работника утеряна трудовая книжка, восстановить ее не представляется возможным, т.к. предыдущий работодатель ликвидировал организацию. 1. Как нам принять работника на работу? 2. Мы можем завести работнику новую трудовую книжку, но какие записи мы должны в нее внести? Наша компания будет первым местом работы? А все предыдущие места работы мы должны указать? 3. Какие документы должен предоставить работник, чтобы мы могли внести сведения о предыдущих местах работы в трудовую книжку? Каковы наши действия в сложившейся ситуации?

1,2. Вам необходимо оформить с работником трудовой договор, издать приказ о приеме на работу, ознакомить с ним работника и завести новую трудовую книжку.

3. Вносить предыдущие записи о работе работника в новую трудовую книжку Вы можете только на основании документов (приказы о приеме на работу и об увольнении с работы, справки о периодах работы сотрудника у предыдущих работодателей и т.п.), предоставленных работником. Вы должны оказать содействие работнику в получении данных документов.

Правовое обоснование:

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения) (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Согласно п. 32 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" при оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

В силу п. 7.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69, (далее - Инструкция) дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1-6 Инструкции.

Согласно п. 7.2 Инструкции если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.