Ознакомление с локальными актами (А.И. Сувернева, "Отдел кадров коммерческой организации", N 4, апрель 2015 г.)

Ознакомление с локальными актами

Все знают правила ст. 68 ТК РФ, согласно которым до подписания трудового договора работника необходимо ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с будущей деятельностью. Однако знакомить сотрудников с принимаемыми в организации документами приходится и в течение трудовой деятельности. Прочитав статью, вы узнаете, с какими документами необходимо ознакомить сотрудника и в какие сроки.

Кого и с какими документами ознакомить?

Первым делом разберемся, с какими документами, помимо перечисленных в ст. 68 ТК РФ, необходимо ознакомить работника.

Как мы знаем, в организации могут разрабатываться локальные нормативные акты - так называемые внутренние законы, которые принимаются работодателем. Кроме этого, в организации могут разрабатываться различного рода распорядительные документы, не являющиеся локальными нормативными актами, - приказы, графики, инструкции и пр. Рассмотрим все по порядку.

Согласно ст. 8 ТК РФ любой работодатель, будь то юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, может принять локальный нормативный акт, содержащий нормы трудового права. Отметим, что такие акты не обязательны для работодателя - физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем. А вот трудовое законодательство предусматривает перечень локальных нормативных актов, обязательных для всех организаций. Также работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты, не предусмотренные ТК РФ, но необходимые ему для регулирования трудовых отношений (ч. 1 ст. 22 ТК РФ). Назовем основные локальные акты, принимаемые работодателями:

- правила внутреннего трудового распорядка;

- положение об оплате труда;

- положение о персональных данных сотрудников;

- положение о коммерческой тайне;

- положение об аттестации;

- должностные инструкции и инструкции по охране труда;

- положения о структурных подразделениях;

- положение о материальной ответственности;

- инструкция по делопроизводству;

- штатное расписание (в отдельных случаях).

Поясним по поводу штатного расписания. Конечно, вы сейчас скажете, что это организационно-распорядительный документ, с которым знакомить сотрудника не нужно. Роструд в Письме от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1 разъяснял, что штатное расписание все-таки относится к локальным нормативным актам, но знакомить персонал с ним действительно не нужно, так как оно не связано с трудовой деятельностью конкретного работника непосредственно. Однако полагаем, что в некоторых случаях штатное расписание переходит в разряд локальных актов, с которыми работников ознакомить просто необходимо. Например, такая обязанность возникнет, если в компании не разработано положение об оплате труда и штатное расписание - единственный документ, определяющий размеры окладов и надбавок. Ведь согласно ст. 135 ТК РФ системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного и стимулирующего характера, устанавливаются в том числе локальным нормативным актом. Значит, при отсутствии такового роль нормативного акта, устанавливающего систему оплаты труда в компании, выполняет штатное расписание.

Помимо локальных актов имеется ряд документов, с которыми также следует ознакомить работников под личную подпись в тех или иных случаях в процессе работы в организации, то есть уже после заключения трудового договора:

- графики сменности (ст. 103 ТК РФ);

- приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ);

- документы по кадровому учету.

Обратите внимание! С 01.01.2013 унифицированные формы документов по кадровому учету, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, не являются обязательными в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Поэтому компании могут самостоятельно утверждать формы документов по кадровому учету и основной деятельности.

В случае, когда в процессе деятельности организации локальный акт корректируется и вносимые в него изменения затрагивают трудовую деятельность конкретного работника, с такими изменениями его необходимо ознакомить под роспись.

Отметим, что важно понимать не только то, с какими документами нужно ознакомить работников как при приеме на работу, так и в течение трудовой деятельности, но и то, кого нужно ознакомить.

Иногда сотрудники кадровой службы не задумываются, затрагивает тот или иной локальный акт трудовую деятельность работника или нет, и знакомят всех со всеми документами. А иногда знакомят граждан, выполняющих работы по договору подряда.

Между тем трудовым законодательством четко определено, что с локальными нормативными актами знакомят именно работника и в случае, если ему необходимо знать положения конкретного акта для выполнения работы, определенной трудовым договором. Например, если в организации есть локальный нормативный акт, регламентирующий работу со сведениями, составляющими государственную тайну, а должность, на которую принимается сотрудник, не предусматривает работу с такими сведениями, знакомить с данным актом новичка не нужно. Аналогична ситуация с ознакомлением с положением о материальной ответственности.

Кто знакомит?

Исходя из ст. 68 ТК РФ, можно сказать, что обязанность ознакомления работника с теми или иными документами лежит на работодателе. Обычно от работодателя в этом вопросе при приеме на работу выступает специалист по кадрам или иное лицо, ответственное за оформление трудоустройства. А вот если необходимо ознакомить сотрудника с документом в процессе работы (например, при изменении должностной инструкции, графика сменности), сделать это могут и руководители структурных подразделений или непосредственные начальники. В таком случае следует помнить, что в их должностной инструкции и/или приказе (распоряжении) работодателя данные полномочия должны быть указаны.

