Как проверить документы, подтверждающие факт оплаты подотчетными лицами товаров, работ и услуг. Памятка бухгалтеру (актуально до 31.12.2024) (подготовлено экспертами компании "Гарант")

Как проверить документы, подтверждающие факт оплаты подотчетными лицами товаров, работ и услуг

Сумма произведенных подотчетным лицом расходов подтверждается прилагаемыми к авансовому отчету документами, в частности, об оплате наличными или банковской картой. Вид документов зависит от цели и направления расходов, места их осуществления.

1. Новые кассовые чеки и БСО

С 1 июля 2017 года большинству продавцов нельзя применять старые кассовые аппараты (часть 3 ст. 7 Закона N 290-ФЗ). Следовательно, со второго полугодия текущего года подотчетные лица должны подтверждать расходы только кассовыми чеками или бланками строгой отчетности (БСО), сформированными с помощью новых онлайн-касс.

Как оформляются новые кассовые чеки или БСО:

Вариант оформления	Примечание
Непосредственно на новом кассовом аппарате	Обязательные реквизиты чека или БСО перечислены в п. 1 ст. 4.7 Закона 54-ФЗ
Распечатка документа, полученного по электронной почте	Распечатка приравнивается к кассовому чеку или БСО, исполненным непосредственно на ККТ (п. 4 ст. 1.2 Закона 54-ФЗ Если оплата происходит через сеть Интернет, покупатель обязательно должен получить чек или БСО по электронной почте (п. 5 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ). Например, при приобретении в сети Интернет программного обеспечения.

Новые кассовые чеки или БСО теперь содержат большой набор реквизитов, поэтому проверять их надо, держа перед собой инструкцию или памятку.

Обязательные реквизиты "новых" кассового чека или БСО ...

На основании п. 1 ст. 4.7 Закона 54-ФЗ в кассовом чеке или БСО должны быть указаны:

1. Наименование документа;

2. Порядковый номер за смену;

3. Дата, время и место (адрес) осуществления расчета (при расчете в сети "Интернет" - адрес сайта пользователя);

4. Наименование организации - продавца (исполнителя) или фамилия, имя, отчество (при наличии) ИП;

5. Идентификационный номер налогоплательщика;

6. Применяемая при расчете система налогообложения;

7. Признак расчета (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода);

8. Наименование товаров, работ, услуг , платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки НДС;

9. Сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм НДС по этим ставкам;

10. Форма расчета (наличные денежные средства или электронные средства платежа), а также сумма оплаты;

11. Должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту);

12. Регистрационный номер ККТ;

13. Заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;

14. Фискальный признак документа;

15. Адрес сайта уполномоченного органа в сети "Интернет", на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;

16. Порядковый номер фискального документа;

17. Номер смены;

18. Фискальный признак сообщения (для кассового чека или БСО, хранимых в фискальном накопителе или передаваемых оператору фискальных данных).

Если кассовый чек или БСО направляется покупателю (клиенту) в электронной форме, то в документе об оплате еще обязательно указываются:

19. Абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) или идентифицирующие кассовый чек или БСО признаки и информация об адресе информационного ресурса в сети "Интернет", на котором такой документ может быть получен;

20. Адрес электронной почты отправителя кассового чека или БСО в электронной форме.

Если подотчетное осуществило оплату через платежного агента, то в кассовом чеке кроме указанных выше реквизитов должны быть указаны:

- размер вознаграждения, уплачиваемого плательщиком (покупателем (клиентом) платежному агенту или платежному субагенту в случае его взимания;

- номера контактных телефонов платежного агента, поставщика и оператора по приему платежей, а также платежного субагента в случае приема платежей платежным субагентом.

В этом случае кассовый чек может не содержать обязательные реквизиты о ставке и размере НДС.

Все реквизиты, содержащиеся на кассовом чеке или бланке строгой отчетности, должны быть четкими и легко читаемыми.

Примечание

Если кассовый чек или БСО отпечатан на кассовой ленте (термобумаге), то со временем он выцветает. Поэтому надо сделать копию или сканированную копию документа, чтобы обеспечить его хранение в течение установленного срока.

При расчетах через онлайн-банк с 1 июля 2017 года подотчетное лицо также должно представить электронные кассовые чеки от организации-продавца. Если же подотчетник осуществил оплату через отделение банка, банкомат или терминал банка, то в качестве подтверждения оплаты он представляет чек или документ, выданный банкоматом (банковским терминалом) или операционистом банка.

Подробности см. в материале службы Правового консалтинга ГАРАНТ

В рамках процедуры внутреннего контроля подлинность кассовых чеков выборочно или в случае сомнений в их достоверности можно проверить с помощью специальных сервисов, скачать которые можно на сайте ФНС России.

