Трудовые книжки в аптеке: организуем учет и хранение правильно (В.П. Бородина, "Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2014 г.)

Трудовые книжки в аптеке: организуем учет и хранение правильно

Как известно, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка. Но в последнее время все чаще и чаще поговаривают об их отмене: мол, подтвердить профессиональный стаж можно трудовыми договорами, а стаж для назначения пенсии - выпиской из ПФР. Однако пока все так и остается на уровне разговоров. В связи с этим вопросы о ведении книжек остаются актуальными. Кому поручить их ведение в небольшой фирме? Как правильно вносить записи? Можно ли хранить трудовые книжки в филиале? В каком порядке можно корректировать неверные или признанные незаконными записи? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответ, прочитав статью.

Вместо предисловия

Итак, согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма трудовой книжки, а также порядок ее ведения и хранения (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек) утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

Любой работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) должен вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. По желанию работника в трудовую книжку могут быть внесены сведения о работе по совместительству - это делается на основном месте работы по документу, подтверждающему работу по совместительству.

Сведения, подлежащие внесению в трудовую книжку, названы в ч. 4 ст. 66 ТК РФ и п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек:

- о работнике и выполняемой им работе;

- о переводах на другую постоянную работу;

- об увольнении работника;

- о награждениях за успехи в работе.

Кроме этого, в силу п. 3.1 Инструкции*(1) в трудовую книжку необходимо вносить записи о получении работником новой квалификации или разряда, времени обучения на курсах и в школах повышения квалификации (переквалификации), времени военной и иной службы, восстановлении непрерывного трудового стажа и пр.

Обратите внимание! Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Внесение сведений в трудовую книжку (вкладыш) осуществляется на основании Инструкции.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама книжка. Помните, что вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Согласно ст. 65 ТК РФ работник обязан предъявить трудовую книжку при трудоустройстве. Если же он трудоустраивается впервые, трудовую книжку обязан завести работодатель.

Работник трудоустраивается впервые и сам принес чистый бланк трудовой книжки. Можем ли мы его принять?

Согласно п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

В соответствии с Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденным Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н, бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку изготавливаются Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков - объединением "Гознак" Минфина. При этом обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с данным объединением или распространителем.

Из вышеприведенных положений следует, что обязанность по приобретению бланков трудовых книжек лежит на работодателе. Следовательно, приняв бланк трудовой книжки и внеся в нее запись о приеме на работу, работодатель нарушит трудовое законодательство.

Более того, Верховный суд в Определении от 06.09.2007 N КАС07-416 указал, что иной способ приобретения бланков, отличный от установленного нормативными актами, может расцениваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ.

Организуем учет трудовых книжек

Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. А он, в свою очередь, может назначить ответственным за это специально уполномоченное лицо. В небольших организациях данные функции можно передать бухгалтеру или секретарю, в организациях покрупнее - специалисту отдела кадров.

Для назначения работника ответственным за учет и хранение трудовых книжек нужно издать приказ или распоряжение, в котором указать фамилию, имя, отчество работника, его должность и ответственность. Дополнительно в приказе можно назвать лицо, которое будет вести книжки в период отсутствия ответственного.

Если руководитель аптечной организации принял решение самостоятельно вести, хранить, учитывать и выдавать трудовые книжки, нужно ли издавать приказ о принятии им на себя таких полномочий?

Достаточно часто руководители считают, что приказ о возложении на себя обязанностей по ведению, учету и хранению трудовых книжек издавать не нужно, так как это подразумевается в силу должностного положения. Однако полагаем, что такое мнение ошибочно и что подобный приказ необходим.

Наша позиция основывается на том, что в силу п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возлагается на работодателя, которым является не директор, а юридическое лицо. Следовательно, на директора такая ответственность должна быть возложена приказом. Формулировка приказа может быть следующей: "С целью упорядочения работы с трудовыми книжками и во исполнение п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", возлагаю на себя обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек".

При смене лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (например, при увольнении), трудовые книжки принимаются новым работником по акту приема-передачи.

Для того чтобы работодатель смог надлежащим образом организовать учет трудовых книжек, Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 утверждены:

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка, приобретенного работодателем (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

А вот книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или иным подразделением (лицом), осуществляющим прием и увольнение сотрудников. В данной книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Кроме того, именно в этой книге работник расписывается при получении трудовой книжки в связи с увольнением.

Обратите внимание! Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Важным моментом является то, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. При этом по окончании каждого месяца такое лицо обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Такой отчет составляется в произвольной форме и может выглядеть следующим образом.

Отчет N 7
от 31 июля 2014 года об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них за июль 2014 года

1. Количество бланков трудовых книжек и вкладышей на начало месяца - 0.

2. Количество полученных бланков:

- трудовые книжки - 4 (четыре) - ТК-III N 124578 - 124581;

- вкладыши в трудовые книжки - 0 (ноль).

3. Количество использованных бланков трудовых книжек - 2 (два):

- ТК-III N 124578 выдан Ивановой Наталье Ивановне - стоимость бланка подлежит удержанию;

- ТК-III N 124579 выдан Петровой Анне Петровне - стоимость бланка подлежит удержанию.

4. Количество бланков трудовых книжек на конец месяца - 2 (два): ТК-III N 124580, 124581.

Секретарь

Ручкина

О.Л. Ручкина

Если при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыша в нее был испорчен, то он подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек), в который возможно вклеить вырезанные серию и номер из испорченного бланка в подтверждение уничтожения.

