Непростой простой (К.И. Ижевская, "Бюджетный учет", N 6, июнь 2009 г.)

Непростой простой

В бюджетных учреждениях бывают ситуации, когда приходится приостанавливать деятельность. О том, как оформить отношения с работниками при простое, как учесть затраты, произведенные в это сложное время, нам расскажет К.И. Ижевская, налоговый консультант.

Простой может возникать по разным причинам. В практике учреждений наиболее часто встречаются случаи отключения электроэнергии, чрезвычайные обстоятельства (пожар, к примеру) или необеспеченность сотрудников средствами индивидуальной защиты. В последнем случае администрация не вправе требовать от работников исполнения трудовых обязанностей и должна оплатить возникший по этой причине простой (ст. 220 ТК РФ).

При простое оформляют стандартные документы, такие как:

извещение (заявление) работника о начале простоя (рис. 1);

объяснительная записка работника (об отсутствии вины);

приказ руководителя с указанием времени начала и продолжительности простоя, его причины, размера оплаты времени простоя (рис. 2);

акт о расследовании причин простоя;

справка бухгалтера о размере потерь;

претензия контрагенту;

налоговые регистры и др.

Руководителю учреждения

от лаборанта Иванова И.И.

Докладная записка о начале простоя

Сообщаю, что с 09 ч. 45 мин. 20 мая 2009 года я не могу выполнять свои служебные обязанности в связи с утечкой химических веществ в лаборатории N 5.

Рисунок 1

Приказ
о простое, возникшем по вине работодателя

В связи с простоем, вызванным причинами экономического характера и возникшим по вине работодателя,

Приказываю:

1. Рабочее время сотрудников лаборатории N 5 считать временем простоя, возникшего по вине работодателя.

2. Для лиц, указанных в пункте 1 настоящего приказа, считать: временем начала простоя - 09 ч. 45 мин. 20 мая 2009 г.; временем окончания простоя - 18 ч. 00 мин. 22 мая 2009 г.

3. Бухгалтерии рассчитать заработную плату лицам, указанным в пункте 1 настоящего приказа, в соответствии со статьей 157 Трудового кодекса исходя из двух третей средней заработной платы работников.

4. Отделу кадров ознакомить лиц, указанных в пункте 1, с настоящим приказом.

5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Рисунок 2

Кроме того, с 1 января 2009 года работодатели в течение трех дней с начала простоя обязаны уведомлять о приостановке производства органы занятости (п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации"). Требований к содержанию такого уведомления законодательство не содержит. Его можно оформить так, как показано на рисунке 3.

Учреждение

___________________

Руководителю

Центра занятости населения

Восточного административного

округа г. Москвы

Уведомление

Настоящим сообщаю о приостановке производства и возникновении простоя с _________ на срок ____________ для работников следующих специальностей:

младший научный сотрудник;

лаборант

Руководитель учреждения /подпись/

Рисунок 3

За непредставление или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу) сведений (информации), представление которых предусмотрено законом, налагается штраф (ст. 19.7 КоАП РФ):

на юридическое лицо от 3000 до 5000 рублей;

на руководителя - в размере от 300до 500 рублей.

Заметим, если творческие работники:

средств массовой информации;

организаций кинематографии;

теле- и видеосъемочных коллективов;

театров, театральных и концертных организаций, цирков;

и иные лица, участвующие в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми постановлением Правительства Российской Федерации от 28 апреля 2007 г. N 252, в течение какого-либо времени не участвуют в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений или не выступают, то указанное время простоем не является и может оплачиваться в размере и порядке, которые устанавливаются коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором.

Оплата во время простоя

Время простоя, возникшего по вине работодателя, оплачивается в размере не менее двух третей средней заработной платы (ст. 157 ТК РФ). Размер оплаты в данном случае рассчитывается так:

/------------\     /-----------\     /------------\

|   Размер   |     |  Средний  |     | Количество |

|   оплаты   |     |  дневной  |     |рабочих дней|

|  простоя   |  =  | заработок |  х  |  во время  |

|  по вине   |     | работника |     |  простоя   |

|работодателя|     |   х 2/3   |     \------------/

\------------/     \-----------/

Внимание

О начале простоя, вызванного поломкой оборудования и другими причинами, которые делают невозможным продолжение выполнения работником его трудовой функции, он обязан сообщить своему непосредственному руководителю, иному представителю работодателя (ст. 157 ТК РФ). По смыслу указанной нормы письменно извещать администрацию о простое для получения двух третей средней заработной платы сотрудник должен только в том случае, когда о факте простоя администрации неизвестно (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 19 апреля 2007 г. по делу N А39-3195/2006). При этом некоторые судьи полагают, что, поскольку форма сообщения (извещения) о начале простоя не определена, работник может предупредить руководство и в устной форме (решение Арбитражного суда г. Москвы от 13 июля 2007 г. по делу N А40-21297/07-108-91).

