Приобретаем билеты для сотрудников (Л. Мисникович, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 8, август 2014 г.)

Приобретаем билеты для сотрудников

Приобретение билетов для своих сотрудников как самостоятельно, так и с использованием специальных агентств-посредников, - привычное дело для многих компаний. Рассмотрим, на какие нюансы стоит обратить внимание кадровым работникам и какие документы собрать, если компания планирует учесть расходы на покупку билетов.

Расходы должны быть связаны с производственной деятельностью компании

Начнем с того, что ТК РФ прямо предусматривает обязанность работодателя компенсировать работнику расходы по проезду, связанные со служебной командировкой, разъездным характером работы, при переезде в другую местность (ст. 168, 168.1, 169 ТК РФ).

Также лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года (или чаще, если это установлено коллективным договором или иным локальным нормативным актом организации) за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно (ст. 325 ТК РФ, письмо Минфина РФ от 08.11.2010 N 03-03-06/1/697).

Причем данные расходы организация может учесть при исчислении налога на прибыль, но только если они документально подтверждены, экономически обоснованы и носили производственный характер (были связаны с деятельностью, направленной на получение компанией дохода). Эти условия прямо указаны в ст. 252 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ).

Поэтому бухгалтерия требует с отдела кадров определенные подтверждающие документы.

Таким образом, кадровикам следует знать, что для того, чтобы бухгалтерия при исчислении налога на прибыль смогла учесть затраты по приобретаемым билетам для сотрудников, необходимо выполнение одного из следующих условий:

- поездка должна носить служебный (производственный) характер;

- либо обязанность работодателя компенсировать данные расходы работнику была предусмотрена трудовым (коллективным) договором.

К сведению. Иногда по просьбе руководства компания заказывает и приобретает билеты для личных поездок сотрудников (например, при направлении руководителя и членов его семьи в отпуск). Расходы на такие билеты компания не может учесть при исчислении НДС или налога на прибыль (если только обязанность по оплате данного проезда не установлена ТК РФ или локальными актами компании), поскольку подобные затраты не связаны с деятельностью компании, направленной на получение дохода.

Есть несколько нюансов, которые следует иметь в виду кадровым работникам, организовывающим командировки. Рассмотрим их.

Работник остался в отпуске в месте командировки

Если работник остался в месте командировки для проведения ежегодного отпуска, стоимость обратного билета включать в расходы компании рискованно.

На практике такие ситуации встречаются очень часто. В данном случае спорными являются вопрос об экономической обоснованности и возможность отражения в расходах стоимости обратного билета. В прошлом году Минфин России в письме от 08.11.2013 N 03-03-06/1/47813 указал, что нельзя учесть данные расходы при исчислении налога на прибыль, поскольку в данном случае дата окончания командировки и дата обратного билета не совпадают и организация фактически оплачивает возвращение работника из места отпуска, а не из служебной командировки.

Вместе с тем ранее контролирующие органы высказывали иное мнение, согласно которому затраты на оплату проезда работника к месту работы после отпуска, проведенного в месте командировки, считаются оплатой проезда из места командировки. Так, Минфин России в письмах от 26.08.2013 N 03-03-06/1/34815, от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456 (п. 1), от 20.09.2011 N 03-03-06/1/558 отмечал, что вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного документа для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций.

Однако в этом случае кадровому сотруднику нужно проконтролировать соблюдение следующих условий:

- дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы должна совпадать с датой, на которую приобретен указанный проездной билет;

- задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.

Судебная практика. Судебная практика по данному вопросу немногочисленна. Некоторые суды поддерживают компании, указывая на возможность учета расходов на обратный билет на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, поскольку действующее законодательство не предусматривает обязательного совпадения рассматриваемых дат в качестве условия для признания расходов экономически обоснованными и документально подтвержденными (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 19.06.2007 N Ф09-3838/07-С2).

Соответственно, во избежание спорных ситуаций в аналогичных случаях отдел кадров должен письменно оформить такое разрешение. Например, в положении о направлении работников в командировку или положении о компенсации расходов на командировки (Пример 1).

Пример 1. Выдержка из Положения о направлении работников в командировку

<...>

4.5. С разрешения руководителя работник может задержаться в месте командировки для отдыха на выходные, нерабочие праздничные дни или в целях отпуска продолжительностью не более 7 календарных дней.

<...>

Кроме того, нужно оформить разрешение на конкретную ситуацию. В данном случае можно составить докладную записку на имя руководителя организации, согласованную с начальником департамента/отдела, в котором работает сотрудник. Докладная записка может выглядеть, например, так:

Пример 2

Президенту ООО "Ангелика"

А.А. Иванову

аудитора Департамента аудиторских услуг

Ефремова Н.Н.