2. Переходный период: "старый" БСО, товарный чек или иной документ

До 1 июля 2018 года помимо новых кассовых чеков и новых БСО подотчетники могут подтвердить свои расходы:

Вид документа	Кто может выдать	Что нужно проверить
БСО, оформленные в прежнем порядке	Оказывающие услуги населению налогоплательщики (ч. 8 ст. 7 Закона N 290-ФЗ, в том числе : - организации госсектора; - применяющие патентную систему; - применяющие единый налог на вмененный доход (ЕНВД)	Наличие обязательных реквизитов согласно п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359
Товарные чеки, квитанции и т.п.	По операциям, не связанным с оказанием услуг населению: - лица, применяющие патентную систему; - лица, применяющие единый налог на вмененный доход (ЕНВД)	Наличие обязательных реквизитов согласно п. 2.1 ст. 2 ФЗ от 22.05.2003 N 54-ФЗ в редакции, действовавшей до 15.07.2016 Применяющие ЕНВД или имеющие патент субъекты не обязаны представлять клиентам информацию о применяемой системе налогообложения. Но учреждение может получить такую информацию в налоговых органах

При проверке "старого" БСО помните, что они применяются только при оказании услуг (ст. 1.1, п. 1 ст. 4.3 Закона N54-ФЗ, ч. 8 ст. 7 Закона N 290-ФЗ, п. 3 Положения, утв. пост. Правительства РФ от 06.05.2008 N 359). Затем обратите внимание на форму, по которой составлены БСО.

Новые БСО могут быть оформлены только посредством онлайн-кассы.

Форму "старого" БСО организации или ИП, оказывающие услуги населению, могут разрабатывать самостоятельно (п.п. 1-3 Положения N 359).

Согласно п. 4 Положения N 359 бланки изготавливаются типографским способом или формируются с использованием автоматизированных систем.

БСО, изготовленный типографским способом должен содержать:

- сведения об изготовителе бланка документа;

- сокращенное наименование;

- идентификационный номер налогоплательщика и его место нахождения;

- номер заказа и год его выполнения, тираж.

В качестве автоматизированной системы может применяться не только специальная система, но и перенастроенный кассовый аппарат (письма Минфина России от 05.05.2014 N 03-01-15/20962, от 10.12.2010 N 03-01-15/9-256). Поэтому БСО, отпечатанный на кассовой ленте, тоже может подтверждать расходы. Основное требование к документу - наличие обязательных реквизитов, перечисленных в п. 3 Положения N 359 (см. также письмо Минфина России от 27.12.2016 N 03-01-15/78348).

Обязательные реквизиты "старого" БСО ...

Бланк строгой отчетности должен содержать:

- наименование документа, шестизначный номер и серия;

- наименование и организационно-правовая форма - для организации, фамилия, имя, отчество - для ИП;

- место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);

- идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (ИП), выдавшей документ;

- вид услуги;

- стоимость услуги в денежном выражении;

- размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

- дата осуществления расчета и составления документа;

- должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (ИП) при наличии;

- иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Расходы подотчетников могут подтверждаться специальными БСО, требования к которым установлены в п.п. 5 - 6 Положения N 359.

Так, расходы на проезд к месту командировки и обратно могут быть подтверждены следующими БСО:

- при использовании автомобильного транспорта - форма и обязательные реквизиты документов приведены в Приложениях к Правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112 (письмо Минфина России от 18.02.2016 N 03-01-15/9263), например: "Разовый билет для проезда в пригородном и междугородном сообщении с фиксированной датой и временем отправления";

- при использовании железнодорожного транспорта - проездные документы, формы которых утверждены приказом Минтранса России от 05.08.2008 N 120;

- при использовании воздушного транспорта - посадочные талоны и пассажирские билеты (их копии) (рекомендуемая форма таких билетов утверждена приказом Минтранса России от 29.01.2008 N 15).

К авансовому отчету подотчетное лицо может представить товарный чек, квитанцию или иной аналогичный документ. Это возможно только в том случае, если он приобрел товары, работы или услуги у лиц, применяющих специальные налоговые режимы в виде патентной системы налогообложения или ЕНВД. Документ о произведенной оплате выдается по требованию покупателя (клиента).

Обязательные реквизиты товарного чека, квитанции и т.п.

В документе в качестве обязательной информации указываются:

- наименование документа;

- порядковый номер документа,

- дата его выдачи;

- наименование для организации (фамилия, имя, отчество - для ИП);

- идентификационный номер налогоплательщика организации (ИП), выдавшей (выдавшему) документ;

- наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);

- сумма оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты.

При проверке указанного документа надо убедиться, что при осуществлении конкретной деятельности на определенной территории вообще возможно применение ЕНВД, так как система налогообложения в виде ЕНВД вводится в действие нормативными правовыми актами представительных органов муниципальных районов, городских округов, законами городов федерального значения Москвы, Санкт-Петербурга и Севастополя (п. 1 ст. 346.26 НК РФ). Следующий этап - необходимо проверить, чтобы соответствующий вид деятельности был поименован в п. 2 ст. 346.26 НК РФ.

В случае сомнений в достоверности документа следует провести контрольные мероприятия по проверке информации о продавце - организации или ИП, воспользовавшись специальным сервисом на сайте ФНС.

