Устанавливаем режим коммерческой тайны (Ю. Жижерина, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 11, ноябрь 2014 г.)

Устанавливаем режим коммерческой тайны

Изобретения, технологии и секреты производства не случайно оберегаются компаниями. Ведь они приносят успех именно вследствие их неизвестности конкурентам. Причем опасность распространения конфиденциальной информации исходит не только от недобросовестных контрагентов, но и от работников организации. Как защитить конфиденциальную информацию компании и чем могут помочь работники кадровой службы организации?

Любые сведения, образующиеся в ходе работы компании, она вправе отнести к охраняемым законом, для которых может быть установлен режим коммерческой тайны. Целесообразно его устанавливать в отношении информации, которая имеет коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам (ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне", далее - Закон N 98-ФЗ).

К сведению. Коммерческая информация - это сведения финансового и делового характера. А коммерческая тайна - это специально установленный законодательством правовой режим, при правильном применении которого государство встает на защиту коммерческой информации компании.

Разработка нормативных документов, необходимых для установления режима, производится комиссией из представителей разных подразделений. Ведущую роль играют кадровая служба компании, секретариат, служба безопасности и IT-подразделение.

На отделе кадров лежит сразу несколько задач:

- довести до сведения каждого работника разработанные локальные нормативные акты, касающиеся коммерческой тайны;

- подготовить дополнительные соглашения к трудовым договорам и подписать их;

- разъяснить содержание локальных нормативных актов, ответить на вопросы сотрудников, убедиться, что они понимают содержание установленных правил.

Правильное применение режима коммерческой тайны поможет компании защитить конфиденциальную информацию от недобросовестных конкурентов и собственных работников. Рассмотрим подробнее меры, которые должны быть приняты для установления режима коммерческой тайны.

Шаг 1. Закрепляем перечень информации, составляющей коммерческую тайну

Для начала работодатель обязан установить перечень информации, составляющей коммерческую тайну. Здесь следует учитывать, что некоторые нормативные правовые акты ограничивают этот режим. Так, режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении данных, указанных в ст. 5 Закона N 98-ФЗ. Это сведения:

1) содержащиеся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;

2) содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

3) о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности и т.д.;

4) о численности, составе работников, системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, о наличии свободных рабочих мест;

5) о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

6) о нарушениях законодательства РФ и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

7) о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица.

К коммерческой тайне не могут быть отнесены и сведения, перечисленные в постановлении Правительства РСФСР от 05.12.1991 N 35 "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну". К ним относятся:

1) учредительные документы;

2) документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью;

3) сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности;

4) документы о платежеспособности;

5) сведения о численности работающих, их составе, заработной плате, условиях работы, наличии свободных рабочих мест;

6) документы об уплате налогов и обязательных платежей;

7) сведения о соблюдении правил охраны труда;

8) сведения о соблюдении установленных норм охраны окружающей среды;

9) сведения о нарушении антимонопольного законодательства;

10) сведения о реализации продукции, причинившей вред здоровью населения.

Иные нормативные правовые акты также могут вносить ограничительные меры. Например, коммерческой тайной нельзя назвать бухгалтерскую (финансовую) отчетность (ч. 11 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Образец перечня информации, составляющей коммерческую тайну, приведем в Примере 1.

Пример 1. Фрагмент перечня информации, составляющей коммерческую тайну

Приложение

к Положению о защите коммерческой тайны

ООО "Наше богатство"

Перечень информации, составляющей коммерческую тайну ООО "Наше богатство"

1. Управление и персонал

1.1. Сведения о применяемых методах управления в Организации.

1.2. Сведения о подготовке, принятии и исполнении решений руководства Организации по коммерческим, организационным, производственным, научно-техническим и иным вопросам.

1.3. Сведения о персональных данных работников.

1.4. Сведения о структуре Организации, складских мощностях, типе и размещении оборудования, запасах готовой продукции.

1.5. Сведения о фактах проведения, целях, предмете и результатах совещаний и заседаний органов управления Организации; о будущих наборах работников; о приеме на работу руководителей, специалистов и переговорах с ними; о планируемых перемещениях и назначениях руководителей, специалистов.

2. Планы

2.6. Сведения о планах расширения или свертывания продаж различных видов продукции, их технико-экономических обоснованиях.

2.7. Сведения о намечаемых либо выполняемых инвестиционных программах, проектах, планах перспективного развития Организации.

2.8. Сведения о планах закупок и продажи продукции, географии поставок, объемах продаж.

3. Финансы и бухгалтерский учет

3.9. Сведения о балансах Организации.

3.10. Сведения, содержащиеся в бухгалтерских книгах.

3.11. Сведения об обороте средств Организации.

3.12. Сведения о финансовых операциях.

3.13. Сведения о состоянии банковских счетов и производимых расчетах.

3.14. Сведения об уровне доходов и расходов.

3.15. Сведения о долговых обязательствах Организации.

3.16. Сведения о состоянии активов и пассивов.

3.17. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности.

4. Цены и ценообразования

4.18. Сведения о методике расчета цен на продукцию.

4.19. Сведения о себестоимости продукции, об уровне рентабельности.

4.20. Сведения о методах расчета, структуре, уровне цен на продукцию.

4.21. Сведения о размерах и условиях предоставления скидок.

5. Рынок и маркетинг

<...>

6. Партнеры, переговоры и договоры

<...>

Отсутствие перечня информации, составляющей коммерческую тайну, или не ознакомление с ним работника, имеющего доступ к коммерческой тайне, рассматривается судами как повод встать на сторону работника. Приведем пример.

Судебная практика. Работодатель обратился в суд с иском о признании незаконными действий бывшего работника по разглашению конфиденциальной информации, обязании прекратить разглашение и возместить убытки. Суд отказал в иске, поскольку ответчик был ознакомлен только с локальным нормативным актом об установления режима коммерческой тайны, но не был ознакомлен с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну (определение Московского городского суда от 22.06.2011 по делу N 33-19046).

Шаг 2. Регламентируем порядок обращения с конфиденциальной информацией

Работодатель обязан установить порядок обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, и контроль за его соблюдением. Для этого следует утвердить локальный нормативный акт, например, Положение о коммерческой тайне. Кроме того, текст документа должен содержать инструкцию о работе с конфиденциальными сведениями либо они могут быть изложены в отдельном акте, например, Инструкции по организации и ведению делопроизводства документов с грифом "Коммерческая тайна".

К сведению. Положение может включать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Обеспечение режима коммерческой тайны.

3. Обязанности работника.

4. Ответственность за разглашение коммерческой тайны. Приложениями могут служить перечень сведений, отнесенных к коммерческой тайне; перечень должностей, имеющих доступ к коммерческой тайне; образец обязательства о неразглашении коммерческой тайны.

Инструкция, в свою очередь, обычно содержит следующие разделы:

1. Учет документов с грифом "Коммерческая тайна".

2. Отправка документов с грифом "Коммерческая тайна".

3. Размножение документов с грифом "Коммерческая тайна".

4. Уничтожение документов с грифом "Коммерческая тайна".

5. Проверки наличия документов с грифом "Коммерческая тайна".

6. Порядок хранения и обращения с документами с грифом "Коммерческая тайна".

Отсутствие локального нормативного акта, регулирующего режим коммерческой тайны в организации, а также перечня информации, составляющей коммерческую тайну, является основанием для восстановления судом на работе сотрудника, уволенного за разглашение подобных сведений.

Шаг 3. Устанавливаем перечень должностей работников, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям

Работодатель обязан составить перечень должностей работников, имеющих доступ к коммерческой тайне, и вести их учет. Список должен четко отражать, работники каких должностей и к каким именно сведениям имеют доступ.

Руководители предприятия должны иметь доступ к любой информации, касающейся деятельности предприятия, руководители подразделений - к информации, касающейся работы вверенного им подразделения, специалисты - доступ к такому объему информации, который им необходим для выполнения своих обязанностей, технический персонал - минимум доступа к конфиденциальной информации.

Шаг 4. Фиксируем нормы о режиме коммерческой тайны в должностных инструкциях

Обязанности по обеспечению режима коммерческой тайны должны быть отражены в должностных инструкциях тех лиц, которые допущены к подобным сведениям. Этот шаг необходим, так как согласно ч. 2 ст. 11 Закона N 98-ФЗ доступ работника к информации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется с его согласия, если это не предусмотрено его трудовыми обязанностями.

Поэтому при отсутствии закрепленных в должностной инструкции обязанностей работодатель не сможет не только обязать работника выполнять режим коммерческой тайны, но даже заставить его работать с такими данными. Приведем пример формулировки подобной обязанности (Пример 2).

Пример 2. Фрагмент должностной инструкции

<...>

3. Должностные обязанности

Бухгалтер обязан:

<...>

3.5. Работать с информацией, составляющей коммерческую тайну компании, в рамках своих должностных обязанностей в соответствии с правилами, установленными локальными нормативными актами компании, трудовым договором.

<...>

Необходимо иметь в виду, что работник имеет право в судебном порядке обжаловать незаконное установление режима коммерческой тайны в отношении информации, к которой он получил доступ в связи 15 с исполнением им трудовых обязанностей (ч. 8 ст. 11 Закона N 98-ФЗ).

Шаг 5. Наносим гриф "Коммерческая тайна"

На материальные носители информации должен быть нанесен гриф "Коммерческая тайна" с указанием обладателя такой информации - полное наименование организации и место нахождения (ч. 4 ст. 6 Закона N 98-ФЗ). При хранении секретной информации в виде электронного документа нанесение грифа "Коммерческая тайна" не всегда является технически возможным. На практике гриф наносится на сопроводительные документы, представленные в бумажной форме и передаваемые вместе с носителем коммерческой тайны работнику. Возможно нанесение грифа в электронном виде при помощи колонтитулов.

Отсутствие грифа "Коммерческая тайна" на документах, составляющих сведения промышленного и коммерческого характера, сводит на нет все усилия по защите информации и позволяет работникам безнаказанно распространять указанную информацию. Суд восстановит работника, уволенного за разглашение коммерческой тайны, если на документах, содержащих конфиденциальную информацию, отсутствовал соответствующий гриф.

Судебная практика. Работник, уволенный за разглашение коммерческой тайны, обратился в суд с иском о восстановлении на работе. Суд иск удовлетворил на основании того, что на материальные носители, содержащие, по мнению ответчика, информацию, составляющую коммерческую тайну, гриф "Коммерческая тайна" с указанием обладателя этой информации (полного наименования и места нахождения юридического лица) нанесен не был. Отсутствие грифа "Коммерческая тайна", учета лиц, получивших доступ к информации, является основанием считать, что в отношении документов, разглашение содержания которых работодатель вменил истцу, режим коммерческой тайны не установлен. Следовательно, в этом случае разглашения коммерческой тайны не было, независимо от того, что данные указаны в перечне информации, составляющей коммерческую тайну (кассационное определение Верховного суда Удмуртской Республики от 25.05.2011 по делу N 33-1796).

Примечание. О том, как знакомиться с документами, читайте на стр. 36.

Шаг 6. Знакомим работников с правилами, установленными в отношении режима коммерческой тайны

Работодатель обязан ознакомить персонал с нормами, установленными в отношении режима коммерческой тайны, и с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну. Оформить ознакомление можно двумя способами:

- проставить подписи работников в специальном журнале ознакомления с локальными нормативными актами;

- проставить подписи в листах ознакомления с ЛНА.

В обязательном порядке работник ставит свою личную подпись, проставляет фамилию с инициалами и дату ознакомления. Отсутствие доказательств об ознакомлении работников с соответствующими локальными нормативными актами влечет восстановление на работе сотрудников, уволенных за разглашение коммерческой тайны, что подтверждается судебной практикой.

Судебная практика. Суд отказал компании в удовлетворении иска о признании незаконными действий по использованию и разглашению информации, относящейся к производственной деятельности, на которую был введен режим коммерческой тайны. Причина в том, что работник не был ознакомлен с Положением об организации защиты сведений, составляющих коммерческую тайну (апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2013 по делу N 11-28840).

Шаг 7. Вносим изменения в трудовые договоры с работниками

Работодателю необходимо внести в текст трудовых договоров положения, предусматривающие соблюдение работником режима коммерческой тайны. Приведем пример описания в трудовом договоре соответствующих обязанностей работника (Пример 3).

Пример 3. Фрагмент трудового договора

<...>

3. Обязанности работника

3.1. Работник обязуется:

<...>

3.1.7.

<...>

1) соблюдать режим коммерческой тайны, установленный у работодателя в соответствии с локальными нормативными актами, определяющими порядок защиты коммерческой тайны, перечень сведений, относящихся к коммерческой тайне;

2) не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, которая будет ему доверена или станет известна в ходе выполнения трудовой функции;

3) не передавать третьим лицам и не раскрывать публично сведения, составляющие коммерческую тайну работодателя, без предварительного согласия непосредственного руководителя;

4) сохранять информацию, составляющую коммерческую тайну организаций-контрагентов работодателя;

5) выполнять требования всех локальных нормативных актов работодателя по обеспечению сохранности коммерческой тайны;

6) использовать информацию, составляющую коммерческую тайну работодателя, исключительно в целях выполнения трудовой функции в соответствии с настоящим трудовым договором;

7) при попытке третьих лиц получить от работника конфиденциальную информацию незамедлительно информировать об этом непосредственного руководителя;

8) при увольнении сдать уполномоченному лицу все носители, содержащие коммерческую тайну работодателя (документы, чертежи, рукописи, магнитные носители, видео- и фотоматериалы, изделия и т.д.), которые находились в распоряжении работника в связи с выполнением им должностных обязанностей. Не оставлять себе копий этой информации.

<...>

Что касается уже работающих сотрудников, работодатель должен предложить им внести необходимые дополнения в трудовые договоры. Согласно ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон.

Примечание. См. статью "Учитываем нюансы при оформлении изменения трудового договора" на стр. 42 журнала N 6' 2014.

Шаг 7. Получаем у работников согласие на неразглашение сведений, составляющих коммерческую тайну

Работодатель должен предоставить доказательства того, что работник обязался не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну (п. 43 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации"). На практике это реализуется путем подписания работниками обязательства о неразглашении коммерческой тайны. Приведем пример такого письменного документа, который, как было отмечено выше, может быть приложением к Положению о коммерческой тайне (Пример 4).

Пример 4. Обязательство о неразглашении

Обязательство о неразглашении информации, составляющей коммерческую тайну

Я,__________________________________________________________________ _____ ,

ФИО

работник ООО "Наше богатство" (далее - Организация, Работодатель), обязуюсь не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну Организации и клиентов Организации, ставшие мне известными в процессе работы у Работодателя в течение действия трудового договора, а также в течение 3 (Трех) лет по истечении срока его действия.

Я предупрежден(а) о том, что в случае нарушения данного требования я понесу ответственность в соответствии с действующим законодательством.

С Перечнем информации, составляющей коммерческую тайну Организации, ознакомлен(а). Для сохранения информации, составляющей коммерческую тайну Организации, обязуюсь:

- использовать только ту информацию, составляющую коммерческую тайну, которая необходима для выполнения моих трудовых обязанностей;

- знать, кому из сотрудников Организации разрешено работать с информацией, составляющей коммерческую тайну, к которой он допущен, и в каком объеме эти сведения могут быть доведены до данных сотрудников;

- при составлении документов с информацией, составляющей коммерческую тайну, ограничиваться минимальной, действительно необходимой в документе информацией; определять количество экземпляров документов в строгом соответствии с действительной служебной необходимостью и не допускать рассылки их адресатам, к которым они не имеют отношения;

- сдать документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, генеральному директору Организации или лицу, ответственному за хранение указанных документов, в соответствии с приказом Работодателя во время отпуска, командировки, при увольнении;

- незамедлительно сообщать об утрате, недостаче документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, своему непосредственному руководителю или генеральному директору Организации;

- по первому требованию генерального директора Организации предъявлять для проверки все числящиеся за мной носители информации, составляющей коммерческую тайну Организации, предоставить устные или письменные объяснения в случае невозможности предъявить востребованный документ;

- сообщать генеральному директору Организации обо всех попытках посторонних лиц или организаций получить информацию, составляющую коммерческую тайну. Уведомлен(а), что мне запрещается:

- сообщать устно или письменно кому бы то ни было информацию, составляющую коммерческую тайну Организации, если это не вызвано выполнением трудовых обязанностей;

- использовать документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну Организации, в корыстных целях в качестве конкурентного действия соперничающих юридических лиц;

- выполнять работу с документами, содержащими сведения, составляющие коммерческую тайну Организации, на дому;

- выносить документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну Организации, из помещений Организации, снимать с них копии или производить выписки без письменного разрешения генерального директора Организации, а также осуществлять копирование информации, составляющей коммерческую тайну, в электронном виде;

- вести служебные междугородные или международные переговоры по незащищенным каналам связи по вопросам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну Организации;

- использовать документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну Организации, в целях раскрытия ее в средствах массовой информации.

________________ (подпись)

_________________ (расшифровка)

____________________ (дата)

Шаг 8. Ведем учет предоставления работникам информации, составляющей коммерческую тайну

Для учета того, какая именно информация предоставлена конкретным лицам, можно вести журнал учета выдачи документов, прочих материальных носителей, получения доступа работников к тем или иным электронным ресурсам.

При возникновении споров такой журнал может послужить доказательством использования сотрудниками информации, составляющей коммерческую тайну. Отсутствие учета лиц, получивших доступ к коммерческой тайне, является частой ошибкой работодателя.

Судебная практика. Суд пришел к выводу, что увольнение работника в соответствии с подп. "в" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (разглашение охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей) следует признать незаконным, изменить формулировку увольнения на увольнение по собственному желанию и взыскать средний заработок за период вынужденного прогула. При вынесении решения суд учитывал, что работодателем не были приняты меры по охране конфиденциальности информации; в том числе работодатель не вел учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну (определение Московского городского суда от 12.08.2011 по делу N 33-23113).

Шаг 9. Создаем условия для соблюдения режима коммерческой тайны

Работодатель должен создать работнику условия для соблюдения режима коммерческой тайны - обеспечить материальными ресурсами и техническими возможностями. Причем хранение документов и материальных носителей информации может быть различным: в сейфе, металлическом запираемом шкафу, в специально оборудованном помещении; деревянных запирающихся шкафах и пр.

Организация может выбрать любую приемлемую для нее форму хранения. Основной критерий - ограничение доступа к данным документам, что достигается прежде всего наличием замков на шкафах, помещениях, передачей ключей строго определенным работникам, допущенным к использованию информации.

Кстати, обеспечить следует не только режим хранения, но и уничтожения таких документов. Например, использовать специальные аппараты для уничтожения документов (шредеры).

Создание условий для соблюдения конфиденциальности информации включает в себя ограничение доступа к электронным ресурсам. Сюда относятся:

- кодирование сообщений, передаваемых по каналам электронной или факсимильной связи;

- установление различных устройств, препятствующих снятию информации в процессе ее прохождения по каналам связи;

- шифрование сведений,

- установка паролей для доступа к определенной информации. Приведенный перечень охранных мер не является закрытым. Работодатель вправе принимать другие меры и использовать иные способы защиты информации, которые должны быть оговорены в локальных нормативных актах.

В следующем номере читайте о том, что подпадает под разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, и как расторгнуть трудовой договор с сотрудником, нарушившим правила, установленные в отношении режима коммерческой тайны.

Ю. Жижерина,

директор по персоналу группы компаний

"Управления строительством - 620"

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 11, ноябрь 2014 г.