Пример 1

Сотрудник не работал с 1 июня 2009 г. по 22 июня 2009 г. (14 раб. дн.) в связи с простоем, возникшим по вине работодателя. Расчетный период (с 1 июня 2008 года по 31 мая 2009 года - 248 рабочих дней) сотрудник отработал полностью. Выплаты за расчетный период составили:

- оклад - 60 000 руб. (5000 руб. x 12 мес.);

- премии - 35 000 руб. Средний дневной заработок составил 383 руб. 06 коп. (60 000 руб. + 35 000 руб. / 248 раб. дн.).

Оплата за время простоя составит 3575 руб. 23 коп. (383 руб. 06 коп. x 2/3 x 14 раб. дн.).

При суммированном учете рабочего времени вместо показателя среднедневного заработка используют средний часовой заработок, а вместо количества дней - число часов (п. 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922). В этом случае средний часовой заработок работника, которому установлен суммированный учет рабочего времени, исчисляют так:

/-----------------\     /-----------------\     /-----------------\

|                 |     |                 |     |                 |

|       Зсч       |  =  |      ЗПл.ф      |  :  |       Чф        |

|                 |     |                 |     |                 |

\-----------------/     \-----------------/     \-----------------/

где

ЗПл. ф - сумма заработной платы, фактически начисленной за отработанные часы в расчетном периоде, включая премии и вознаграждения;

Чф - количество часов, фактически отработанных в этот период.

Средний заработок определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочих часов по графику работника в периоде, подлежащем оплате.

Если простой произошел не по вине организации или работника, его время оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя. Значит, при расчете не учитываются различные надбавки и доплаты к тарифным ставкам и должностным окладам (например, за выслугу лет, профессиональное мастерство, руководство бригадой, работу в ночное время),

При месячном окладе выплаты за простой рассчитывают по формуле:

/--------------------\

|   Размер оплаты    |   /----------------\   /----------------\   /----------------\

|простоя по причинам,|   |    Месячная    |   |   Количество   |   |   Количество   |   /---------\

|    не зависящим    | = |    тарифная    | : |  рабочих дней  | х |  рабочих дней  | х |   2/3   |

|    от работника    |   | ставка (оклад) |   |в месяце простоя|   |во время простоя|   \---------/

|   и работодателя   |   \----------------/   \----------------/   \----------------/

\--------------------/

Пример 2

Воспользуемся данными примера 1 с учетом того, что простой возник по причинам, не зависящим от работодателя и работника. В месяце возникновения простоя (июнь 2009 г.) 21 рабочий день.

Оплата за время простоя составит 2222 руб. 22 коп. (5000 руб. / 21 раб. дн. х 14 раб. дн. х 2/3).

Если работнику установлена дневная ставка, то оплата времени простоя рассчитывается так:

/---------------------------\     /---------------\     /----------------\

|   Размер оплаты простоя   |     |    Дневная    |     |   Количество   |

| по причинам, не зависящим |  =  |тарифная ставка|  х  |  рабочих дней  |

|от работника и работодателя|     |     х 2/3     |     |во время простоя|

\---------------------------/     \---------------/     \----------------/

При установленной работнику часовой ставке заработная плата при простое, не зависящем от сторон, рассчитывается следующим образом:

/---------------------------\     /---------------\     /---------------\

|   Размер оплаты простоя   |     |    Часовая    |     |   Количество  |

| по причинам, не зависящим |  =  |тарифная ставка|  х  |    рабочих    |

|от работника и работодателя|     |     х 2/3     |     |     часов     |

\---------------------------/     \---------------/     \---------------/

Пример 3

Работник, которому установлен 8-часовой рабочий день, в один из дней выполнял работу только в течение 5 часов. В оставшиеся 3 часа работник по причинам, не зависящим ни от него, ни от работодателя, не выполнял работу из-за простоя. Часовая тарифная ставка работника - 40 руб.

Труд работника и простой в этот день будут оплачены в размере 280 руб. (40 руб. x 5 ч + 40 руб. x 2/3 x 3 ч).

Заработная плата за время простоя работникам, труд которых оплачивается сдельно, рассчитывается исходя из 2/3 их часовой (дневной) ставки в том же порядке, что и для работников, труд которых оплачивается повременно.

Время простоя по вине работника не оплачивается. Однако это не относится, к примеру, к суточным. Организация должна выплатить суточные работнику за все дни его нахождения в командировке вне зависимости от фактического выполнения работником трудовой функции даже в случае, если простой произошел по вине работника (письмо Роструда от 30 апреля 2008 г. N 1024-6). Дело в том, что суточные не являются вознаграждением за труд, то есть не относятся к заработной плате, а носят компенсационный характер. Поэтому их выплата не может быть поставлена в зависимость от фактического выполнения работником своей трудовой функции.

Заметим, в учреждении может быть установлен и больший размер выплат за простой. Указанные гарантии прописывают в трудовом (коллективном) договоре или локально-нормативном акте организации.

Налог на прибыль

Снижают базу по налогу на прибыль (подп. 3 и 4 п. 2 ст. 265 НК РФ):

потери от простоев по внутрипроизводственным причинам;

не компенсируемые виновниками потери от простоев по внешним причинам. Потери от таких простоев учитываются в составе внереализационных расходов;

затраты на выплату заработной платы работникам за время вынужденного простоя, начисленной в соответствии с формами и системами оплаты труда, принятыми в организации (письмо Минфина России от 3 апреля 2007 г. N 03-03-06/1/208).

При наличии подтверждающих документов учреждение может уменьшить прибыль на суммы расходов по простоям в периоде возникновения соответствующих затрат. При этом судьи указывают, что государством гарантирована оплата работнику времени простоя в определенном размере и организация не вправе не выплачивать данные суммы либо уменьшать размер оплаты (за исключением одного случая - наличия вины работника). Поэтому убытки (потери), связанные с оплатой времени простоя, не зависят от воли организации и не могут рассматриваться как экономически неоправданные (постановление Президиума ВАС РФ от 19 апреля 2005 г. N 13591/04). Другими словами, арбитры считают, что применение статьи 265 Налогового кодекса не зависит от причин возникновения простоя и не связано с критерием вины. Следовательно, затраты на оплату времени простоя, произведенные в установленном законодательством размере, в любом случае относятся к внереализационным расходам и уменьшают прибыль.

Надо сказать, инспекторы могут не признать расходы во время простоя, если сотрудники не находятся на рабочих местах. Ведь время простоя не относится к времени отдыха (ст. 107 ТК РФ). Вместе с тем приказом или распоряжением руководителя сотрудник может быть освобожден от необходимости присутствовать на рабочем месте во время простоя (аналогичные положения могут быть предусмотрены непосредственно в коллективном или трудовом договоре). Правда, в этом случае с большой долей вероятности можно утверждать, что организации не удастся избежать споров с инспекторами, но арбитры ее поддержат (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 января 2008 г. по делу N А56-22499/2007, Волго-Вятского округа от 16 января 2008 г. по делу N А11-1995/2007-К2-20/123).

Амортизация

Амортизацию в период временного простоя можно начислять и учитывать в составе расходов. В письме Минфина России от 6 сентября 2007 г. N 03-03-06/1/645 финансисты сочли возможным учесть в составе расходов суммы амортизации, начисленной за полный месяц в отношении машин и механизмов, занятых в течение месяца от 10 до 40 процентов времени, при условии подтверждения экономической целесообразности такого режима эксплуатации. Кроме того, расходы в виде амортизационных отчислений по неэксплуатируемому объекту, находящемуся во временном простое (признаваемом обоснованным и являющемся частью производственного цикла организации), уменьшают базу по налогу на прибыль (письмо от 21 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/367). При этом обоснованным является простой, вызванный, например, ремонтом основных средств или возникший в силу сезонного характера деятельности. Оправданным также может быть признан простой организации, производственный цикл которой включает в себя подготовительную фазу (письма Минфина России от 6 мая 2005 г. N 03-03-01-04/1/236, МНС России от 27 сентября 2004 г. N 02-5-11/162@). Судьи также встают на сторону организации (постановление ФАС Поволжского округа от 24 января 2008 г. по делу N А65-1107/07-СА1-19).

ЕСН, НДФЛ

Оплата времени простоя признается расходом по налогу на прибыль (так как она гарантирована государством, связана с режимом и условиями труда и является компенсационной выплатой) и, следовательно, облагается ЕСН (п. 1 ст. 236 НК РФ, письмо Минфина России от 12 июля 2005 г. N 03-05-02-04/135).

Дело в том, что такие выплаты непосредственно связаны с трудовыми отношениями работника и работодателя (письма ФНС России от 1 июня 2007 г. N ГВ-6-05/447@, Минфина России от 28 мая 2007 г. N 03-04-07-02/18, от 8 мая 2007 г. N 03-04-06-02/97). Того же мнения придерживаются и судьи (постановления ФАС Уральского округа от 25 сентября 2007 г. по делу N Ф09-7081/07-С2, Волго-Вятского округа от 16 января 2008 по делу N А11-1995/2007-К2-20/123, Северо-Западного округа от 5 сентября 2008 г. по делу N А05-11430/2007, от 18 января 2008 г. по делу N А56-22499/2007, определение ВАС РФ от 8 декабря 2008 г. N ВАС-15508/08). Приведем одно интересное решение суда (постановление ФАС Северо-Западного округа от 29 сентября 2008 г. по делу N А21-8316/2007). Администрация предприятия по согласованию с профсоюзным комитетом объявила часть рабочих дней, предшествующих новогодним, рождественским и майским праздникам, днями простоя не по вине работника с оплатой в размере 2/3 средней заработной платы работника. Суммы начисленных работникам выплат бухгалтер не учитывал при определении базы по налогу на прибыль и не облагал ЕСН. Инспекторы начислили недоимку по ЕСН, указав, что оплата времени простоя является элементом заработной платы. Арбитры отменили решение ИФНС, так как предпраздничные выходные не были обусловлены причинами экономического, технологического, технического или организационного характера, то есть не соответствовали определению простоя. По мнению суда, фактически работникам были предоставлены дополнительные оплачиваемые, не предусмотренные ни трудовым законодательством, ни трудовым договором дни отдыха (отпуска), которые в приказах руководителя ошибочно поименованы как дни простоя. Поскольку спорные выплаты произведены предприятием за счет чистой прибыли (п. 1 ст. 270 НК РФ), они не облагаются ЕСН и взносами на обязательное пенсионное страхование (п. 3 ст. 236 НК РФ). Ведь организации вправе (с учетом своих производственных и финансовых возможностей) самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников.

Внимание

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время простоя работника и начисленные за это время суммы (подп. "в" п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы").

На сумму оплаты за время простоя также начисляют взносы на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ).

Оплата простоя не включена в Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ (утвержден постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. N 765), следовательно, взносы на страхование от несчастных случаев на производстве уплачиваются в общеустановленном порядке. Кроме того, в пункте 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (утверждены постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. N 184) предусмотрено, что страховые взносы начисляются на любые виды оплаты труда работников.

Что касается НДФЛ, то оплата простоя признается объектом обложения данным налогом (подп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ).

Больничные выплаты

Пособие по временной нетрудоспособности за период простоя выплачивают в том же размере, в каком сохраняется за это время заработная плата. При этом выплаты не должны превысить суммы пособия, которое сотрудник получил бы по общим правилам (п. 7 ст. 7 Закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ "Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию", далее - Закон N 255-ФЗ).

За разъяснением наиболее сложных ситуаций мы обратились к Галине Алексеевне Орловой, заместителю руководителя Департамента правового обеспечения ФСС России.

Ситуация первая. Болезнь начинается во время простоя (то есть после приостановки деятельности организации) и продолжается после его окончания. Пособие во время простоя в этом случае не выплачивается. Ведь за периоды, в которые сотрудник в соответствии с законодательством освобожден от работы с полным или частичным сохранением заработка или без оплаты, пособие по временной нетрудоспособности не назначается (подп. 1 п. 1 ст. 9 Закона N 255-ФЗ). А за период болезни, продолжающейся после окончания простоя, пособие выплачивается в общем порядке. Как считают чиновники ФСС, пункт 7 статьи 7 Закона N 255-ФЗ относится лишь к ситуации, когда сотрудник заболел до того, как деятельность была официально приостановлена.

Ситуация вторая. Работник заболел до начала периода простоя и нетрудоспособность продолжается в его период. В данном случае дни болезни, приходящиеся на время простоя, нужно оплатить в том же размере, в котором сохраняется заработная плата за работником за это время.

Здесь важно помнить, что правила расчета среднего заработка для оплаты времени простоя и времени болезни различны. Сумма, подлежащая выплате за период приостановки деятельности, определяется на основании Положения о среднем заработке (утверждено постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922) исходя из количества отработанных дней в расчетном периоде. А при расчете оплаты больничного листа нужно руководствоваться Положением об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию (утверждено постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. N 375). В нем установлено, что средний заработок, используемый для исчисления пособий, определяется за календарные дни.

Таким образом, чтобы рассчитать сумму "больничных" выплат, которые необходимо начислить сотруднику в рассматриваемом случае, сначала нужно исчислить пособие по общим правилам за период до приостановления деятельности. После необходимо определить сумму пособия за дни, приходящиеся на время простоя: сначала - по правилам оплаты простоев, затем - по общим правилам расчета больничных. Последние две полученные величины следует сравнить и выбрать меньшую.

Кроме того, необходимо учитывать, что размер пособия зависит от продолжительности страхового стажа работника и от причин, повлекших нетрудоспособность (заболевание или травма, необходимость ухода за больным членом семьи или больным ребенком и т.п.).

Пример 4

Учреждение 20 мая 2009 г. было вынуждено временно приостановить работу по причинам, не зависящим ни от организации, ни от работников. Деятельность была восстановлена 22 мая 2009 г. Сотрудник (его оклад - 10 000 руб.) болел с 18 по 21 мая 2009 г., что подтверждено листком нетрудоспособности. Расчетный период (с 1 мая 2008 г. по 30 апреля 2009 г.) отработал полностью. За это время сотруднику было начислено 150 000 руб. с учетом премий, доплат и прочих надбавок, участвующих в расчете среднего заработка для оплаты больничных листов. На расчетный период приходится 249 рабочих дней и 365 календарных дней. В мае 19 рабочих дней. Страховой стаж работника - более восьми лет.

Расчет пособия по временной нетрудоспособности можно сделать следующим образом.

Среднедневной заработок равен 410 руб. 96 коп. (150 000 : 365 к/дн.). Если страховой стаж составляет более 8 лет, пособие выплачивается в размере 100% среднего заработка. Следовательно, размер дневного пособия равен 410 руб. 96 коп. Он меньше максимального дневного пособия 603 руб. 87 коп. (18 720 руб. : 31 день).

Пособие за два дня временной нетрудоспособности до приостановки работы организации (18, 19 мая) составит 821 руб. 92 коп. (410 руб. 96 коп. х 2). В период простоя средний дневной заработок в указанном случае определяется из должностного оклада и в размере двух третей среднего дневного заработка составит 350 руб. 88 коп. (10 000 руб. : 19 р. дн. х 2/3). Это меньше среднего дневного пособия, рассчитанного до простоя (410 руб. 96 коп.).

В связи с этим за дни временной нетрудоспособности, которые совпали с периодом простоя (20 и 21 мая), пособие будет равно 701 руб. 76 коп. (350 руб. 88 коп. х 2). Таким образом, за весь период временной нетрудоспособности с 18 по 21 мая следует выплатить пособие в сумме 1523 руб. 68 коп. (821 руб. 92 коп. + 701 руб. 76 коп.).

Доплата до фактического заработка

Организация может выплатить пособие по временной нетрудоспособности в полном размере, исчисленном исходя из среднего заработка работника (доплата до фактического заработка)*(1). Но за счет средств ФСС РФ покроется только та часть фактически выплаченного пособия, которая не превышает установленного размера. Если такая доплата предусмотрена трудовым договором, то на сумму доплаты необходимо начислить ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование (п. 1 ст. 236, подп. 1 п. 1 ст. 238 НК РФ, п. 2 ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ, п. 2 письма Минфина России от 17 апреля 2007 г. N 03-03-06/1/242). Если доплата не предусмотрена трудовым договором, она не облагается ЕСН и на нее не начисляются взносы на ОПС (письмо Минфина России от 24 января 2007 г. N 03-04-06-02/8). На сумму доплаты до среднего (фактического) заработка необходимо также начислить страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. N 184, п. 2 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. N 765).

Кроме того, с суммы доплаты организация должна удержать НДФЛ (п. 4 ст. 226, п. 1 ст. 217 НК РФ, письма Минфина России от 12 февраля 2009 г. N 03-03-06/1/60, от 24 декабря 2008 г. N 03-03-06/1/720, от 29 марта 2007 г. N 03-04-06-02/47).

Учреждение сможет учесть доплату при налогообложении прибыли (п. 15, 25 ст. 255 НК РФ). Однако в этом случае условие о выплате доплаты к пособию до среднего заработка должно быть закреплено в трудовом или коллективном договоре (письмо Минфина России от 29 мая 2007 г. N 03-03-06/1/336).

К.И. Ижевская,

налоговый консультант

"Бюджетный учет", N 6, июнь 2009 г.

------------------------------------------------------------------------

*(1) Здесь речь идет в основном о приносящей доход деятельности.