Как оформить ознакомление?

На этот вопрос законодательство не дает четкого ответа. По сложившейся практике, возможно несколько вариантов.

1. Заполнение листа ознакомления, подшиваемого к локальному нормативному акту.

Лист ознакомления работников с Правилами внутреннего трудового распорядка ООО "Март", утвержденными приказом ООО "Март" от 12.01.2015 N 2

N	ФИО	Должность	Структурное подразделение	Отметка об ознакомлении
				Дата	Подпись
...	...	...	...	...	...
1	Иванов Иван Иванович	Кладовщик	Склад	13.01.2015	Иванов
...	...	...	...	...	...

2. Проставление подписи и даты ознакомления в специальном журнале, содержащем перечень локальных актов.

N	ФИО	Должность	Структурное подразделение	Ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка (дата и подпись)	Ознакомлен с положением об оплате труда (дата и подпись)	Ознакомлен с положением о персональных данных (дата и подпись)
...	...	...	...	...	...	...	...
5	Петров Петр Петрович	Менеджер по продажам	Отдел продаж	Петров, 16.02.2015	Петров, 16.02.2015	Петров, 17.02.2015
...	...	...	...	...	...	...	...

3. Проставление подписей в листе ознакомления с локальными актами, прилагаемом к трудовому договору.

До подписания трудового договора работник ознакомлен со следующими локальными нормативными актами ООО "Март":

Наименование локального нормативного акта	Дата ознакомления	Подпись
Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом от 12.01.2015 N 2	13.01.2015	Иванов
Положение об оплате труда, утвержденное приказом от 05.06.2015 N 26	13.01.2015	Иванов
...	...	...

А как ознакомить сотрудников с локальными актами, если компания достаточно большая и у нее есть филиалы или представительства в других городах? Действительно, в таких организациях нередко возникают сложности с личным ознакомлением работников с необходимыми документами. Кадровики пытаются обеспечить ознакомление путем рассылки локальных нормативных актов по электронной почте или размещения на информационных досках, в корпоративных изданиях. Конечно, такие способы ознакомления возможны, но стоит помнить, что если работник ознакомится с документом, прочитав его на информационной доске, то в случае необходимости представить доказательства ознакомления этого работника с этим документом таковых не окажется.

Поэтому для крупных компаний рекомендуем отправить в филиалы и представительства, находящиеся в других регионах, надлежащим образом заверенные копии документов, с которыми необходимо ознакомить работников. На месте уже можно завести журналы ознакомления, подшить листы ознакомления и пр. В таком случае требования трудового законодательства будут соблюдены и при необходимости доказать факт ознакомления у вас будет подпись работника.

К сведению. При ознакомлении сотрудника с должностной инструкцией рекомендуем оформить это путем проставления им своей подписи в самом документе на листе ознакомления и дополнительно выдать копию на руки.

Отметим, что Трудовым кодексом установлены особенности ознакомления с локальными актами для определенных категорий работников, например дистанционных. В частности, согласно ст. 312.1 ТК РФ, если в соответствии с ТК РФ работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, дистанционный сотрудник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами.

Да и ст. 312.2 ТК РФ говорит о том, что ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ, может осуществляться путем обмена электронными документами.

Следует понимать, что обмен электронными документами - это не просто пересылка по электронной почте файлов с документами в графическом или текстовом формате: при таком обмене должны использоваться усиленные квалифицированные электронные подписи работодателя, дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу.

К сведению. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-Ф3 "Об электронной подписи").

Как работодатель, так и работник при электронном обмене документами обязаны направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Если работник отказывается ознакомиться с документом

Фиксация факта ознакомления с документом, необходимым работнику для выполнения его трудовой функции, очень важна. Почему? Потому что иначе в случае нарушения, например, правил внутреннего трудового распорядка или должностной инструкции, с которыми сотрудник не был ознакомлен, работодатель не сможет привлечь его к дисциплинарной ответственности. Это подтверждается судебной практикой. Так, работнику был объявлен выговор за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, а суд признал выговор незаконным, поскольку работодатель не смог представить доказательств, подтверждающих факт ознакомления работника с должностным регламентом (Апелляционное определение Брянского областного суда от 20.01.2015 по делу N 33-90/2015, 33-4441/2014).

В процессе трудовой деятельности редко, но все-таки бывают ситуации, когда работник, прочитав документ, связанный с его трудовой деятельностью, отказывается ставить подпись, подтверждающую ознакомление с ним. При этом он полагает, что "в случае чего" легко оспорит применение взысканий, ведь подписи, подтверждающей ознакомление, нет. В таких обстоятельствах рекомендуем ознакомление проводить при свидетелях и актировать отказ от проставления подписи в ознакомлении с документом после его прочтения.