3. Исключения

Даже после 1 июля 2018 года в некоторых случаях чеки ККТ не будут оформляться:

Основание	Что можно проверить в представленном документе
Расходы в отдаленных и труднодоступных местностях (п. 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ, см. также письмо Минфина России от 28.04.2017 N 03-01-15/26362)	Наличие обязательных реквизитов согласно абз. 4-12 п. 1 ст. 4.7 новой редакции Закона 54-ФЗ. Местность упомянута в специальном правовом акте, принятом в субъекте РФ и размещенном на официальном сайте субъекта РФ в сети "Интернет" (п. 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ).
Отдельные виды расходов согласно закону	Операции перечислены в п. 2 ст. 2 Закона 54-ФЗ. Например: - продажа газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках; - изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей. В законе нет требований по реквизитам и оформлению документов для этих операций

Правила выдачи и учета документов, подтверждающих факт осуществления расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях без применения ККТ утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.03.2017 N 296. Документ, подтверждающий расчеты между организацией (ИП) и покупателем (клиентом), должен:

- подтверждать факт осуществления расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях;

- подтверждать факт осуществления расчета с покупателем (клиентом);

- содержать наименование документа, его порядковый номер, а также обязательные реквизиты;

- быть подписан лицом, выдавшим документ.

Документ может быть выполнен на бумажном носителе рукописным и (или) иным способом (типографским, с использованием персонального компьютера и др.) (п. 3 Правил N 296). Если документ заполняется рукописным способом, то записи должны быть выполнены четким и разборчивым почерком на русском языке (помарки, подчистки и исправления не допускаются) п. 4 Правил N 296.

Обязательные реквизиты документа для удаленной местности ...

В документе из удаленной местности указываются:

- дата, время и место (адрес) осуществления расчета (при расчете в зданиях и помещениях - адрес здания и помещения с почтовым индексом, при расчете в транспортных средствах - наименование и номер транспортного средства, адрес организации либо адрес регистрации индивидуального предпринимателя, при расчете в сети Интернет - адрес сайта пользователя);

- наименование организации или фамилия, имя, отчество (при наличии) предпринимателя;

- ИНН организации или ИП;

- применяемая при расчете система налогообложения;

- признак расчета (оплата или возврат);

- наименование товаров, работ, услуг;

- сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм НДС по этим ставкам (если реализация облагается НДС);

- форма расчета (наличные денежные средства или электронные средства платежа);

- сумма оплаты наличными денежными средствами или электронными средствами платежа;

- должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего документ и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту).

Есть еще случай, когда подотчетное лицо в качестве подтверждения расходов не представит ни кассовых чеков, ни БСО, ни квитанции - это приобретение товаров или услуг (например, наем жилья) у физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем. В этом случае желательно, чтобы был оформлен соответствующий договор в простой письменной форме. Любой договор содержит реквизиты сторон. Физические лица обычно приводят фамилию, имя, отчество, наименование и данные документа, удостоверяющего личность, место жительства и ИНН (если имеется). Факт оплаты дополнительно может подтверждаться Распиской, составленной в произвольной форме. Если приобретается какое-либо имущество, то факт передачи подтверждается Актом в произвольной форме, однако в целях бухгалтерского и налогового учета обязательно должен содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и п. 7 Инструкции N 157н:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- наименование должности подотчетного лица;

- личные подписи сторон договора купли-продажи, с указанием фамилий и инициалов.

4. Если документы оформлены неправильно

Даже после 1 июля 2017 года подотчетное лицо может представить кассовый чек, отпечатанный на старом кассовом аппарате. Это связано с тем, что не все организации и ИП успели установить фискальные накопители в виду объективных причин - нехватка этих устройств на "рынке" (письмо Минфина России от 24.05.2017 N 03-01-15/31910). В этом случае они обязаны при осуществлении наличных или электронных расчетов выдать покупателю (клиенту) бумажный чек либо иной документ, подтверждающий факт осуществления расчета (см. письма Минфина России от 30.05.2017 N 03-01-15/33121, от 18.04.2017 N 03-01-15/23313). В этом случае надо обратиться к продавцу с просьбой выдать справку или другой подобный документ, в котором будет указано, что продавец заключил договор на поставку новой кассы или фискального накопителя в соответствии требованиями законодательства.

Если в приложенных к авансовому отчету документах об оплате выявлены несоответствия требованиям законодательства, например:

- в кассовом чеке или БСО нет всех обязательных реквизитов;

- кассовый чек отпечатан на старом кассовой аппарате (подтверждение расходов с 1 июля 2017 года);

- БСО или иной документ не соответствует определенным видам деятельности,

то решает руководитель учреждения - принимать или не принимать такие документы, подтверждающие расходы подотчетного лица, но уже не отвечающие требованиям законодательства.

Если руководитель разрешит принять документы к учету, то при проверке ревизоры могут признать нарушение и потребовать возместить ущерб.

Если откажет, то работник может обратиться в суд. Если судьи поддержат работника, то его расходы будут возмещены на основании решения суда, и никаких претензий со стороны ревизоров к бухгалтерии и руководителю в этом случае не будет.