Докладная записка

В соответствии с приказом от 14.08.2014 N 28 с 25 по 29 августа 2014 г. я буду находиться в г. Владимире в командировке.

В связи с п. 4.5 Положения о направлении работников в командировку прошу разрешения остаться в г. Владимире на выходные дни до 31 августа 2014 г. и приобрести (оплатить) обратный билет на 31 августа 2014 г. вместо 29 августа 2014 г.

18 августа 2014 г.               Ефремов                     Н.Н. Ефремов

Согласовано:

18 августа 2014 г. Директор Департамента аудиторских услуг

                                 Сидоров                     Н.Н. Сидоров

Электронные билеты

Большинство компаний для приобретения билетов использует Интернет. Тогда возникают следующие вопросы: какими документами подтверждать покупку билета и что предъявлять в бухгалтерию? Финансовое ведомство пояснило, что распечатка электронного билета и посадочный талон в этом случае выступают оправдательными документами.

Документальным подтверждением осуществленных расходов при покупке электронных авиа- и железнодорожных билетов могут служить:

- распечатка электронного документа (билета) на бумажном носителе (маршрут-квитанция) и посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту;

- контрольный купон электронного железнодорожного билета (приказ Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации", п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322 "Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте").

При этом дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, удостоверяющей оплату банковской картой, не требуется.

Данной позиции придерживаются контролирующие органы в своих многочисленных письмах (письма Минфина России от 04.02.2014 N 03-03-06/1/4391, от 29.01.2014 N 03-03-07/3271, от 14.01.2014 N 03-03-10/438 (направлено для сведения и использования в работе письмом ФНС России от 05.02.2014 N ГД-4-3/1897), от 29.08.2013 N 03-03-07/35554, от 07.06.2013 N 03-03-07/21188).

Вместе с тем кадровым сотрудникам при покупке билетов следует обратить внимание на обязательные реквизиты электронных пассажирских билетов. Их перечень установлен подп. 2 п. 1 приложения к приказу Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации".

В частности, там должны содержаться:

- сведения о пассажире (для внутренних перевозок - фамилия, имя, отчество, наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность; для международных перевозок - фамилия, другие сведения в соответствии с международными нормами);

- наименование и (или) код перевозчика;

- номер рейса;

- дата отправления рейса;

- время отправления рейса;

- наименование и (или) коды аэропортов / пунктов отправления и назначения для каждого рейса;

- тариф;

- эквивалент тарифа (если применяется);

- итоговая стоимость перевозки;

- форма оплаты;

- сборы (если применяются);

- наименование и (или) код класса бронирования;

- код статуса бронирования;

- дата оформления;

- наименование агентства/перевозчика, оформившего билет;

- норма бесплатного провоза багажа (по усмотрению);

- уникальный номер электронного билета.

Финансовое ведомство обращает внимание, что маршрут-квитанция, которая не содержит хотя бы одного необходимого реквизита (например, даты оформления), не может являться основанием для признания расходов (письмо от 26.09.2012 N 03-07-11/398).

А как быть с повышенными расходами на дорогостоящие билеты для топ-менеджеров компаний? Стоит отметить, что контролирующие органы не против включения в состав командировочных расходов затрат на билеты бизнес-класса и в вагонах повышенной комфортности при наличии соответствующих проездных билетов. Однако следует проверить, установлен ли соответствующий размер возмещения стоимости проезда коллективным договором, положением о направлении сотрудников в командировки или приказом руководителя организации (письма Минфина России от 24.07.2008 N 03-03-06/2/93, от 21.04.2006 N 03-03-04/2/114).

Образец формулировки указанного пункта может быть таким:

Пример 3. Выдержка из Положения о направлении работников в командировку

<...>

3.3. При направлении работников в командировки компания оплачивает стоимость билетов в зависимости от занимаемой должности в следующем порядке:

а) директорам всех департаментов, управлений и служб - в размере фактической стоимости билетов бизнес-класса и мест в вагонах повышенной комфортности;

б) работникам остальных должностей - в размере фактической стоимости билетов экономкласса и мест в вагонах-купе.

<...>

Кстати, финансисты и суды разрешают учесть в расходах организации стоимость фрахта воздушного судна (письмо Минфина России от 07.06.2007 N 03-03-06/1/365, постановление ФАС Московского округа от 19.11.2009 N КА-А40/12077-09). Основанием служит тот факт, что НК РФ не ограничивает размер затрат на проезд работника к месту командировки и обратно.

Л. Мисникович,

старший юрист ЗАО "МСАй ФДП-Аваль"

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 8, август 2014 г.