Отдельно скажем о договоре о материальной ответственности: иногда работники хоть и относятся к материально ответственным лицам по закону, но подписывать договор отказываются. Как быть в таком случае, разъясняется в п. 33 Постановления N 2*(1). Если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей является основной трудовой функцией работника, что оговорено при приеме на работу, и по действующему законодательству с ним может быть заключен договор о полной материальной ответственности, о чем работник знал, отказ от заключения такого договора следует рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей со всеми вытекающими из этого последствиями.

Если же необходимость заключить договор о полной материальной ответственности возникла после заключения трудового договора с работником и обусловлена тем, что в связи с изменением действующего законодательства занимаемая им должность или выполняемая работа отнесена к перечню должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной материальной ответственности, однако работник отказывается заключить такой договор, работодатель в силу ч. 3 ст. 74 ТК РФ обязан предложить ему другую работу, а при ее отсутствии либо отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается с ним по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

Сроки ознакомления работника с документами

Итак, с правилами внутреннего трудового распорядка и локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью, работодатель знакомит работников до заключения трудового договора, с остальными документами (вновь принимаемыми или содержащими изменения уже существующих) - после. Но в какой срок?

Действительно, со временем нормы локальных актов и иных документов, непосредственно связанных с деятельностью работника, могут изменяться, могут быть приняты совсем новые документы. Именно в таких случаях кадровики чаще всего забывают ознакомить работников. А сделать это просто необходимо.

Конечно, нужно постараться ознакомить сотрудников с изменениями или новыми документами как можно скорее. Полагаем, что недели на это хватит. Однако все гораздо сложнее, когда изменяются положения локальных нормативных актов, затрагивающие существенные условия труда - режим рабочего времени, систему оплаты, размер оклада и пр. В таком случае работодателю необходимо соблюдать порядок, предусмотренный ст. 74 ТК РФ: подготовить проект изменений локального акта, за два месяца до их введения направить работникам уведомления об изменении (например, о том, что сменился режим рабочего времени и с пятидневки организация переходит на шестидневку). В случае согласия работников трудиться в новых условиях, полагаем, можно внести изменения в локальный акт и ранее истечения двухмесячного срока. Но если есть хоть один несогласный - придется ждать. И уже по истечении двух месяцев с момента уведомления изменения в локальном акте вступят в силу.

К сведению. Если работники ранее были ознакомлены с локальными актами, то при внесении изменений (а не издании данных актов в новой редакции) можно ограничиться ознакомлением именно с вносимыми изменениями. Если работники не ознакомлены под роспись с локальными актами, то ознакомить нужно как с самим актом, так и с изменениями. Если локальный акт утвержден в новой редакции, то работники должны быть ознакомлены с локальным актом в новой редакции.

Новые локальные нормативные акты, вступающие в действие в процессе хозяйственной деятельности, также должны быть доведены до сведения всех работников, чью трудовую деятельность они затрагивают, в определенном в локальном акте или приказе работодателя порядке. А ознакомление лиц, находящихся в это время в отпусках, служебных командировках, на больничном и т.п., обычно осуществляется в первый день их выхода на работу.

Ответственность

Одной из обязанностей работодателя, перечисленных в ч. 2 ст. 22 ТК РФ, является ознакомление работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Как показывает практика контрольно-надзорных мероприятий, проводимых государственной инспекцией труда, несоблюдение данной обязанности - достаточно распространенное нарушение. Конечно, только за это инспектор вряд ли будет штрафовать, однако практически всегда находится что-то еще, и тогда инспекторы применяют меры административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ - штраф на должностное лицо от 1 000 до 5 000 руб., на организацию - от 30 000 до 50 000 руб.

Отметим, что если с 01.01.2015 будет выявлен факт неознакомления работников с локальными нормативными актами и работодатель будет привлечен к ответственности за это, то при повторном совершении аналогичного нарушения в силу ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ:

- должностному лицу грозит штраф в размере от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до трех лет;

- организации - штраф от 50 000 до 70 000 руб.

Ответственность для работодателей - индивидуальных предпринимателей предполагает такой же размер санкций, как для должностных лиц.

Организации пытаются оспорить решение инспекторов, подавая жалобу в суд, но получается редко (например, см. Постановление ВС Республики Калмыкия от 03.07.2014 N 4А-38/14).

Подведем итог

Как мы выяснили, ознакомить работников с локальными актами и иными документами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, работодатель просто обязан. Сделать это он может в форме, удобной для него, - главное, чтобы работник собственноручно проставил подпись, подтверждающую факт ознакомления с документом. Иначе возникнут проблемы с привлечением работника к дисциплинарной ответственности и, возможно, споры с контролирующими органами.

А.И. Сувернева,

эксперт журнала

"Отдел кадров коммерческой организации"

"Отдел кадров коммерческой организации", N 4, апрель 2015 г.

------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации".