Вопрос: Сотрудником предприятия были утеряны слип и фискальный чек, подтверждающие услуги гостиницы при расчете зарплатной картой. Можно ли принять к учету по командировочным расходам заверенную копию слипа и чем можно заменить фискальный чек (так как копия не воспроизводится), чтобы подтвердить указанные расходы? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2015 г.)

Сотрудником предприятия были утеряны слип и фискальный чек, подтверждающие услуги гостиницы при расчете зарплатной картой.

Можно ли принять к учету по командировочным расходам заверенную копию слипа и чем можно заменить фискальный чек (так как копия не воспроизводится), чтобы подтвердить указанные расходы?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Глава 25 НК РФ не устанавливает закрытый перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходов.

Расходы на проживание работника в гостинице можно признать, в частности, на основании заверенной копии слипа, счета гостиницы, справки из гостиницы с детализацией предоставленных услуг и подтверждением фактической оплаты проживания, авансового отчета работника и т.д.

Однако в подобной ситуации нельзя исключить налоговые риски.

Обоснование вывода:

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в частности на наем жилого помещения.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ по общему правилу расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

По мнению работников официальных органов (смотрите, например, письма Минфина России от 10.11.2011 N 03-03-07/51, от 18.08.2010 N 03-03-06/1/556, от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400), документами, подтверждающими расходы на проживание, могут быть бланк строгой отчетности, выданный гостиницей, чек контрольно-кассовой техники, слип, чек электронного терминала при проведении операции с использованием банковской карты.

В то же время на основании п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, не только подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, но и документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Таким образом, можно сделать вывод, что НК РФ не устанавливает закрытый перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходов.

Судьи также отмечают, что НК РФ не установлен перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходных операций. Поэтому при решении вопроса о возможности учета тех или иных расходов для целей исчисления налога на прибыль необходимо исходить из того, подтверждают представленные налогоплательщиком документы произведенные им расходы или нет. То есть условием для включения понесенных затрат в состав расходов является возможность на основании имеющихся документов сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически понесены (постановления ФАС Московского округа от 02.04.2010 N КА-А40/2846-10 по делу N А40-48569/08-14-170, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.01.2014 N 11АП-21855/13).

В свою очередь, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 18.02.2008 N А56-52410/2006 судьи прямо указали, что чеки контрольно-кассовой машины не являются единственными документами, подтверждающими командировочные расходы на проживание в гостинице.

Из письма УФНС России по г. Москве от 26.08.2014 N 16-15/084374 следует, что затраты на проживание командированного сотрудника в гостинице могут быть отнесены в расходы при наличии справки из гостиницы с детализацией предоставленных услуг и подтверждением фактической оплаты проживания, а также иных документов, устанавливающих период нахождения сотрудника в командировке в месте, где расположена гостиница.

В постановлении ФАС Московского округа от 28.01.2010 N КА-А40/15468-09 судьи пришли к выводу, что при отсутствии кассового чека оправдательным документом может быть письмо гостиницы с подтверждением действительного проживания, получения оплаты от сотрудников общества с расшифровкой по счетам, датам и фамилиям.

В постановлении ФАС Московского округа от 02.04.2010 N КА-А40/2846-10 по делу N А40-48569/08-14-170 судьи посчитали, что расходы на проживание могут подтверждаться договорами, актами, счетами, платежными и другими документами.

В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 N Ф07-10512/2010 по делу N А52-3413/2009 судьи высказали мнение, что расходы по найму жилого помещения могут подтверждаться, в частности, авансовыми отчетами по форме N АО-1 с приложением приказов о направлении работников в командировку, командировочных удостоверений с отметками о нахождении в местах пребывания, служебных заданий и отчетов об их выполнении. Схожие выводы были сделаны в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 27.05.2010 N 09АП-9866/2010, 09АП-10479/2010, 09АП-10479/2010.

Обобщая сказанное, можно сделать вывод, что в анализируемом случае расходы на проживание работника в гостинице можно признать в целях налогообложения при наличии: заверенной копии слипа, счета гостиницы, справки из гостиницы с детализацией предоставленных услуг и подтверждением фактической оплаты проживания, авансового отчета работника, решения работодателя (приказ) о направлении в командировку и пр.

Вместе с тем мы не исключаем, что даже при наличии всех указанных выше документов в рассматриваемой ситуации у Вашей организации могут возникнуть разногласия с налоговым органом по вопросу правомерности признания данных расходов, вследствие чего свою позицию Вам, возможно, придется отстаивать в суде.

По нашему мнению, перечисленные документы могут служить основанием и для признания соответствующих расходов по обычным видам деятельности в бухгалтерском учете.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член МоАП Завьялов Кирилл

Ответ прошел контроль качества

27 мая 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.