Организуем хранение трудовых книжек

Поскольку трудовые книжки и вкладыши в них являются бланками строгой отчетности, их нужно правильно хранить. Так, согласно п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете*(2) указанные бланки должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

В течение всей трудовой деятельности работника трудовая книжка хранится у работодателя и выдается на руки ему лишь в день увольнения (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Однако на практике возникают ситуации, когда работник просит выдать оригинал книжки, например, для представления в органы ПФР. Многие кадровики (или иные назначенные ответственными за хранение, ведение и учет трудовых книжек лица) выдают оригиналы книжек работникам под расписку. И действительно, почему бы нет? Ведь в нормативных документах мы не найдем запрета на выдачу трудовой книжки в течение трудовой деятельности работника. Однако стоит учесть следующее. Ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несет специально уполномоченное лицо. Поэтому ответственность за утерю трудовой книжки в случае, если работнику под расписку на короткий срок выдается трудовая книжка, будет нести указанное должностное лицо. Такое мнение высказал Роструд в Письме от 18.03.2008 N 656-6-0.

Обратите внимание! Федеральным законом от 21.07.2014 N 216-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов "О страховых пенсиях" и "О накопительной пенсии" скорректирована ст. 62 ТК РФ, и с 01.01.2015 работник сможет обратиться к работодателю с письменным заявлением о выдаче трудовой книжки в целях обязательного социального страхования. При этом выдать трудовую книжку необходимо в течение 3 рабочих дней со дня подачи такого заявления работником. Вернуть трудовую книжку работник должен не позднее 3 рабочих дней со дня получения ее в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование.

Повторимся, что трудовая книжка выдается работнику в последний рабочий день. В случае, когда в день увольнения выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Если работник не получил трудовую книжку в день увольнения и не явился за ней после получения уведомления о необходимости явиться за книжкой (либо в случае смерти работника), работодатель обязан ее хранить до востребования, но не менее 75 лет. Таково требование п. 664 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558, которым утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в организации 3 года в силу п. 686 вышеназванного документа. Книги, журналы, карточки учета выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей хранятся 75 лет, а бланки трудовых книжек и вкладышей - 5 лет (п. 695).

Где хранить трудовые книжки, если у аптечной организации несколько филиалов? Обязательно надо держать их в головной организации или можно в каждый филиал передать трудовые книжки работников, трудящихся там?

Трудовое законодательство не поясняет, как должно осуществляться кадровое делопроизводство в организациях, имеющих обособленные подразделения. Поэтому право выбора, кто должен принимать и увольнять сотрудников, кем оформляются, ведутся и где хранятся трудовые книжки, предоставляется работодателю.

С одной стороны, филиал (представительство) не является юридическим лицом, следовательно, все кадровые документы, в том числе трудовые книжки, должны находиться в головной организации. Это уместно, когда филиалов в аптечной организации немного и они находятся в одном регионе, а штат работников в них небольшой. Если же в обособленном подразделении есть отдел кадров или назначено лицо, ответственное за хранение и ведение трудовых книжек этого подразделения, то их можно хранить по месту нахождения этого подразделения. Отметим, что вопрос хранения трудовых книжек, а также иные вопросы, связанные с кадровым делопроизводством в филиале, должны быть урегулированы положением о филиале (или ином обособленном подразделении) и доверенностью, выданной руководителю филиала.

Может получиться так, что работник, ответственный за ведение, хранение и учет трудовых книжек, не выдаст трудовую книжку при увольнении или не направит уведомление о необходимости явиться за ней. В таком случае работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок, который рассчитывается в соответствии со ст. 139 ТК РФ. Причем если задержка выдачи книжки произошла по вине ответственного работника, то суммы, выплаченные работодателем, можно взыскать именно с него, но с соблюдением требований ст. 246-248 ТК РФ.

Ответственность за нарушение правил хранения и учета трудовых книжек

За нарушение установленного Правилами ведения и хранения трудовых книжек порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную КоАП РФ. Так, согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ данное нарушение трудового законодательства для индивидуального предпринимателя может повлечь штраф в размере от 1 000 до 5 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Если к ответственности привлекут должностное лицо, то штраф составит от 1 000 до 5 000 руб. Отметим, что нарушение законодательства о труде должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от 1 до 3 лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Если в организации не был издан приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек, то привлечь к административной ответственности могут саму аптечную организацию. В таком случае сумма штрафа значительно увеличится и составит от 30 000 до 50 000 руб. Кроме этого, к организации может быть применен такой вид наказания, как административное приостановление деятельности. При нарушении трудового законодательства срок подобного приостановления не может превышать 90 суток.

К сведению. Согласно Федеральному закону от 28.12.2013 N 421-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О специальной оценке условий труда" если ранее аптечной организацией или ответственным лицом уже были нарушены правила ведения, хранения и учета трудовых книжек и организация или лицо были подвергнуты административной ответственности, то с 01.01.2015 за повторное нарушение этих правил размер штрафа существенно повысится и будет составлять для должностных лиц от 10 000 до 20 000 руб. (или дисквалификацию на срок от 1 до 3 лет), для индивидуальных предпринимателей - от 10 000 до 20 000 руб., а для юридических лиц - от 50 000 до 70 000 руб.

Кроме того, ст. 13.20 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, которая влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб.

Подведем итог

В заключение хотелось бы напомнить основные моменты по ведению, хранению и учету трудовых книжек. Во-первых, обязательно нужно назначить лицо, ответственное за данные мероприятия. Во-вторых, трудовые книжки приобретаются работодателем и хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить сохранность. В-третьих, требуется вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. И вообще, соблюдайте Правила ведения и хранения трудовых книжек. Это поможет вам избежать административной ответственности. А если какие-то моменты вам непонятны, спрашивайте - мы всегда ответим вам и разъясним спорные моменты.

В.П. Бородина,

эксперт журнала

"Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение"

"Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

*(2) Утверждено Минфином СССР 29.07.1983 N 105.